10 regras para fazer reuniões produtivas e eficazes

Estudo recente sobre 19 milhões de reuniões mostrou que trabalhadores nos EUA gastam em média duas horas por semana em reuniões inúteis. Embora não pareça muito, o custo exponencial de duas horas por pessoa por semana é enorme. Ao todo, reuniões inúteis custam às empresas norte-americanas cerca de US$ 400 bilhões por ano.

O fato é que empresas podem economizar muito dinheiro e melhorar sua produtividade simplesmente realizando menos reuniões inúteis. E a melhor forma de limitar o número de reuniões inúteis realizadas é estabelecer um conjunto de regras que todos devem seguir.

10 regras para fazer reuniões produtivas e eficazes

A produtividade de sua empresa ou equipe está sendo prejudicada por reuniões inúteis e ineficazes? Então considere estabelecer estas 10 regras de reunião:

1. Faça reuniões apenas quando forem absolutamente necessárias

Agendar uma reunião não deve ser uma resposta automática para todas as perguntas ou problemas. Em vez disso, deve-se esperar que as pessoas considerem seriamente se uma reunião é o formato apropriado.

Em um artigo para a Harvard Business Review, a coach de gerenciamento de tempo Elizabeth Grace Saunders recomenda fazer estas perguntas para determinar se uma reunião é o que você realmente precisa:

• “Eu refleti sobre esta situação?” Em vez de agendar uma reunião ao primeiro sinal de um problema ou na primeira vez em que fizerem uma pergunta que você não tem certeza sobre como responder, reserve um tempo para pensar estrategicamente e formar um processo lógico para resolver o problema.
• “Para progredir, é preciso uma conversa em tempo real?” Os funcionários perdem muito mais tempo em reuniões do que respondendo a e-mails. Antes de agendar uma reunião, determine se você pode resolver o problema simplesmente enviando um e-mail.

As reuniões de status — onde você se reúne para discutir ou revisar o progresso — tendem a prejudicar a produtividade de forma específica. Essas reuniões podem ser facilmente eliminadas com a adoção de um software de gerenciamento de tarefas que permita que todos visualizem o andamento de um projeto em tempo real.

2. Convide apenas quem seja verdadeiramente necessário

Em vez de convidar a todos para sua reunião, convide apenas as pessoas cuja contribuição seja absolutamente necessária.

Muitas vezes, pessoas enviam convites de reuniões para uma lista de distribuição, permitem que convidados encaminhem o convite para outros ou simplesmente adicionam todos que estão de alguma forma envolvidos em um projeto.

Resultado: reuniões enormes que são difíceis de controlar, e listas de participantes que não têm nada a contribuir ou ganhar com a reunião.

De acordo com Michael Mankins, coautor de Time, Talent, Energy, as pessoas muitas vezes sentem que não têm autoridade para recusar convites para reuniões, especialmente de gerentes superiores, mesmo que sintam que a reunião será improdutiva.

Portanto, a responsabilidade é do organizador da reunião, no sentido de determinar exatamente quem trará valor real e poder de decisão para uma reunião antes de enviar os convites.

O CEO da Amazon, Jeff Bezos, que se reúne com seus investidores durante apenas seis horas por ano, tem a regra das duas pizzas: nenhuma reunião deve ser realizada com mais pessoas do que duas pizzas são capazes de alimentar.

Ao restringir o tamanho das reuniões, Bezos afirma que as reuniões acontecem mais rápido e as conversas são puramente entre pessoas com poder de decisão.

3. Defina um facilitador de reuniões

Para conduzir reuniões eficazes, alguém precisa atuar como facilitador. O papel do facilitador é garantir que a reunião comece e termine no horário, abranja e se atenha à pauta, e siga todas as regras estabelecidas para a reunião.

A principal responsabilidade do facilitador de reuniões é criar um ambiente onde os participantes possam trabalhar juntos para chegar a uma solução ou conclusão eficaz dentro do tempo designado. Isso pode incluir coisas como:

• apresentar os participantes
• garantir que todos tenham tempo para compartilhar sua opinião, e
• eliminar discussões fora do tópico

O facilitador lógico para qualquer reunião é a pessoa que está organizando a reunião, então, se você estiver enviando convites de reunião para seus colegas de trabalho, esteja preparado para atuar como facilitador dela e manter a reunião agendada sob controle, para que seja produtiva a todos os participantes.

4. Configure os equipamentos da reunião com antecedência

Se você estiver organizando sua reunião em uma sala de conferências, dirija-se a ela antes do início da reunião e certifique-se de ter tudo de que precisa.

Por que isso é importante? Não se considera um bom uso do tempo de ninguém ficar sentado por 15 minutos assistindo à luta do organizador da reunião para fazer o projetor funcionar.

Se outra reunião estiver agendada um pouco antes da sua e o impeça de marcar mais cedo, verifique a sala de reuniões no final de um dia de trabalho quando estiver vazia, e certifique-se de que ela tenha tudo de que você precisa. Você não quer descobrir que precisava de um adaptador para o projetor segundos antes do início da reunião.

Por fim, também é uma boa ideia verificar novamente o convite da reunião para garantir que os participantes remotos tenham os detalhes de que precisam para ingressar na reunião, como números de discagem e códigos de reunião. Verifique se esses detalhes estão incluídos em seu convite — e se eles estão corretos.

5. Compartilhe a pauta da reunião com antecedência

Compartilhar a pauta da sua reunião bem antes do início dela ajuda os participantes a verificar o que se espera deles durante a reunião. Isso os ajuda a reunir todas as informações de que podem precisar para participar da reunião de maneira produtiva.

Se as pessoas que você convidou não sabem para o que precisam se preparar, você corre o risco de ter que realizar uma reunião de acompanhamento para discutir detalhes que não pôde reunir na primeira reunião porque as pessoas não sabiam quais perguntas seriam feitas a elas ou quais informações precisariam fornecer.

6. Tome e compartilhe notas de reunião

As melhores reuniões de equipe resultam em uma compreensão clara e compartilhada do que é necessário em seguida, incluindo tarefas atribuídas e acionáveis.

É função do facilitador da reunião ou do tomador de notas designado garantir que todas as conclusões, itens acionáveis e decisões sejam documentados e compartilhados com os participantes após a reunião.

Ao tomar notas em reuniões, os anotadores devem se concentrar em:

• Fatos (ex.: “Joana é a líder criativa deste projeto.”)
• Problemas (ex.: “Há muito trabalho a ser concluído dentro do prazo.”)
• Decisões (ex.: “Vamos dividir este projeto em partes menores e mais gerenciáveis.”)
• Planos de ação (ex.: “O gerente de projeto e o líder de criação determinarão como dividir este projeto.”)
• Perguntas e respostas (ex.: perguntas que não puderam ser respondidas durante a reunião ou respostas fornecidas a perguntas que foram feitas durante a reunião)

Tomar notas detalhadas da reunião também é importante se você estiver seguindo a segunda regra desta lista: convidar apenas as pessoas que são realmente necessárias.

Se você estiver limitando sua lista de convidados, as notas da reunião são úteis às pessoas que precisam saber o resultado da reunião, embora não precisem estar envolvidas com ela.

7. Dê a todos a oportunidade de participar

Em uma típica reunião de equipe com oito pessoas, três pessoas são responsáveis por 70% das falas. Como facilitador da reunião, há uma série de coisas que pode fazer para incentivar um melhor equilíbrio e dar a todos a chance de participar.

Primeiro, você pode ajudar as pessoas a comparecer à reunião mais confiantes e prontas para participar. Isso pode ser feito compartilhando as principais perguntas que você planeja fazer e os problemas que espera resolver antes da reunião (por meio de uma pauta de reunião), para que as pessoas possam comparecer preparadas.

Em segundo lugar, durante a reunião, é função do facilitador garantir que a reunião não seja dominada por um ou dois participantes. Isso pode ser feito pedindo ativamente aos participantes menos assertivos suas opiniões durante a reunião ou observando se há sinais físicos de que alguém está com dificuldades para entrar na discussão.

Nem todo mundo se sente confortável lutando pela palavra, mas a maioria ficará feliz em falar, se você oferecer a oportunidade. E, se você compartilhou a pauta da reunião com antecedência e pediu aos participantes que se preparassem, também haverá menos risco de constrangê-los.

8. Limite os tempos de discussão para cada item da pauta

As reuniões não devem durar mais de uma hora, pois sessenta minutos são geralmente o período mais longo durante o qual as pessoas conseguem permanecer realmente engajadas. Para isso, é importante que sua reunião termine no horário.

Para garantir que você não fique sem tempo antes de abordar todos os itens da sua pauta, vale a pena limitar a quantidade de tempo que você gastará em cada tópico que precisa abordar. Considere alocar uma quantidade específica de tempo para cada item da pauta. Então, quando o tempo acabar, siga em frente.

Se você não quiser restringir as discussões com limites de tempo, deve pelo menos se certificar de listar os itens mais importantes no topo da pauta, para que sejam abordados primeiro.

9. Proíba dispositivos desnecessários

Para tornar suas reuniões mais eficazes, certifique-se de que os membros da equipe respeitem os outros participantes, ouvindo-os ativamente. É fato que é muito mais difícil ouvir quando você está fazendo várias tarefas ao mesmo tempo — lendo e-mails, respondendo a mensagens ou fazendo planos para o almoço por meio de mensagens de texto.

Se você estiver em uma reunião presencial, peça aos participantes que guardem seus telefones e notebooks, a menos que precisem tomar notas sobre a reunião. Ao organizar uma reunião online, isso pode ser mais difícil de controlar. No entanto, pedir a todos os participantes que mantenham suas câmeras ligadas pode ajudar.

A boa notícia: se você estiver convidando apenas pessoas que são realmente necessárias, mantendo suas reuniões limitadas a um período razoável e seguindo sua pauta, os participantes terão menos probabilidade de realizar várias tarefas porque suas reuniões serão mais relevantes para eles prestarem atenção.

10. Fale devagar e claramente ao apresentar

Quando você falar publicamente, Carmine Gallo, autor do livro Talk Like TED, aconselha que fale a uma taxa de 190 palavras por minuto. Se você falar muito mais rápido, pode acabar parecendo nervoso — como se estivesse tentando encerrar o mais rápido possível.

Ao organizar uma reunião online, isso é ainda mais importante. De acordo com Susan Colaric, vice-presidente assistente de tecnologia na Saint Leo University:

As reuniões por videoconferência devem, na verdade, ocorrer em um ritmo um pouco mais lento do que uma reunião normal, devido a um atraso de dois a três segundos necessário para a maioria dos sistemas se comunicarem.

“Se você está liderando a reunião”, afirma Colaric, “certifique-se de que haja pausas suficientes após fazer uma pergunta. Se você for um participante, chame atenção para si mesmo antes de se dirigir ao grupo, sinalizando com a mão ou dizendo ‘pergunta’ ou ‘comentário’; em seguida, espere alguns segundos antes de continuar.”

Adote um fluxo de trabalho pós-reunião eficaz

Uma última parte importante da realização de reuniões eficazes é o que você faz após o término da reunião.

Depois de uma reunião, é importante recapitular as decisões tomadas, compartilhar sua recapitulação com os participantes por e-mail e atribuir quaisquer tarefas às pessoas relevantes.

Uma recapitulação da reunião por escrito oferece às pessoas algo a consultar se houver dúvidas no futuro sobre como e por que certas decisões foram tomadas. Além disso, atribuir às pessoas as tarefas pelas quais são responsáveis pode garantir que essas tarefas sejam concluídas (portanto, uma reunião de acompanhamento não será necessária).

Se você seguir essas regras para cada reunião agendada, estará fazendo sua parte para limitar o número de reuniões inúteis e reduzir o desperdício das reuniões improdutivas.

O melhor de tudo é que, se você ganhar a reputação de ser alguém que administra reuniões realmente produtivas, seus colegas de trabalho apreciarão o fato de você valorizar o tempo deles e se esforçarão mais para comparecer às suas reuniões no futuro.