Collaboration Tools sparen Ihnen Zeit und helfen Ihnen, produktiver im Team zu arbeiten. In diesem Artikel stellen wir Ihnen 9 der besten Tools vor. Finden Sie das für Sie Passende, um Ihr Team zu vernetzen und Ihre Workflows reibungslos zu gestalten.
Von Messaging-Apps bis hin zu Projektmanagement-Tools – Team Collaboration Software schweißt zusammen. Laut einer Umfrage von Gartner, nutzten 2021 fast 80 % der Angestellten Collaboration Tools, da Zusammenarbeit im Team zu besseren Ergebnissen führt.
Stellt sich nur die Frage, für welches Tool entscheiden Sie sich? Selten erfüllt ein Tool alle Anforderungen Ihres Teams an die Zusammenarbeit. Deshalb präsentieren wir Ihnen Top Collaboration Tools für verschiedene Zwecke. Springen Sie direkt zu dem Bereich, der für Sie relevant ist.
- Die besten Collaboration Tools fürs Aufgaben- und Projektmanagement
- Die besten Team Collaboration Tools für die Dokumentation
- Die besten Collaboration Tools fürs Messaging
- Die besten Team Collaboration Tools fürs Brainstorming
Wie helfen Collaboration Tools beim Aufgabenmanagement?
Um effektiv zusammenzuarbeiten, muss Ihr Team wissen, was wann passiert und wie sich seine Arbeit in das Gesamtbild einfügt. Außerdem muss es ihm möglich sein, an einem Ort Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten, zu teilen und zu aktualisieren.
Ein Task-Management-System macht dies möglich. Mit mehr Struktur und Transparenz kann sich Ihr Team vom isolierten Arbeiten lösen und erfolgreich kollaborieren.
#1. Die beste Collaboration Software fürs Aufgaben- und Projektmanagement: MeisterTask
Auch die beste Team Collaboration Software nützt nichts, wenn Sie niemand verwendet. Achten Sie daher auf Einfachheit. MeisterTask ist simpel zu handhaben. Jeder kann sofort damit loslegen und langfristig effektiv mit anderen zusammenarbeiten.
MeisterTask ist so intuitiv und einfach zu bedienen, dass das Klicken auf den Anmeldebutton mit der schwierigste Part war.
Wie hilft MeisterTask Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Der entscheidende Vorteil ist seine Übersichtlichkeit. Mit der Kanban-Board-Struktur von MeisterTask weiß jeder, wer woran arbeitet. Dank Fälligkeitsdatum sehen Teammitglieder, wann sie mit der Fertigstellung einer Aufgabe rechnen können. Dies führt zu reibungslosen Arbeitsabläufen und weniger Follow-ups.
MeisterTask eignet sich für kleine und große Teams. Sie können Aufgaben miteinander verknüpfen und damit zeigen, wie Tätigkeiten zusammenhängen. Ihr Team kann so Abhängigkeiten und mögliche Hindernisse identifizieren und diesen entgegenwirken. Daneben halten Kommentare die Kommunikation am Laufen. Diese stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. So arbeiten Sie direkt vor Ort an Lösungsansätzen, statt sich mit langwierigen Meetings und E-Mails aufzuhalten.
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#2. Trello
Trello ist ein schlichtes Task-Management-Tool. Es eignet sich ideal, um tägliche Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten und zu verwalten. Es ist anschaulich, benutzerfreundlich und erschwinglich und dadurch beliebt bei kleineren Teams.
Wie hilft Trello Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Trello-Benutzer loben die Einfachheit, besonders bei der Zusammenarbeit. Wie bei MeisterTask (und im Grunde bei allen Task-Management-Tools) können Sie Aufgabeninhaber und Fristen festlegen, sodass jeder einen Überblick darüber hat, was, von wem und wann erledigt werden muss. So sind alle auf dem Laufenden – vorausgesetzt, Ihre Projekte sind weder allzu komplex, noch haben Sie allzu viele.
Zu komplex sollten Ihre Projekte nicht sein, da Trello Funktionen fehlen, die für die Zusammenarbeit an größeren Projekten benötigt werden. Zum Beispiel ist es aufgrund der fehlenden Aufgabenverknüpfungen schwierig, bei der Zusammenarbeit mit anderen Teams das Gesamtbild zu sehen. Wenn Sie das nicht stört, sehen Sie sich die Preise an.
#3. Asana
Asana verfügt über alle Funktionen für die Zusammenarbeit, die Sie von einem Aufgabenmanagement-Tool erwarten – und noch viel mehr. Viele davon sind für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei komplexeren Projekten konzipiert. Dadurch ist es bei großen Teams beliebt.
Wie hilft Asana Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Der Workflow Builder von Asana nimmt viel Stress aus der Zusammenarbeit im Team. Einige Aktionen sind automatisiert und Verantwortlichkeiten klar. Für Teams, die nach Briefings arbeiten, tragen Asanas benutzerdefinierte Anfrageformulare dazu bei, die Zusammenarbeit einheitlicher zu gestalten. Der Effekt? Weniger Team-Meetings und ein besseres Endergebnis.
Asana bietet zwar viele Vorteile für die Zusammenarbeit, allerdings ist der Lernaufwand hoch. Denken Sie daran, wenn Sie ein Tool suchen, das Ihr Team sofort nutzen kann.
Noch nicht fündig geworden? Wir haben für Sie eine Liste der besten Aufgaben- und Projektmanagement-Tools basierend auf Teamgröße, Budget und Projektkomplexität erstellt.
Wie helfen Collaboration Tools bei der Dokumentation?
Ist Ihnen schon einmal wegen verkehrter Informationen ein ganzer Arbeitstag flöten gegangen? Oder mussten Sie 20 verschiedenen Personen 20-mal dasselbe erklären? Beides sind Zeichen schlechter Zusammenarbeit und absolut vermeidbar.
Mit einer Collaboration Software für die Dokumentation können Sie Informationen zentral sammeln, organisieren und bearbeiten. Das erhöht die Transparenz und vermeidet Verwirrung in Ihrem Team. Besser noch, jeder spart ein bisschen Zeit, die zum produktiven Arbeiten genutzt werden kann. Auf ein Cloud-basiertes Tool kann Ihr Team jederzeit und von überall aus zugreifen. So kann Ihr Team asynchron zusammenarbeiten, ohne ausgebremst zu werden.
#4. Die beste Collaboration Software für die Dokumentation: MeisterNote
Wie wir gerade festgestellt haben, erschwert Komplexität die Zusammenarbeit. Das schnelle Finden von Informationen ist wahrscheinlich der wichtigste Grund, ein Dokumentationstool einem anderen vorzuziehen. Einfachheit zahlt sich aus … nicht nur wegen der minimalen Einarbeitung in MeisterNote, sondern langfristig auch wegen der Benutzerfreundlichkeit. Sobald Sie Informationen zentralisiert kommunizieren, verbringt Ihr Team weniger Zeit mit E-Mails und in Meetings. Das Resultat? Mühelose Zusammenarbeit.
Wie hilft MeisterNote Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Struktur, Struktur, Struktur. Eine Hierarchie von Notizen und Seiten macht es Ihrem Team leicht, die Informationen zu finden, die es für reibungslose Zusammenarbeit benötigt. So verbringt es weniger Zeit mit Fragen und mehr Zeit mit Zusammenarbeit. Sie können Ihre Team-Kommunikation auch mit Kommentaren optimieren. Notizbeobachter werden immer benachrichtigt, wenn ein Kommentar hinzugefügt wird. So wissen alle Beteiligten Bescheid.
MeisterNote lässt sich in MeisterTask integrieren – Sie können also Projekte und Dokumentation miteinander verknüpfen. Dadurch vereinfachen Sie die Zusammenarbeit, da Ihr Team die größeren Zusammenhänge von Projekten einsehen kann.
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#5. Google Workspace
Google Workspace ist seit langem die bevorzugte Team Collaboration Software. Google Workspace umfasst u. a. Google Docs – ein benutzerfreundliches Dokumentations-Tool.
Wie hilft Google Workspace Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Viele Unternehmen nutzen bereits Workspace-Tools wie Gmail, Drive und Kalender. Docs gerät oft in Vergessenheit. Dabei ist es ein nützliches Tool, mit dem Sie etwa Vorschläge unterbreiten können, ohne Informationen zu bearbeiten oder gar zu löschen. So bleibt Raum für Diskussionen und Debatten während der Zusammenarbeit. Sobald Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden, können Sie diese im Versionsverlauf überprüfen oder rückgängig machen. Ihr Team kann also ungehindert zusammenarbeiten, ohne sich Sorgen zu machen, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Dem entgegen steht das mühsame Organisieren der Dokumente in Google Drive. Ordner können leicht unübersichtlich werden und Dokumente am falschen Ort landen. Legen Sie eine einzuhaltende Ordnerstruktur fest, damit Ihr Team weiß, wo sich welches Dokument befindet. Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Ordnerstruktur kann ebenfalls nicht schaden.
Wie helfen Team Collaboration Tools beim Messaging?
Kommunikation ist der Schlüssel zur Zusammenarbeit. Obwohl Unternehmen immer noch auf E-Mails und Meetings setzen, um Projekte abzustimmen, ist ein Messaging-Tool ideal, um kurze Fragen oder Gespräche zeitnah zu klären. Auch wenn der richtige Einsatz einige Anstrengungen erfordert, kann es die Zusammenarbeit schnell, einfach und unterhaltsam gestalten.
Messaging-Tools lassen sich normalerweise in die Software integrieren, die Sie nutzen. So können Sie Benachrichtigungen an einem zentralen Ort speichern – und den Austausch Ihres Teams vereinfachen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in zweierlei Hinsicht: der Überblick wird gewahrt und Kommunikationsstress verringert. In dieser Tool-Kategorie gibt es nur zwei namhafte Alternativen:
#6. Die beste Team Collaboration Software fürs Messaging: Slack
Für schnelle und einfache Teamkommunikation ist Slack das Nonplusultra. Seine Arbeitsumgebung besteht aus Channels für Projekte, Themen oder Teams, damit die Zusammenarbeit organisiert, fokussiert und transparent bleibt.
Wie hilft Slack Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Slack stellt einen zentralen Ort zum Nachrichten austauschen, Anrufen und Dateien teilen. Dies macht die Zusammenarbeit schnell und reibungslos. Unterschätzen Sie den Slack-Overkill aber nicht. Lenken Benachrichtigungen Sie konstant ab, pausieren Sie sie oder passen Sie sie Ihren Bedürfnissen an.
Mit der MeisterTask-Slack-Integration können Sie Slack-Benachrichtigungen für aktualisierte Aufgaben erhalten, Slack-Channel-Nachrichten senden, wenn Aufgaben abgeschlossen sind, und vieles mehr. Erfahren Sie mehr zur Integration.
Wo Licht ist, ist auch Schatten. Wichtige Informationen gehen in Slack oft unter. Auch ist es schwierig, bei jeder Konversation den Überblick zu behalten. Daher sollten Sie bei der Teamkommunikation nicht ausschließlich auf Slack setzen. Teilen Sie Projektrelevantes lieber in Ihrem Projektmanagement-Tool und Strategisches in Ihrem kollaborativen Dokumentations-Tool.
#7. Microsoft Teams
Microsoft Teams ist aufgrund seiner integrierten kollaborativen Funktionen und Anpassbarkeit bei großen Teams beliebt.
Wie hilft MS Teams Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Viele Teams schätzen die vielfältigen Möglichkeiten der Zusammenarbeit an MS Teams. Mit integrierten Office 365-Anwendungen wird der Austausch von Informationen in einem Tool gebündelt. Teams können in Echtzeit chatten, telefonieren, Dokumente bearbeiten und Präsentationen erstellen.
Die benutzerfreundliche MS Teams-Chat-Funktion lässt Sie ungehindert kommunizieren. Daneben ermöglichen Ihnen private Teams und Kanäle, vertrauliche Informationen sicher auszutauschen. Legen Sie Berechtigungen für Kanäle fest, um zu steuern, wer neue Posts erstellen und darauf antworten kann.
Mit der Integration von MeisterTask und Microsoft Teams können Sie Projektboards anzeigen und verwalten, ohne Microsoft Teams zu verlassen.
Wie helfen Team Collaboration Tools beim Brainstorming?
Nur selten kommen bahnbrechende Ideen von einer Einzelperson. Ideenfindung ist ein Teamprozess und kollaboratives Brainstorming eine bewährte Methode, um Ideen zu entwickeln, neue Perspektiven zu erkunden und die Teambindung zu stärken. Mindmapping- und Whiteboard-Tools unterstützen die visuelle Zusammenarbeit. Ihre Funktionen sind daher oft darauf zugeschnitten.
#8. Die beste Team Collaboration Software fürs Brainstorming: MindMeister
Wenn Sie Brainstorming mit Mindmaps durchführen wollen, ist MindMeister Ihr idealer Partner. Nutzen Sie leistungsfähige Mindmaps in einer unkomplizierten, farbenfrohen Oberfläche. So wird Ihr Team bei der Ideenfindung viel kreativer.
Wie hilft MindMeister Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Brainstorming-Sessions können chaotisch werden, also brauchen Sie ein Tool, dass Sie wie einen professionellen Designer aussehen lässt. MindMeister ist perfekt für Teams, die es nicht gewohnt sind, mit visuellen Tools zu arbeiten und erschließt jedem den Prozess der Zusammenarbeit. Fertige Vorlagen machen es noch leichter, Ideen visuell zu strukturieren und zu erkunden.
In MindMeister kann jeder standortunabhängig seine Ideen zeitgleich einbringen – Sie brauchen also genau genommen kein großes „Brainstorming-Meeting“, um die Zusammenarbeit in Gang zu bringen. Wenn es darum geht, die gewonnen Ideen zu verfeinern, machen es die kollaborativen Funktionen in MindMeister einfach, Feedback und Vorschläge strukturiert und zentral zu teilen.
#9. Miro
Miro ist für seine Whiteboard-Funktionen bekannt, aber Sie können es auch fürs Mindmapping verwenden. Anstelle einer Mindmap-Struktur bietet ein Whiteboard freien Raum Ideen im Team zu nachzugehen.
Wie hilft Miro Ihrem Team bei der Zusammenarbeit?
Brainstorming in Miro funktioniert ähnlich wie in MindMeister, nur mit einem Whiteboard statt einer Mindmap. Ihr Team kann in Echtzeit auf gemeinsamen Boards zusammenarbeiten, um Ideen zu entwickeln und zu diskutieren.
Beim Zusammenarbeiten machen es die frei bewegbaren Haftnotizen Ihrem Team leicht, die Ideen anderer zu kommentieren. Die Notizen können dann gruppiert werden, um einen strukturierten Überblick über das Feedback zu erhalten. Mit Miros Abstimmfunktion lassen sich Ideen leicht priorisieren. Durch das Mitspracherecht wird die Entscheidungsfindung inklusiver und kollaborativer.
Ein Nachteil von Miro ist die Fülle an Funktionen, die weniger technisch versierten Teams die Nutzung erschwert.
Auf die Plätze, fertig, kollaborieren!
Zusammenarbeit umfasst oftmals eine Reihe von Prozessen: von der Planung über die Ideenfindung bis hin zur täglichen Kommunikation. Alle hier aufgeführten Tools können die Zusammenarbeit einfacher, schneller und produktiver machen. Hoffentlich haben Sie jetzt eine gute Vorstellung davon, welche Collaboration Software für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist. Warum kombinieren Sie Tools nicht einfach entsprechend Ihrer Bedürfnisse und bringen so die Teamarbeit voran? Mit den richtigen Collaboration Tools kommen Sie und Ihr Team Ihren Zielen ein großes Stück näher.
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FAQs
Worauf sollte ich bei der Wahl von Collaboration Software achten?
Für welche Collaboration Tools Sie sich entscheiden, hängt von den Bedürfnissen Ihres Teams ab. Als Faustregel sollten sie aber Folgendes bieten:
- Sicherheit und Schutz,
- Benutzerfreundlichkeit,
- einfachen Zugriff für das gesamte Team – von überall aus und zu jeder Zeit.
Welche Team Collaboration Tools eignen sich am besten für das Aufgaben- und Projektmanagement?
Bei der Wahl eines Collaboration Tools fürs Projekt- oder Aufgabenmanagement sollten Sie die Größe Ihres Teams und die Komplexität Ihrer Projekte berücksichtigen. Wenn Ihre Workflows mehrere Schritte und Beteiligte umfassen, benötigen Sie möglicherweise eine Projektmanagement-Software mit erweiterten Funktionen. Für das tägliche Aufgabenmanagement ist aber eine einfache Lösung besser geeignet. Mit MeisterTask können Sie:
- leicht Aufgaben einsehen und verwalten.
- im Team transparenter zusammenarbeiten.
- mit weniger Aufwand mehr erledigen.
Welche Team Collaboration Software eignet sich am besten fürs Brainstorming?
MindMeister bietet alles, was Sie für Brainstorming im Team brauchen. Sie arbeiten gemeinsam an Mindmaps in Echtzeit oder asynchron … und entwickeln so innovative Ideen, finden Lösungen und planen Ihre nächsten Schritte. Sie können:
- Ihre Mindmap formatieren, um Ihre Gedanken zu strukturieren und sie zu visualisieren.
- Ihrer Mindmap neue Elemente hinzufügen und Verbindungen zwischen Ihren Ideen herstellen.
- Ideen diskutieren, Fragen stellen und Feedback von Ihrem Team einholen, indem Sie Kommentare und Erwähnungen verwenden.
- Ideen Ihres Teams mithilfe von MindMeister-Präsentationen schnell und einfach anderen Beteiligten oder dem Management vorstellen.