Bistum Essen: Eine Wissensbasis mit MeisterNote erstellen (eine Erfolgsgeschichte)

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Onlinedokumentation ist für alle gedacht. Teams auf der ganzen Welt schätzen MeisterNote und verwenden die hilfreichen Funktionen des Tools, um eine Wissensbasis zu erstellen, Projekt-Dokumentation zu verwalten und vieles mehr. Obwohl man es einer Kirche vielleicht nicht zutrauen würde, war das römisch-katholische Bistum Essen eines der ersten Teams, das das Tool nützte. Seit der Beta-Phase arbeiten Michael Scholle und sein Team an der Erstellung eines intuitiven internen Wikis, auf das in Zukunft hunderte Mitarbeiter zugreifen werden. Lesen Sie weiter, um mehr über das Projekt zu erfahren!

Bistum Essen: Eine Wissensbasis mit MeisterNote erstellen (eine Erfolgsgeschichte)

“Unser Produkt ist die katholische Kirche und ihre Institutionen”, sagt Michael Scholle, IT-Projektleiter des römisch-katholischen Bistum Essen. Eine interessante Aussage, trotzdem sind die Tätigkeiten einer katholischen Administration im 21. Jahrhundert für viele ein Rätsel – und erst recht die Frage, warum eine katholische Administration eine IT-Abteilung oder digitale Produktivitäts-Tools braucht.

Eines steht fest: Das Bistum Essen ist eine riesige Organisation mit vielen Aufgaben – dies wird vor allem klar, wenn man sich die Größenordnung ansieht. Im dicht besiedelten deutschen Ruhrgebiet gelegen, umfasst das Bistum über 2,5 Millionen Einwohner, obwohl nur etwa ein Drittel davon Katholiken sind. Die Kombination aus dieser beeindruckenden Größe und den vielfältigen Aufgaben des Bistums – karitative Einrichtungen, Kindergärten, Schulen, Finanzen und Immobilien, Missionsarbeit und das Büro des Bischofs selbst – erklären, warum ein effektives Management für den täglichen Betrieb so wichtig ist.

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Die Qual der Wahl

Michael Scholle

Die Wahl der richtigen Software ist immer eine Herausforderung, und auch wenn die Corona-Pandemie dazu führte, dass die rund 300 Mitarbeiter des Generalvikariats mit Online-Tools arbeiten mussten, gab es bis zu diesem Zeitpunkt kein effektives System für Wissensmanagement. Allerdings hat das Bistum Essen vor kurzem begonnen, mit MeisterNote zu arbeiten. Das Ziel dieser Arbeit ist, eine übersichtliche, benutzerfreundliche Wissensbasis zu erstellen, die von allen Benutzern in der Organisation gleichzeitig verwendet und aktualisiert werden kann.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer Wissensbasis auf der MeisterNote-Website.

Die Suche nach Antworten

Es gibt so viele verschiedene Bereiche in der Arbeit des Bistums, und so viele Menschen, die alles am Laufen halten, dass es unmöglich ist, immer zu wissen, was jeder von ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt macht.

Michael Scholle, Bistum Essen

Zahlreiche Angestellte und Freiwillige arbeiten unermüdlich in den verschiedensten Bereichen des Bistum Essen. Egal, ob Experten aus dem Bereich IT, Projektmanagement, Pädagogik oder Theologie, alle arbeiten für die selbe Organisation – und haben auch sonst noch eine Gemeinsamkeit, wie Michael Scholle mit einem Lächeln erklärt: 

“Sie beschweren sich gerne! Vor allem, wenn sie die Informationen, die sie suchen, nicht finden – oder weil die Informationen noch gar nicht aufgeschrieben wurden. Ich verstehe das Problem: Es gibt so viele verschiedene Bereiche in der Arbeit des Bistums, und so viele Menschen, die alles am Laufen halten, dass es unmöglich ist, immer zu wissen, was jeder von ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt macht.”

Die Verantwortung, eine technische Lösung für dieses Problem zu finden, landete wenig überraschend direkt bei Michael Scholle. Als erfahrener IT-Veteran war seine erste Idee, ein Wissens-Wiki für die gesamte Organisation zu erstellen, zu dem alle wichtigen Informationen hinzugefügt werden und das außerdem von den verantwortlichen Abteilungen kuratiert werden kann. Eine einfache Lösung, die sich aber als deutlich komplexer herausstellte, als Scholle ursprünglich dachte.

“Wir benutzten zunächst DokuWiki, um das System zu erstellen. Das erschien uns damals komplett logisch – das Tool ist schließlich für Firmen-Wikis gemacht. Für die tech- und digitalaffinen Teammitglieder funktionierte das System auch, aber jene, die mit digitalen Technologien nur wenig zu tun haben, hatten so große Probleme damit, dass sie das Tool irgendwann komplett ablehnten. Schlussendlich ist das Wiki gescheitert, weil es nicht alle nutzen konnten.”

Der Weg zu MeisterNote

Wenn ich ein Microsoft- oder Google-Produkt verwende, habe ich das Gefühl, eine Restaurantkette zu besuchen – wenn ich die Meister-Tools verwende, fühlt sich das eher wie ein Besuch in einem kleinen, feinen Bistro an. Man spürt einfach die Verbindung zum Produkt.

Nachdem DokuWiki nicht die gewünschten Ergebnisse brachte, suchte man nach einer Alternative. Allerdings war es gar nicht so leicht, ein Tool zu finden, mit dem Wissen einfach mit dem ganzen Bistum geteilt werden kann. Anfang 2021 ergab sich dann eine neue Option: Als regelmäßiger Benutzer von MeisterTask – Meisters Tool für Online-Aufgabenmanagement – bekam Scholle eine Einladung, die Beta-Version eines neuen Dokumentations-Tools zu testen: MeisterNote. Nach einem kurzen Gespräch mit dem Customer Success Team von Meister lagen die Vorteile des Tools auf der Hand, und Scholle hatte sofort das Gefühl, das passende Produkt gefunden zu haben: 

“Ich war bereits ein großer Fan der Meister Suite. Ich liebe den unabhängigen Vibe. Wenn ich ein Microsoft- oder Google-Produkt verwende, habe ich das Gefühl, eine Restaurantkette zu besuchen – wenn ich die Meister-Tools verwende, fühlt sich das eher wie ein Besuch in einem kleinen, feinen Bistro an. Man spürt einfach die Verbindung zum Produkt. Die Erfahrung mit DokuWiki hat außerdem gezeigt, wie wichtig die Benutzerfreundlichkeit ist. Dass MeisterNote bunt, einladend und freundlich ist, hilft sehr: Menschen sollten das Tool, mit dem sie arbeiten, mögen, damit Wissen gerne und verlässlich geteilt wird.”

MeisterNote ist bunt, einladend und freundlich.

In den drei Monaten (zum Zeitpunkt des Interviews), in denen Scholle und sein Team MeitserNote verwendet haben, hat sich das interne Wiki des Bistums Essen von einer netten Idee zu einem laufenden Projekt entwickelt. Obwohl immer noch viel zu tun ist, bevor die langfristigen Vorteile des Tools analysiert werden können, gibt es bereits sehr gutes Feedback zu den Funktionen von MeisterNote.

“Es gibt viel mehr Vorteile als Nachteile. Ich persönlich finde die Möglichkeit, Blöcke mit Drag & Drop ganz einfach zu verschieben, besonders hilfreich. Viele der Artikel, die wir für unser Wiki brauchen, müssen neu erstellt werden, daher ist die flexible Struktur extrem wichtig für uns. Generell bin ich der Meinung, dass das Tool durch seine Benutzerfreundlichkeit heraussticht: Ich kann mir gut vorstellen, dass wir an den Punkt kommen, dass jeder seine eigenen Seiten erstellt – was uns als Organisation wirklich sehr helfen würde. Wenn ich etwas kritisieren müsste, dann wäre es wohl, dass es noch kein Block-Format für Tabellen gibt … das würde einigen Abteilungen sehr helfen, glaube ich.”

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Wir werden auf jeden Fall einige Bezahl-Abos erwerben, wenn das Tool regulär auf dem Markt ist, aber es ist wichtig, hier nichts zu überstürzen. Ich werde unseren Buchhalter überzeugen müssen, denn er ist derjenige, der die Finanzen überwacht.

Angesichts der positiven Erfahrungen, die das Team bislang mit MeisterNote gemacht hat, sind die weiteren Anwendungsmöglichkeiten für das Bistum Essen praktisch endlos. Michael Scholle ist hier aber bewusst vorsichtig: Anstatt dem gesamten Team eine einzige Software-Lösung vorzuschreiben, setzt er lieber auf ein natürliches Wachstum der Tool-Akzeptanz. Für ihn ist dieser Weg der Schlüssel zu einer effizienteren, digitalisierten Zukunft mit der Meister Suite.

“Bei uns geht es um Propheten, nicht um Profite. Wir haben die Verpflichtung, das Geld, das wir haben, verantwortungsvoll auszugeben. Wir werden auf jeden Fall einige Bezahl-Abos erwerben, wenn das Tool regulär auf dem Markt ist, aber es ist wichtig, hier nichts zu überstürzen. Ich werde unseren Buchhalter überzeugen müssen, denn er ist derjenige, der die Finanzen überwacht. Wir arbeiten bei MeisterTask mit einem ähnlichen System: Jeder kann das Tool benutzen und wer es besonders intensiv nutzt, bekommt ein Pro- oder Business-Abo. Alle anderen arbeiten weiter mit der Basic-Version, bis sie bereit für ein Update sind. Es ist sehr angenehm, dass Meister diese Möglichkeit bietet, und dass immer neue Wege gesucht werden, neue Benutzer zu erreichen.”

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