Como fazer reuniões eficazes com mapas mentais (tutorial)

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Reuniões consomem grande parte do tempo de trabalho e, muitas vezes, essas horas de discussões não têm um resultado prático. Neste artigo, apresentaremos um sistema que garante reuniões mais eficazes por meio da nossa ferramenta de mapas mentais online, MindMeister. É aqui que o MindMeister pode ajudar:

Como fazer reuniões eficazes com mapas mentais (tutorial)
  • Prepare e distribua uma agenda eficaz da reunião em um mapa mental
  • Adicione todos os links, gráficos e arquivos relevantes ao mapa
  • Crie apresentações envolventes a partir de mapas mentais em poucos cliques
  • Registre atas de reunião eficazes que podem ser compartilhadas com os participantes
  • Crie e atribua tarefas acionáveis dentro do mapa

Os mapas mentais são uma ferramenta muito eficaz quando se trata de organizar reuniões. Eles oferecem uma estrutura clara e uma ótima visão geral da agenda.

Saskia Bral, Dewaele Group

Por que usar mapas mentais para a gestão de reuniões?

Os mapas mentais são representações visuais de informações. Em vez do formato de texto linear que você conhece em documentos do Word, os mapas mentais organizam sua agenda e atas de reunião em uma estrutura bidimensional fácil de entender.

Os mapas mentais de reuniões exibem as conexões entre ideias, destacam prioridades e mantêm um registro completo da sua discussão em uma única página. Eles permitem visualizar todas as notas importantes rapidamente, como nesse exemplo de mapa mental para Reunião Semana de Estratégia.

Como o MindMeister é 100% baseado na web, todos os participantes da reunião também podem contribuir simultaneamente com o mapa. Eles podem adicionar notas a tópicos, votar em ideias, anexar mídias visuais, criar tarefas e atribuir prioridades.

Using mind maps for more effective meetings

Nós poderíamos usar o Google Docs para nossas atas de reunião, mas usar mapas mentais é visualmente mais atraente e mais fácil de entender, pois agendas, decisões, opiniões, tudo está conectado em um único mapa.

Sr. Horie, gerente de marketing, ChatWork

Como usar mapas mentais para fazer reuniões eficazes

1. Preparando a agenda da reunião

Com sua estrutura visual, os mapas mentais permitem que participantes tenham uma visão geral instantânea da agenda da reunião e mergulhem na discussão. Ao preparar um mapa mental de reunião, você pode começar com um mapa em branco ou usar um dos modelos de reunião do MindMeister, disponíveis na biblioteca de modelos.

O tópico da sua reunião sempre vai para o centro do mapa, mas o resto da estrutura do mapa depende do tipo de reunião que você está conduzindo. Aqui está um exemplo de um mapa mental de reunião simples e eficaz baseado em um dos nossos modelos de mapas:

Effective Meeting Agenda

Como pode ver, este mapa registra quem está participando da reunião. Ele oferece espaço para todos os documentos relevantes da reunião e possui ramificações para anúncios importantes, notas de discussão e itens de ação resultantes da discussão. Essa pode ser uma estrutura útil para reuniões mais formais que requerem um registro exato que você pode consultar mais tarde.

MindMeister light bulbDica: crie um sistema de códigos de cores e ícones para destacar elementos individuais e sinalizar informações rapidamente às pessoas. Depois de desenvolver um sistema que funcione bem para suas necessidades, você pode reutilizá-lo para todos os seus futuros mapas de reunião.

Aqui está um exemplo de um mapa de reunião de status similar ao usado  no MindMeister para conduzir reuniões de status semanais. A estrutura Próximo – Em andamento – Concluído no mapa reflete o sistema Kanban que usamos em nossos quadros de projetos do MeisterTask.

Agenda for a Status Meeting

Para economizar tempo, não criamos um novo mapa mental do zero a cada semana. Em vez disso, simplesmente duplicamos o mapa que usamos na semana anterior e compartilhamos o mapa clonado com os diretores de departamento um dia antes da reunião. Dessa forma, eles podem simplesmente arrastar e soltar itens que estavam anteriormente em ‘Próximo’ para ‘Em andamento’, bem como mover itens concluídos de ‘Em andamento’ para ‘Concluído’.

MindMeister light bulbDica: através da barra lateral no editor do mapa mental, você pode adicionar links para sites externos, Google Docs ou outros mapas mentais. Você também pode anexar arquivos relacionados, como planos de projeto ou relatórios, e carregar gráficos, diagramas, vídeos e muito mais.

Attaching files to topics in a mind map

2. Criando apresentações envolventes para sua próxima reunião

Seja para apresentar uma ideia a sua equipe ou a executivos atarefados, um mapa mental é um ótimo formato para envolver seu público e ajudá-lo a acompanhar seu processo de pensamento. Criar apresentações de mapas mentais também é simples e rápido – um slideshow dinâmico pode ser montado em menos de três minutos!

Confira este vídeo para ver em tempo real:

A melhor parte sobre a apresentação de um mapa mental é que você – e qualquer pessoa convidada para o mapa – pode tomar notas e comentar em ideias diretamente no mapa, seja durante a apresentação ou durante a discussão posterior.

MindMeister light bulbDica: para reuniões presenciais, você pode simplesmente conectar seu dispositivo a um projetor e exibir a apresentação em uma tela enquanto apresenta seu argumento de venda. Se o seu público não estiver na mesma sala, você pode convidá-los para o mapa mental com antecedência e usar o MindMeister para transmitir a apresentação para eles em tempo real.

Broadcast a presentation in real-time

Graças ao MindMeister, a duração das nossas reuniões foi reduzida drasticamente. As reuniões são curtas e precisas, pois temos todas as informações importantes preparadas antes de começar.

Liam Hughes, Biggerplate

3. Registrando atas de reunião eficazes

Mesmo se não tiver preparado a agenda da reunião com antecedência, você sempre pode abrir um mapa em branco rapidamente e começar a tomar notas durante as reuniões. Os mapas mentais são um formato fantástico para qualquer tipo de tomada de notas. Aqui estão alguns motivos:

  • Em vez de transcrever despropositadamente o que você ouve, palavra por palavra, os mapas mentais o incentivam a tomar menos notas, mas tomar notas mais relevantes.
  • Você pode facilmente adicionar informações em qualquer lugar do mapa, o que é especialmente útil se a discussão alternar entre tópicos.
  • Tome notas com uma velocidade incrível usando as teclas de atalho para adicionar novos tópicos. Isso é especialmente importante durante sessões criativas de brainstorming criativo, onde muitas ideias importantes são geradas em muito pouco tempo.
  • Você pode criar tópicos para palavras-chave importantes e adicionar informações detalhadas na seção de notas de cada tópico. Isso manterá seu mapa limpo e garantirá que ele não se torne muito confuso ou grande.

Updating a status meeting mind map

Quando se trata de gerar ideias e trabalhar com tarefas criativas, mapas mentais são 30% mais eficientes que documentos lineares.

Daniel Attallah, CEO, Pixum

4. Criando e atribuindo tarefas

É necessário enfatizar que uma reunião eficaz nunca termina antes que tarefas claras e acionáveis sejam definidas e atribuídas aos responsáveis. Se você sair da sala antes de anotar exatamente o que precisa ser feito, corre o risco de que suas melhores ideias nunca sejam implementadas.

Com o MindMeister, você pode criar tarefas dentro do mapa mental usado para tomar notas. O editor de mapas mentais inclui recursos essenciais para gerenciar tarefas, como definir prazos, atribuir tarefas a colaboradores, marcar tarefas como concluídas e muito mais. Basta selecionar um tópico em seu mapa e usar o widget na barra lateral para transformar o tópico em uma tarefa.

Task management in MindMeister

MindMeister light bulbDica: o MindMeister se integra perfeitamente à ferramenta de gestão de tarefas online MeisterTask. Você pode acessar o MeisterTask com sua conta MindMeister e exportar tarefas a partir do seu mapa diretamente para quadros de projetos ágeis.

Veja esse fluxo de trabalho em ação no vídeo rápido abaixo:

É assim que os mapas mentais podem ajudá-lo a fazer reuniões eficazes e garantir que todos os participantes permaneçam sempre alinhados. Se você experimentar esse fluxo de trabalho, conte-nos como está sendo nos comentários abaixo!

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