Installateur, Elektriker, Heizungs- und Klimatechniker, Tischler, Maurer, Schweißer, Handwerker aller Art – wir verstehen Ihre Zweifel sehr gut, auf ein digitales Tool zur Verwaltung Ihrer Aufgaben umzusteigen. Wir sind hier, um diese zu beseitigen. Nacheinander werden wir die am häufigsten von Handwerkern geäußerten Gedanken widerlegen, wenn sie gefragt werden, warum sie kein Online-Tool zur Aufgabenverwaltung verwenden.
Die Aussage „Das haben wir schon immer so gemacht!“ ist authentisch und wertvoll. Mit dieser Einstellung bewahren Sie die Qualität und Verlässlichkeit Ihres Produkts und Ihrer Tätigkeit. Und glücklicherweise wird die Verwendung eines Online-Task-Management-Tools diese Eigenschaften nicht ändern, da Ihre Prozesse, Methoden und Techniken intakt bleiben. MeisterTask wird Ihnen jedoch helfen, Ihre Arbeit zu visualisieren, mit Leichtigkeit zusammenzuarbeiten und Aufgaben noch effizienter zu erledigen. Um das zu beweisen, geben wir hier unser Feedback auf die neun größten Bedenken, die wir gehört haben.
1. “MeisterTask kann die Arbeitsabläufe meines Berufes nicht bewältigen!”
Egal wie Ihr Arbeitsablauf aussieht, MeisterTask kann ihn bewältigen. Genau die anpassbaren Arbeitsabläufe sind es, die MeisterTask oft so beliebt machen. Sie können so viele Spalten erstellen, wie Sie benötigen, um alle Schritte Ihres individuellen Workflows darzustellen. Es dauert nur ein paar Minuten. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihren Workflow am besten einrichten, werfen Sie einen Blick auf diesen Blog-Artikel über die ersten Schritte mit MeisterTask in einem kleinen Unternehmen.
Sie haben mehrere Arbeitsabläufe für verschiedene Personen oder Teams? Erstellen Sie einfach ein Projekt für jeden einzelnen. Diese Workflows sollen miteinander verbunden sein? Das Verschieben von Aufgaben zwischen Projekten ein Kinderspiel. Machen Sie das entweder ganz einfach jedes Mal selbst oder richten Sie sich ein Projekt-Board ein, das Aufgaben bei gewissen Aktionen immer automatisch verschiebt. Dies ist nur eine der vielen zeitsparenden Automationen, die in MeisterTask möglich sind.
2. “Ich möchte mein Team nicht mit Prozessen und Arbeitsabläufen belasten.”
Es ist immer eine gute Idee, wenn sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können. Und wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe transparent gestalten, ist das auch kein Hindernis. Wenn jeder im Team sehen kann, was mit den Aufgaben geschieht, können sie besser einschätzen, wann sie an bestimmten Dingen arbeiten können. Sie müssen auch nicht ständig andere um Aktualisierungen bitten oder sich darüber ärgern, dass die Dinge nicht so schnell vorankommen wie erwartet. Stattdessen können sie einfach an etwas Anderem weiterarbeiten – die Arbeit erledigt sich fast wie von selbst.
Auf diese Weise arbeiten Sie, Ihr Team und damit auch Ihr Unternehmen ohne großen Mehraufwand effizienter. Zusätzlich zu den internen Vorteilen können Sie auch gegenüber Ihren Kunden offen und transparent sein, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie beispielsweise Kunden einladen, Ihre Projekt-Boards einzusehen, können diese sich selbst ein Bild von den Fortschritten machen, und Sie ersparen sich stundenlange Telefongespräche, in denen Sie die Kunden einzeln informieren. Wichtig zu wissen ist, dass Projekte auch über Datenschutzeinstellungen sowie Rollen und Berechtigungen verfügen. Das ermöglicht es Ihnen, bestimmte Teile Ihrer Arbeit nur für bestimmte Personen zugänglich zu machen. Mit den richtigen Einstellungen können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen schnell und einfach die richtigen Informationen erhalten.
3. “Es ist zu schwer, es zu implementieren!”
Es ist Zeit für ein mutiges Statement: Mit MeisterTask gibt es nichts zu implementieren. Im Gegensatz zu Desktop-Programmen gibt es keine Installation – MeisterTask ist webbasiert. Mit dem Computer, den Sie bereits für Ihr Unternehmen nutzen, und den Smartphones Ihrer Mitarbeiter haben Sie bereits die gesamte Hardware, die Sie brauchen, um MeisterTask zu nutzen. Wenn Sie ein iPad verwenden möchten, würde das auch funktionieren, ist aber nicht erforderlich. Jedes Gerät mit Windows, iOS oder Android kann MeisterTask ausführen.
Die Umstellung von Flipcharts, Klemmbrettern, Whiteboards oder laminierten Checklisten ist keine große Sache. Sie können alle Informationen, die Sie auf diesen Dingen notieren, in MeisterTask einfügen – als Aufgaben oder Checklisten. Sie können wichtige Checklisten so abspeichern, dass Sie diese in jeder Aufgabe hinzufügen können. Sie können die Punkte der Checklisten, die Sie erledigt haben, einfach während der Arbeit auf Ihrem Handy abhaken. Die Effektivität wird zunehmen, Fehler werden abnehmen und die Zentrale wird immer sofort über den Fortschritt der Arbeit informiert, einschließlich sofortiger Benachrichtigungen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist.
4. “Ich (und mein Team) haben keine Zeit, um zu lernen, wie man es benutzt!”
Sie werden nicht viel Zeit brauchen, um sich mit MeisterTask vertraut zu machen. Wir behaupten sogar, dass es das intuitivste Task-Management-Tool ist, das es gibt. Wir laden Sie ein, genau das eigenhändig zu überprüfen. Lernen Sie die einfachen Grundlagen von Projekten und Aufgaben und Sie sind bereit, loszulegen.
Sie wissen ja nun, wie ein Projekt-Board aussieht und wie anpassbar es ist. Nun zum zweiten wesentlichen Element von MeisterTask: den Aufgaben. Alle Informationen, die Sie über einen Auftrag benötigen, werden an einem zentralen Ort gespeichert.
- Aufgabenbeschreibung: Verwenden Sie diese, um andere zu informieren oder sich selbst Notizen zu machen.
- Benutzerdefinierte Felder: Diese können Sie nach Belieben selbst definieren. Im obigen Beispiel: Rechnungsnummer.
- Checklisten: Mit dieser können Sie sicherstellen, dass alle Schritte erledigt werden. Es sind mehrere Checklisten innerhalb einer Aufgabe möglich.
- Anhänge: Fügen Sie der Aufgabe alles bei, was zum Verständnis und Erledigung dazugehört.
- Agenda-Pin: Fügen Sie ganz einfach Aufgaben einer bestimmten Spalte Ihrer Agenda hinzu. Im obigen Beispiel: FOCUS.
- Fälligkeitstermin: Sie können für jede Aufgabe in MeisterTask ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit festlegen.
- Zeitleiste: Mit dem integrierten Gantt-Diagramm können Sie Ihre Projekte in einer intuitiven Kalenderansicht visualisieren.
- Tags (Labels): Erstellen Sie diese selbst, um Ihre Arbeit noch übersichtlicher zu organisieren und zu filtern.
- Beobachter: Diese Personen werden automatisch benachrichtigt, wenn Kommentare oder Änderungen vorgenommen werden.
- Aufgabenabhängigkeiten: Nutzen Sie diese Funktion, um Aufgaben zu verknüpfen und Ordnung zu schaffen.
- Weitere Informationen: Außerdem sehen Sie bei allen Aufgaben das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Aktualisierung der Aufgabe und die Aufgaben-ID.
Sie und Ihr Team werden im Handumdrehen Aufgaben über Ihr Projekt-Board und durch Ihren Arbeitsablauf bewegen.
5. “Wir brauchen persönliche Unterstützung von jemanden, der unser Geschäft wirklich versteht.”
Wenn Sie einen Handwerksbetrieb führen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihnen Ihr Unternehmen am Herzen liegt. Da reicht es vielleicht nicht aus, uns einfach beim Wort zu nehmen und uns mehr oder weniger “blind zu vertrauen”, dass MeisterTask Ihnen wirklich helfen kann. Vielleicht ist Ihnen auch unsere übersichtliche Support-Website zu wenig, um sofort loszulegen. Glücklicherweise arbeitet MeisterTask mit Experten auf der ganzen Welt zusammen, die Ihnen wirklich helfen können. Diese Partner kennen MeisterTask in- und auswendig und haben bereits vielen verschiedenen Betrieben und Unternehmen geholfen, unser Tool einzusetzen.
Warum empfehle ich meinen Kunden MeisterTask? Es gibt eine Vielzahl von Task- und Projektmanagement-Tools, aber für mich ist MeisterTask das intuitivste. Es ist innerhalb von Sekunden individualisierbar und schafft die perfekte Transparenz in der Kommunikation. Das vereinfacht und fördert die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
6. “Wir benutzen schon genug Tools – für E-Mails, Angebotserstellung, Buchhaltung…”
Unser Ziel ist es, dass Sie MeisterTask als Ihre zentrale Drehscheibe nutzen und alle Daten darin speichern. Um Sie bestmöglich dabei zu unterstützen, alles an einem Ort zu bündeln, können Sie mit einfachen Integrationen all Ihre E-Mails, Dateien und Formulare in MeisterTask zusammenlaufen lassen.
Zusätzlich zu unseren einfachen Integrationen arbeiten wir auch mit Zapier zusammen, einem Tool, das darauf spezialisiert ist Apps und Software miteinander zu verbinden. Da Zapier mit tausenden von Apps zusammenarbeitet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie Ihre bestehenden Tools einfach mit MeisterTask verbinden können, um es zu Ihrem zentralen digitalen Arbeitsbereich zu machen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ist das automatische Umwandeln von Inhalten aus anderen Tools zu Aufgaben in MeisterTask so einfach wie das ABC.
7. “Das können wir uns nicht leisten!“
Wir wissen, dass Geld immer knapp ist, besonders für arbeitsintensive Unternehmen wie das Ihre. Deshalb möchten wir unser Preisschild in folgenden Kontext stellen: Ein Jahr MeisterTask für einen Mitarbeiter kostet so viel wie 5 bis 10 Stunden des Stundensatzes dieses Mitarbeiters. Allerdings kann MeisterTask diesem Mitarbeiter leicht 5 bis 10 Stunden pro Monat sparen. Mit der Effizienz, die Sie in Ihrem Unternehmen sehen werden, werden sich die angemessenen Kosten von MeisterTask mehr als bezahlt machen.
Wie genau wird Ihre Effizienz gesteigert? Dies sind nur ein paar Möglichkeiten:
- Die Kommunikation und die Zusammenarbeit in MeisterTask erfolgen sofort. Das bedeutet, dass die Aktualisierung von Aufgaben in Echtzeit geschehen und der Rest des Arbeitsablaufs schneller beginnen kann.
- Alle Arbeitsabläufe sind transparent. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter immer den Status von den Aufgaben kennen und ihre Zeit besser planen können.
- Checklisten und Automatisierungen erhöhen die Effizienz Ihrer Arbeit. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit für die Wiederholung von Aufgaben aufwenden müssen.
- Projekte und Aufgaben werden als zentraler Speicherort für alle Daten verwendet. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mit dem Durchsuchen von Dateien oder E-Mails verschwenden.
- Alles wird digital verwaltet. Das bedeutet weniger Papierkram. Weniger Papierkram bedeutet wiederum, dass Sie Geld und wertvolle Zeit sparen und beispielsweise der Druck und die Lagerung von physischen Papierdokumenten wegfällt.
- All diese Vorteile führen zu schnelleren Durchlaufzeiten. Das bedeutet letztlich zufriedenere Kunden und einen größeren Geschäftserfolg.
Dank MeisterTask haben wir immer den perfekten Überblick über alle Aufträge, Wareneingänge, Urlaubsanträge von Mitarbeitern und vieles mehr. MeisterTask ist eine tolle Sache!
8. “Ich bin besorgt über die Verwendung eines Cloud-basierten Tools – wir müssen uns an strenge Sicherheitslinien halten.“
Die Server von MeisterTask befinden sich in Deutschland. Wir sind ein Trusted Cloud-zertifizierter Dienst und vollständig GDPR-, CPPA- und PCI DSS-konform. Wenn Sie es von einem Experten hören wollen, empfehlen deutsche Datenschutzexperten MeisterTask. Werfen Sie einen Blick auf unsere Seite über die Sicherheit von MeisterTask, um mehr zu erfahren. Wir sind stolz darauf, Cloud-basiert zu sein, denn Cloud-basierte Tools sind weitaus sicherer, als viele der anderen regelmäßig genutzten Anwendungen.
9. “Die meisten meiner Mitarbeiter haben keine Laptops. Sie arbeiten unterwegs und sind mit Kundengesprächen beschäftigt. Daher brauche ich kein Tool.”
Um MeisterTask zu nutzen, brauchen Ihre Mitarbeiter keine Laptops, denn wir haben mobile Apps für Android und iOS. Mit diesen Apps werden Sie benachrichtigt, sobald sie einen Auftrag erledigt haben, sodass Sie mit der Rechnungsstellung beginnen können. Ihre Mitarbeiter brauchen auch keine Papierdokumente mehr. Alle Informationen, Anweisungen und Details werden in Aufgaben innerhalb der App gespeichert – immer verfügbar, immer aktuell.
Viele Handwerksbetriebe schicken ihre Mitarbeiter mit Dokumenten in doppelter Ausführung in den Außendienst. Diese müssen später mit den Kopien im Büro abgeglichen und aktualisiert werden. Mit MeisterTask entfällt das Prüfen und Überprüfen von Dokumenten. Auch entfällt die Notwendigkeit, Vorgesetzte während der Arbeit extra zu informieren. Dadurch werden weniger wichtige Aufgaben für Chefs auf ein absolutes Minimum reduziert, und der Raum für Fehler der aller Mitarbeiter wird sehr klein.
Heute haben alle Mitarbeiter ein Smartphone, auf dem sowohl eine Kamera als auch die MeisterTask-App installiert sind. Der Mitarbeiter auf der Baustelle kann innerhalb weniger Sekunden die benötigten Fotos machen und diese dann direkt in den digitalen Baustellenordner in der MeisterTask-App hochladen. Die Fotos stehen dann synchron im Büro zur Verfügung, so dass auch dort alle Mitarbeiter über den aktuellen Stand der Baustelle informiert sind. Das ist ein großer Vorteil, vor allem bei Rückfragen von Kunden.
Was ist Frage Nr. 10?
Wir sind sicher, dass dies nicht die einzigen Fragen sind, die Sie bei Ihrer Entscheidung für ein digitales Tool zur Verwaltung Ihrer Aufgaben beschäftigen. Aber wir sind uns auch sicher, dass wir alles beantworten können, was Sie noch wissen möchten! Ihr Unternehmen ist Ihnen wichtig, und wir helfen gerne mit, es und Sie auf jede erdenkliche Weise zum Erfolg zu führen. Hinterlassen Sie uns bitte weitere Fragen hier im Blog oder auf Twitter @Meistertask.