Meeting Management Check. Holen Sie das Beste aus Ihren Meetings.

Wie gut ist Ihr Meeting Management? Finden Ihre Teammitglieder ohne Fragen alle Informationen, die sie für Meetings brauchen? Beschleunigt jedes Meeting das Erreichen Ihrer Projektziele? Kommt Ihr Kollege immer gut vorbereitet ins Meeting? Hat Ihre Kollegin schon mal angemerkt, dass sie in zu vielen Meetings sitzt? Wenn Sie mindestens eine Frage mit Naja…” beantwortet haben, lesen Sie weiter.

Meeting Management Check. Holen Sie das Beste aus Ihren Meetings.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Meetings zu viel Arbeitszeit und Geld kosten. Gewinnen Sie mit effizienten Meeting Management Methoden mehr Zeit zurück.

Reflektieren und lernen Sie in diesem Beitrag: 

  1. Was ist Meeting Management?
  2. Machen Sie den Schnelltest: Wie gut managen Sie Ihre Meetings?
  3. Ist das Meeting sinnvoll? 4 Fragen, die Sie sich als Meeting-Manager stellen sollten
  4. Die Konsequenzen von mangelndem Meeting Management: Sie verlieren Geld, Zeit und Motivation
  5. Der optimale Ablauf: Ihre detaillierte Meeting Management Checkliste  
  6. Vorteile eines Meeting Management Tools: So profitieren Ihre Teams
  7. Tool-Checkliste: Was muss ein gutes Meeting Management Tool können?
  8. Software-Vergleich: 5 gute Meeting Management Tools 2023 im Überblick
  9. MeisterNote: Das kann das Tool im Meeting Management
  10. Best Practice: Unsere 3 besten Meeting Management-Hacks

Was ist Meeting Management?

Meeting Management ist der Prozess der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Meetings. Als Meeting-Manager durchlaufen Sie folgenden 3-Schritte-Ablauf:

  1. Sie planen und buchen ein Meeting.
  2. Sie leiten das Meeting und stellen dabei sicher, dass es dokumentiert wird.
  3. Sie kümmern sich um die Nachbereitung und verfolgen die im Meeting besprochenen Aufgaben.

Was wollen Sie mit einem Meeting erreichen? Sie möchten eine Frage klären, ein Problem lösen oder eine Planung voranbringen – und zwar gemeinsam mit anderen, in direktem Austausch. Gutes Meeting Management hilft Ihnen, dies einfacher, besser und schneller zu schaffen.

Ihr Meeting-Ziel bestimmt dabei, welche Art von Meeting Sie managen:

  • Brainstorming- oder Kreativ-Meeting
  • Meeting zur Entscheidungsfindung
  • Team-Meeting
  • Meeting zum Informationsaustausch
  • Strategie-Meeting
  • Operatives Meeting

Während Sie bei einem Brainstorming-Meeting beispielsweise einen inspirierenden Rahmen für kreative Lösungen schaffen, achten Sie in einem Informationsmeeting darauf, dass Themen und Entwicklungen übersichtlich präsentiert oder geschult werden.

Haben Sie Ihr Meeting-Ziel und Meeting-Art festgelegt, wählen Sie noch den Meeting-Rahmen:

  • Präsenz-Meeting
  • Online- oder Remote-Meeting
  • Telefonkonferenz
  • Hybrides Meeting

Während Sie bei einem Präsenz-Meeting mit Ihrem Meeting Management eine gute Atmosphäre schaffen, treffen Sie bei Online-Meetings Vorkehrungen, um technische Herausforderungen zu vermeiden.

Machen Sie den Schnelltest: Wie gut managen Sie Ihre Meetings?

Beantworten Sie die folgenden 10 Fragen schnell im Kopf – Sie wissen sofort, ob es sich auszahlt, diesen Artikel weiterzulesen. Die Auflösung finden Sie nach dem Fragenblock. Lesen Sie erst weiter, wenn Sie alle Fragen für sich beantwortet haben. Notieren Sie sich in Gedanken für jedes Ja einen Punkt:

  1. Investieren Sie ca. 80 Prozent Ihres Meeting-Aufwands in die Meeting-Planung?
  2. Kennen alle Meeting-Teilnehmer vorab das Ziel und die Agenda?
  3. Sammeln Sie alle Informationen zu einem Meeting (Agenda, Notizen, Anhänge, To-dos) zentral?
  4. Werden in Ihren Meetings zu 90 Prozent neue Fragen gestellt?
  5. Nutzen Sie ein Online-Tool, um Ihre Meetings zu managen?
  6. Ist es allen Meeting-Teilnehmern zu jeder Zeit (vor, bei und nach Meetings) möglich, alle Informationen zu sehen, zu bearbeiten und zu kommentieren?
  7. Werden die in Meetings verteilten To-dos stets zeitnah umgesetzt?
  8. Werden alle Aufgaben, die aus Meetings entstehen, immer eindeutig, transparent und nachvollziehbar an Personen übergeben?
  9. Spart Ihnen Ihr Meeting Management mehr Zeit als es kostet?
  10. Sind Sie sicher, dass Ihre Daten automatisch gespeichert werden und der Server immer verfügbar ist?

Zählen Sie Ihre Ja-Antworten als Punkte zusammen: 

  • Haben Sie 8-10 Punkte erreicht? Hervorragend! Als wahrer Meeting-Meister können Sie den Großteil des Beitrags überspringen. Lesen Sie dennoch unsere 3 besten Meeting Management Hacks.
  • Haben Sie 5-7 Punkte erreicht? Toller Zwischenstand! Im Beitrag finden Sie Tipps, die Ihr Meeting Management weiter voranbringen. Sie haben noch kein Meeting Management Tool im Einsatz? Dann lesen Sie unbedingt die Vorteile eines Meeting Management-Tools: So profitieren Ihre Teams.
  • Haben Sie 0-4 Punkte erreicht? Schön, dass Sie so ehrlich waren. Nutzen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung und gleisen Sie Ihr Meeting Management auf – ohne großen Aufwand. Damit sehen Sie schon im nächsten Meeting erste positive Effekte.

Ist das Meeting sinnvoll? 4 Fragen, die Sie sich als Meeting-Manager stellen sollten

Zeit – das eine Gut, von dem keiner von uns jemals mehr bekommen wird.

Gary Vaynerchuk

Meetings kosten Zeit und Geld (mehr dazu bei den Konsequenzen von mangelndem Meeting Management weiter unten) und sind trotzdem oft ineffizient. Beantworten Sie die folgenden 4 Fragen vor jedem Meeting. So finden Sie heraus, ob ein Meeting wirklich notwendig ist oder ob Sie das Thema besser anders lösen sollten:

Frage 1: Habe ich mich vorab mit dem Meeting-Thema im Detail beschäftigt?

Nein: Setzen Sie sich zuerst alleine mit dem Thema auseinander. Nehmen Sie sich Zeit und strukturieren Sie Ihre Gedanken dazu. Suchen Sie nach Lösungswegen und überlegen Sie, von wem Sie welchen Input benötigen.

Ja: Auf zur nächsten Frage.

Frage 2: Benötige ich Input oder eine Entscheidung von außen, um bei meinem Thema voranzukommen?

Nein: Super! Verwenden Sie unsere Meeting Management Checkliste und starten Sie los. Ein Meeting ist nicht notwendig.

Ja: Auf zur nächsten Frage.

Frage 3: Ist eine Abstimmung in Echtzeit notwendig?

Nein: Bitten Sie die betreffenden Personen um Input. Am besten verwenden Sie ein kollaboratives Online-Notiz-Tool, wie zum Beispiel MeisterNote dazu. Erwähnen Sie die betroffenen Personen in einem Kommentar – so bekommen diese eine Benachrichtigung in Echtzeit. Kommunizieren Sie klar, welche Inputs Sie genau von wem bis wann benötigen. Eine zusätzliche kurze Nachricht mit dem Link zur Online-Notiz via Slack oder einem anderen Messenger hilft, wenn die Antwort sehr dringend ist. 

Ja: Auf zur nächsten Frage.

Frage 4: Ist eine persönliche Abstimmung notwendig?

Nein: Meist reicht es, wenn Sie Ihre Fragen in einem kollaborativen Online-Notiz-Tool, wie beispielsweise MeisterNote, klären und dazu eine kurze Nachricht an die betreffenden Personen in einem Messenger wie Slack verfassen. Ein kurzes Telefon- oder Videogespräch mit den betreffenden Personen ist schneller? Halten Sie dabei alle Entscheidungen und Lösungen in einem zentralen Notiz-Tool fest.

Ja: Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass ein Meeting sinnvoll ist. Auf zur Meeting Management Checkliste. Wir wünschen Ihnen einen schnellen Weg zu Ihrem Ziel!

Die Konsequenzen von mangelndem Meeting Management: Sie verlieren Geld, Zeit und Motivation

Meeting Management

Der Schnelltest und die 4 Fragen helfen Ihnen, sich als Meeting-Manager bewusst zu machen, dass Sie handeln müssen. Sie wollen die Dringlichkeit, Ihre Meetings zu optimieren, deutlicher und mit Studien und Zahlen aufgezeigt bekommen? Dann lesen Sie hier, was Ihre Konsequenzen sind und bleiben, wenn Sie der steigenden Meeting-Überlastung nicht mit gutem Meeting Management entgegenwirken:

Konsequenz 1: Sie verlieren Geld ohne Meeting Management.

Büroangestellte verbringen heute 16,5 Stunden pro Monat und Führungskräfte durchschnittlich 23 Stunden pro Woche in Besprechungen, Das sind etwa 30 Prozent der Arbeitszeit. Eine einstündige Besprechung mag harmlos erscheinen, aber wenn die Besprechung 8 Personen umfasst, geht ein ganzer Arbeitstag verloren. Multiplizieren Sie die „verlorenen” Stunden mit den Kosten jedes Meeting-Teilnehmers.

Schätzungen zufolge kostet Unproduktivität – auch jene aus ineffizienten Meetings – 20 Prozent der Wirtschaftsleistung eines Landes. 2021 betrug das BIP in Österreich rund 403 Milliarden Euro. Das bedeutet: Es entstanden mehr als 80 Milliarden Euro Kosten wegen Unproduktivität.

Kein Unternehmen kann sich erlauben, die teure Zeit seiner Führungskräfte zu vergeuden. Unproduktive Meetings hindern gut bezahlte Projekt- oder Team-Leitungen daran, Aufgaben, für die sie eigentlich bezahlt werden, zielgerichtet zu erledigen. Gutes Meeting Management steuert dem entgegen.

Konsequenz 2: Sie verlieren Zeit ohne Meeting Management.

Das Leben ist zu kurz für lange Meetings.

Klaus Klages

Die Anzahl an Meetings hat sich in den letzten 50 Jahren verdoppelt. Seit Corona haben sich Online-Meetings sogar mehr als verzehnfacht. 

Laut einer Studie der Universität Oslo verbringen Mitarbeiter mehr Zeit in spontanen als in geplanten Meetings. Das Problem daran: Nach jeglicher Art von Arbeitsunterbrechung (und dazu zählen auch Meetings) brauchen wir durchschnittlich 23 Minuten, um unserer Hauptaufgabe wieder konzentriert nachgehen zu können.

Darüber hinaus steigt auch die Meeting-Dauer: Dauerten Team-Meetings 2020 durchschnittlich 35 Minuten, waren es 2021 bereits 45 Minuten. Das ist ein Plus von 10 Minuten. 

Die Anzahl an Meetings und deren Dauer geht also stetig nach oben und es bleibt immer weniger Zeit für „die eigentliche, produktive Arbeit.” Gutes Meeting Management trägt dazu bei, die Zeit für Meetings optimal einzusetzen. 

Konsequenz 3: Sie verlieren Motivation ohne Meeting Management.

Viele Meeting-Teilnehmer wünschen sich effizientere, kürzere und weniger Meetings. Das zeigt eine qualitative Studie der Hochschule Augsburg, in der 534 Fach- und Führungskräfte befragt wurden.

Über 50 Prozent aller Meeting-Teilnehmer wissen regelmäßig nicht, worum es in Besprechungen geht. Das zeigt eine Studie des Elektronikdienstleisters Barco. Über die Hälfte der weltweit über 3.000 befragten Büroangestellten gaben an, dass in Besprechungen regelmäßig ein klar kommuniziertes Ziel fehlt. Das bewirkt bei den Teilnehmern:

  • Unsicherheit über die Relevanz von Meetings
  • sinkendes Engagement
  • geringere Aufmerksamkeit
  • weniger Produktivität
  • Verwirrung im Team
  • geringere Arbeitszufriedenheit

Ein Meeting wird dadurch zum Brennglas und zeigt, wie produktiv und motiviert ein Team zusammenarbeitet. Sind die Meetings ineffizient, hat dies negative Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg. Mit klarem Meeting Management kann man die Produktivität durch Meetings erhöhen.

Der optimale Ablauf: Ihre detaillierte Meeting Management Checkliste

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sind die drei Schritte eines erfolgreichen Meeting Managements. Priorisieren Sie Ihre zeitlichen Ressourcen daher wie folgt:

  1. Vorbereitung – 80%: Der Großteil Ihres Meeting-Erfolgs liegt in der Planung. Investieren Sie also 80 Prozent Ihres Meeting Managements in die Vorbereitung.
  2. Durchführung – 5%: Das eigentliche Meeting beansprucht die geringste Zeit. Reservieren Sie dafür 5 Prozent Ihres Meeting Management Zeitaufwands. 
  3. Nachbereitung – 15%: Die Vergessenskurve von Dr. Ebbinghaus besagt, dass wir uns von gehörten Informationen nur 10 Prozent längerfristig merken. Die Dokumentation von Meeting-Ergebnissen ist also entscheidend. Beginnen Sie damit bereits in der Vorbereitungsphase. Planen Sie 15 Prozent Ihrer Meeting Management Zeit ein, um Ihre Dokumentation im Nachgang des Meetings zu vervollständigen.

Das Management vor einem Meeting: Was müssen Sie bei der Planung von Meetings beachten?

In der Meeting-Planung definieren Sie, wie Sie welche Entscheidungen im Meeting treffen wollen. Gefühlt alle erfolgreichen Meeting-Ratgeber nennen bei dieser wichtigen Meeting-Aufgabe folgende Schritte als entscheidend:

  1. Definieren Sie das Ziel: Was wollen Sie erreichen?
  2. Wählen Sie die Meeting-Teilnehmer aus: Mit wem erreichen Sie das Ziel?
  3. Erstellen und teilen Sie die Agenda: Wie kommen Sie Ihrem Ziel im Meeting näher?
  4. Legen Sie Meeting-Regeln fest: Wie wird Ihr Meeting effizient?
  5. Entscheiden Sie über Raum und Technik: Wie schaffen Sie den optimalen Rahmen?

Im Folgenden sehen wir uns diese Schritte näher an:

Definieren Sie das Meeting-Ziel

Wenn es nichts zu erreichen gäbe, wäre Ihr Meeting Zeitverschwendung. Die wichtigste Frage Ihres Meetings lautet daher also: Was soll im Meeting erzielt werden? Um die Frage nach dem Ziel besser beantworten zu können, helfen Ihnen diese zwei Fragen:

  • Was wären die Folgen, wenn das Meeting nicht stattfinden würde?
  • Wie beurteilen Sie nach dem Meeting, ob dieses ein Erfolg oder ein Misserfolg war?

Definieren Sie Ihr Meeting-Ziel anhand folgender zwei Kategorien:

  1. Informatives Ziel: Soll eine Information gehört, geklärt oder kommentiert werden? Ein Beispiel sind Fortschrittsberichte von Projekten. Sie wollen dem Team berichten oder gemeinsam aus einem Thema lernen.
  2. Konstruktives Ziel: Sollen neue Ideen oder Themen entwickelt werden? Ein Beispiel ist die Entwicklung einer neuen Strategie oder eines neuen Produkts. Sie wollen mit Ihrem Team gemeinsam diskutieren und Wissen und Ideen zusammenbringen.

Wählen Sie Ihre Meeting-Teilnehmer aus

Sie gefährden den Wert und den Erfolg Ihres Meetings, wenn Sie zu viele Personen zum Meeting einladen. Die Studie „Time Talent Energy“ der Managementberatung Bain & Company hat ergeben, dass ein produktives Meeting mit maximal 7 Teilnehmern stattfindet. Jede weitere anwesende Person senkt die Chance um 10 Prozent, eine Entscheidung zu treffen.

Als Meeting-Leitung sollten Sie also alles tun, um die Zahl der Teilnehmer möglichst gering zu halten. Laden Sie nur Personen ein, die einen wichtigen Beitrag leisten können.

Sie sehen keine Möglichkeit, das Meeting auf eine überschaubare Größe zu reduzieren? Ergreifen Sie folgende Maßnahmen:

  1. Machen Sie manche Teilnehmer zu Beobachtern: Welche Personen können aktiv an Entscheidungen mitwirken? Laden Sie nur diese Personen ins Live-Meeting ein. Geben Sie allen anderen Personen Zugriff auf die Meeting-Notizen oder die Meeting-Aufzeichnung.
  2. Splitten Sie das Meeting: Lassen sich aus einem großen Meeting zwei oder mehrere kleinere Meetings machen? Alternativ können Sie die Agenda so strukturieren, dass einige Personen zur Halbzeit gehen und andere kommen.
  3. Trennen Sie Meeting und Vorbereitung: Können Themen im Voraus von einem Team ausgearbeitet werden? Oft reicht es, wenn nur eine Person aus diesem Team die erarbeiteten Vorschläge zum Diskutieren ins Meeting mitbringt.

Sie sind Teamleitung, möchten aber nicht das Meeting leiten? Gehen Sie am besten so vor:

  1. Wählen Sie eine Person aus, die das Meeting einberuft.
  2. Übergeben Sie der Meeting-Leitung die Verantwortung für Agenda und Zeiteinteilung.
  3. Wechseln Sie sich bei der Leitung von wöchentlichen Team-Meetings ab.

Amazon-Chef Jeff Bezos hat sich die sogenannte Zwei-Pizza-Regel ausgedacht: Es dürfen nur so viele Personen an Team-Meetings teilnehmen, dass zwei Pizzen ausreichen, um alle satt zu machen.

Erstellen und teilen Sie die Meeting-Agenda

Mit einer Agenda geben Sie jedem Teilnehmer Orientierung im Meeting. Sie sorgen für mehr Disziplin und Organisation und machen Ihr Meeting effizienter und tendenziell kürzer.

Berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:

  • Aussagekräftiger Namen für das Meeting
  • Liste aller Teilnehmer inkl. Meeting-Leitung
  • Besprechungspunkte – am besten bereits mit den verantwortlichen Personen verlinkt
  • Meeting-Regeln
  • Besprechungsort oder Link zu einem Online-Besprechungstool
  • Start- und Endzeit des Meetings
  • Optional: Links zu relevanten Dokumenten

Denken Sie beim Erstellen der Agenda immer an folgende drei Dimensionen. Diese helfen Ihnen, sich entscheidende Fragen zu stellen und das Wichtigste nicht zu vergessen:

  • Mensch. Wer sind die Meeting-Teilnehmer? Wer kann Entscheidungen treffen?
  • Prozess. Wie laufen die Meetings im Unternehmen ab? Gibt es definierte Meeting-Regeln?
  • Technologie. Welche Tools werden verwendet, um Meetings zu organisieren und zu dokumentieren? Welche Tools eignen sich, um Mitarbeiter über das Ergebnis des Meetings zu informieren, die selbst nicht live teilnehmen konnten?
Teilen Sie die Agenda vorab mit allen Teilnehmern

Sammeln Sie alle relevanten Informationen und Dateien pro Agendapunkt an einem zentralen Ort. Dazu eignen sich besonders Online-Dokumentations-Tools, wie beispielsweise MeisterNote. Am besten machen Sie das nicht alleine, sondern binden alle Teilnehmer in diese Aufgabe ein. Fügen Sie den Link zur Agenda in Ihre Meeting-Einladung ein. So können sich alle Teilnehmer vorbereiten

Sie möchten Ihre Agenda nicht linear, sondern grafisch-visuell aufbereiten? Dann empfehlen wir Ihnen MindMeister-Agenda-Vorlagen, mit denen wir auch selbst arbeiten.

Legen Sie die Meeting-Regeln fest

Für optimale Ergebnisse legen Sie im Vorfeld klare Meeting-Regeln fest. Führen Sie diese als Agendapunkt an. Im Meeting können Sie sich die Zustimmung für diese von allen Teilnehmern holen. 

Greifen Sie auf diese 3 bewährten Meeting-Regeln zurück:

  • GEMO-Prinzip: Ist ein besprochenes Ergebnis „good enough to move on“, wird der nächste Punkt besprochen. Basis hierfür ist, dass alle Teammitglieder das Wertesystem des Unternehmens verinnerlicht haben und dass alle wissen, nach welchem Maßstab sie den Reifegrad eines Ergebnisses beurteilen.
  • Timeboxing: Ein sehr strenges Zeitmanagement ist die Grundlage agiler (Online-)Meetings. Das bedeutet, dass sie pünktlich starten und enden. Zudem wird pro Thema ein fixer Zeitrahmen festgesetzt.
  • Fokussierung: Damit alle Beteiligten fokussiert bleiben, ist es wichtig, dass Sie als Meeting-Leitung die Diskussion immer wieder auf den aktuellen Agendapunkt zurückführen. So können Nebenthemen keinen Raum einnehmen.

Erstellen Sie Ihre Agenda mit Tools wie MeisterNote oder MindMeister. Damit können Sie diese im Meeting schön präsentieren.

Wählen Sie Raum und Technik

Für viele Personen stellt die Technik in virtuellen Meetings eine Herausforderung dar. Stellen Sie daher vor jedem Meeting sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zu allen Tools und Dokumenten haben und auch wissen, wie Sie mit diesen umgehen. Wir nutzen für unsere Meetings etwa Google Meet und die Tools MeisterNote, MindMeister und MeisterTask. So ersparen wir uns lange Einschulungen und stellen damit automatisch sicher, dass alle Teilnehmer zu jeder Zeit und von jedem Ort aus an Meetings teilnehmen und an Dokumenten mitarbeiten können.

Das Management während eines Meetings: Was müssen Sie bei der Durchführung eines Meetings beachten?

Eine gute Meeting-Planung mit einer klaren Agenda und vorab definierten Meeting-Regeln ist für den Großteil Ihres Meeting-Erfolgs verantwortlich. Jetzt ist die Zeit, wo Sie Ihre Planung umsetzen. Das sind die Erfolgsfaktoren während Ihres Meetings: 

Starten Sie pünktlich. Enden Sie pünktlich.

Eine Verspätung von nur fünf Minuten kostet Sie etwa acht Prozent Ihres gesamten Aufwands für das Meeting. Das hat das Beratungsunternehmen „Bain & Company“ herausgefunden. Um Verspätungen zu vermeiden, können Sie als Meeting-Regel eine kleine „Strafe” für Verspätungen festlegen. Sie setzen damit ein Zeichen für organisierte Meetings und strikte zeitliche Abläufe. So pünktlich Sie Ihr Meeting starten, so pünktlich beenden Sie es auch. Besprechen Sie offene Punkte bei Bedarf in einem Folgetermin oder noch smarter: Klären Sie diese in einem kollaborativen Online-Dokumentations-Tool.

Besprechen Sie Wichtiges zuerst.

Sie haben viele Agendapunkte? Diese Prinzipien helfen Ihnen zu priorisieren:

  • Verwenden Sie das Eisenhower-Prinzip. Beginnen Sie mit den kritischsten und relevantesten Themen. Anschließend behandeln Sie die weniger wichtigen und dringenden Punkte.
  • Verwenden Sie das I-E-D-Prinzip. Damit legen Sie bereits in Ihrer Agenda fest, welche Punkte eine Information (I) sind und welche eine Entscheidung (E) oder Diskussion (D) brauchen. Sie vermeiden damit zeitraubende Diskussionen über Themen, die z. B. nur Information sind. Reine Informationen (die nicht entscheidend sind) können Sie ans Ende des Meetings stellen. Bleibt im Meeting keine Zeit, können die Meeting-Teilnehmer diese in einem gemeinsamen Dokument im Nachgang nachlesen.
  • Vermeiden Sie den Agendapunkt „Sonstiges“. Damit verhindern Sie, dass neue Themen angesprochen werden, die mit dem eigentlichen Meeting-Thema nichts zu tun haben.

Machen Sie Notizen für alle sichtbar.

Die schon vor Beginn des Meetings erstellte gemeinsame Dokumentation, beispielsweise in MeisterNote, können alle Teilnehmer dazu verwenden, um Entscheidungen und To-dos während des Meetings festzuhalten. Machen Sie es zur Regel, dass alle Teilnehmer die gemeinsame Dokumentation während des Meetings geöffnet halten. So kann jeder den Status live mitverfolgen und bei Bedarf selbst anpassen. Die Kommunikation wird dadurch stark vereinfacht.

Durch effektives Meeting Management können die Organisatoren das Meeting mit der Gewissheit verlassen, dass alle Teilnehmer eine Aufzeichnung der besprochenen Themen und getroffenen Entscheidungen haben.

Sorgen Sie für ausgeglichene Beiträge.

Als gute Meeting-Leitung sorgen Sie dafür, dass jeder seinen Beitrag leistet. Dabei kann es hilfreich sein, Redezeiten ausgewogen zu verteilen und zu limitieren. Nicht so erfahrene oder junge Mitarbeiter sollten dabei einen gleichwertigen Anteil erhalten. Oft hat es sich bewährt, die erfahrensten Personen am Ende sprechen zu lassen.

Enden Sie mit einem Aktionsplan.

Am Ende eines Meetings sollten alle wissen, was bis wann und von wem zu tun ist. Sorgen Sie dafür, dass jedes besprochene Thema eine verantwortliche Person und eine Deadline zugewiesen bekommt. Notieren Sie To-dos während des Meetings im gemeinsamen Protokoll, sodass Ihr Team im Anschluss sofort mit der Erledigung der Punkte beginnen kann. 

Berücksichtigen Sie Zoom Fatigue bei Online-Meetings.

„Zoom Fatigue” ist die Ermüdung, die viele Arbeitnehmer infolge von Videokonferenzen und virtuellen Meetings ereilt. Man könnte auch von einer „Concentration Fatigue“ sprechen, denn nach einer Weile leidet die Konzentration. Die Gründe dafür sind der Stanford News zufolge vielfältig:

  • Übermäßiger und intensiver Augenkontakt. Sowohl die Menge an Augenkontakt, die wir bei Videochats haben, als auch die Größe der Gesichter auf den Bildschirmen ist unnatürlich. 
  • Sich selbst bei Videochats ständig in Echtzeit zu sehen ist ermüdend. In der realen Welt sehen wir uns selbst nicht permanent im Spiegel, während wir mit Leuten sprechen, Entscheidungen treffen oder Feedback geben. Bei digitalen Meetings passiert das jedoch oft, was ebenso unnatürlich ist. 
  • Videochats schränken unsere übliche Mobilität drastisch ein. Bei Telefon- und persönlichen Gesprächen können wir uns oft bewegen und umhergehen. Bei Videokonferenzen ist durch das begrenzte Sichtfeld der Kamera die Bewegungsfreiheit jedoch eingeschränkt.
  • Unsere kognitive Belastung ist bei Videochats viel höher. Nonverbale Kommunikation ist bei einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht ganz natürlich. Wir interpretieren Gesten und nonverbale Hinweise ganz unbewusst. In Videochats müssen wir uns mehr anstrengen, um Signale zu senden und zu empfangen.

Wie können Sie Zoom Fatigue in Ihrem Meeting verhindern? Lassen Sie in Meetings videofreie Zeiten zu – das schlägt Professor Jeremy Bailenson, Gründungsdirektor des Stanford Virtual Human Interaction Lab (VHIL), vor.

Gönnen Sie den Teilnehmern zwischendurch eine Pause für Gehirn und Augen. Sie reduzieren damit den Stress Ihrer KollegInnen und verlängern deren Aufmerksamkeit. Führen Sie dies am besten als eine Ihrer Meeting-Regeln an.

Als alternative Maßnahme könnten Sie den Teilnehmern erlauben, sich trotz Videoübertragung zu bewegen und kurz aus dem Bild zu verschwinden.

Das Management nach einem Meeting: Was müssen Sie nach Abschluss eines Meetings beachten?

Noch vor ein paar Jahren war es üblich, nach dem Meeting das Protokoll zu finalisieren und an alle Teilnehmer per E-Mail zu versenden. Heute geht das wesentlich schneller und einfacher, indem Sie bereits vor und während des Meetings gemeinsam mit Ihrem Team mitschreiben. Sie speichern alle Informationen zentral ab und verteilen diese schon vor dem Meeting, sodass jeder jederzeit auf diese zugreifen kann. Das Schreiben und Verteilen des Protokolls ist somit großteils schon während des Meetings erledigt.

Was bleibt also nach dem Meeting noch zu tun?

Gewährleisten Sie, dass die To-dos und Fälligkeiten von den verantwortlichen Personen eingehalten werden.

Nehmen Sie sich Steve Jobs als Vorbild. Er definierte verantwortliche Personen pro Meeting-Aufgabe. Er nannte diese „DRI“, Directly Responsible Individuals, also unmittelbar verantwortliche Personen. Der Gedanke dahinter: Die öffentliche Rechenschaftspflicht sorgt dafür, dass Projekte und Aufgaben so tatsächlich erledigt werden. Es funktioniert.

Halten Sie das Meeting-Ergebnis im Messenger fest.

Bedanken Sie sich nach dem Meeting bei allen Teilnehmern im Messenger-Channel und teilen Sie den Link zu den gemeinsamen Notizen. Erwähnen Sie kurz, wer sich bis wann um was kümmern wird. So halten Sie die Teilnehmer am Laufenden, die nicht live im Meeting dabei sein konnten – und Sie motivieren alle gemeinsam mit der Arbeit loszulegen.

Kommunizieren Sie regelmäßig, bis alles erledigt ist.

Definieren Sie einen Wochentag, an dem Sie als Meeting-Leitung alle Teammitglieder im Messenger-Channel an die To-dos erinnern und den Status abfragen. Seien Sie dabei motivierend und verweisen Sie auf die gemeinsame Dokumentation. Feiern Sie Erfolge und lassen Sie alle Meeting-Teilnehmer mit einer kurzen Messenger-Notiz an diesen teilhaben.

Die Vorteile eines Meeting Management Tools: So profitieren Ihre Teams

Ihr Team verwendet noch kein Meeting Management Tool? Ihr Kollege Franz steht kurz vor der Pension und ist für neue Tools einfach nicht mehr offen? Keine Sorge – es muss nicht kompliziert oder teuer sein. Es gibt Lösungen, die kein Onboarding benötigen und die intuitiv von allen Teammitgliedern bedienbar sind. Lesen Sie hier, warum ein Meeting Management Tool, wie beispielsweise MeisterNote, für Ihr Team Sinn macht.

Technologie spielt eine immer größere Rolle: Laut einer aktuellen Forrester-Studie sind sich 82 Prozent aller Manager einig, dass Technologie für die Produktivität von Meetings immer wichtiger wird. Meeting Management Tools spielen eine entscheidende Rolle für eine reibungslose Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von produktiven Team-Meetings. Auch wenn in erster Linie die Teams und Menschen selbst eine produktive Meeting-Kultur entstehen lassen, unterstützen passende Tools maßgeblich dabei. 

Das sind Ihre Vorteile, wenn Sie ein effektives Meeting Management Tool in Ihrem Team einsetzen:

Mit einem Meeting Management Tool sucht Ihr Team weniger und findet mehr.

Alle Informationen sind leicht, schnell und zentral auffindbar. Ihr Team will nicht endlos nach relevanten Dokumenten suchen. Geben Sie ihm daher ein einfaches Meeting Management Tool in die Hand. Mit diesem fassen Sie die Meeting-Agenden und -Protokolle an einem Ort zusammen. So hat Ihr Team eine zentrale Informationsquelle ohne Informationssilos. Sie vermeiden Informationsverluste und der Entscheidungsfindungsprozess wird fokussierter.

Mit einem Meeting Management Tool arbeitet Ihr Team gemeinsam am Ziel.

Sie planen Ihr Meeting gemeinsam im Team in einem gemeinsamen Dokument. Während und nach Meetings können Sie Ergebnisse, Entscheidungen und die Aufgabenverteilung im selben Dokument dokumentieren. Teammitglieder, die nur am Rande beteiligt sind und nicht am Meeting teilnehmen, können hier unterstützen und die Meeting-Notizen einfach nachlesen. Die zentrale und gemeinsame Zusammenarbeit fördert den Fokus und sorgt dafür, dass Ihr Team Ziele einfacher erreicht.

Mit einem Meeting Management Tool weiß Ihr Team, was zu tun ist und ist zufriedener.

Ein Meeting Management Tool hilft Ihnen, Aufgaben nach dem Meeting reibungsloser abzuwickeln. Alle Meeting-Teilnehmer – inklusive Mitglieder externer Teams, wenn gewünscht – können alle Meeting-Informationen zu jeder Zeit einsehen und bearbeiten. Kommentare in den Notizen zeigen klar die Aufgaben, die den einzelnen Benutzern zugewiesen wurden. Auch weitere Abstimmungen sind einfach über Kommentare möglich. 

Sie wollen Ihre Meeting-Notizen und Ihre Agenda mit geringem Aufwand erstellen? Erstellen Sie eine Vorlage und verwenden Sie diese für jedes Meeting.

Mit einem Meeting Management Tool können Sie also die Zusammenarbeit verbessern und Produktivitätssteigerungen erreichen. Durch die Vereinfachung von Prozessen und Arbeitsschritten wird die Belastung der Mitarbeiter verringert. Allen Teammitgliedern bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Tool-Checkliste: Was muss ein gutes Meeting Management Tool können?

Verlaufen Sie sich nicht, wenn Sie mit einem Meeting Management Tool Ihre Meeting-Prozesse optimieren, standardisieren und automatisieren möchten. Wichtig ist, dass sie die folgenden drei Aufgaben vereinfachen:

  • Die Dokumentation von Meetings.
  • Das Task-Management von Meetings.
  • Die Visualisierung und Präsentation von Meeting-Ideen und -Entscheidungen.

Gute Meeting Management Tools unterstützen Sie vor, während und nach Meetings. Achten Sie darauf, dass das Meeting Management Tool Ihrer Wahl diese 6 Funktionen erfüllt. Diese machen Ihre Meetings effizienter:

  1. Zentrales Erstellen und Verteilen von Meeting-Informationen
  2. Übersichtliche und strukturierte Gestaltung von Meeting-Informationen
  3. Einfügen von bzw. Verlinkung auf relevante Dateien und Dokumente
  4. Unkompliziertes Bearbeiten von und Diskutieren über Meeting-Notizen
  5. Direktes Zuweisen von Aufgaben an Personen
  6. Online-Versionierung und -Archivierung

Software-Vergleich: 5 gute Meeting Management Tools 2023 im Überblick

Die Tool-Entscheidung ist nicht leicht. Alleine Capterra listet 400 Tools für „Meeting Software”. Wir können Ihnen Capterra und Getapp zum Vergleich von Meeting Management Tools empfehlen. 

Fünf gut bewertete Gesamtlösungen sind beispielsweise:

Evernote Teams

Evernote Teams ist eine Organisationssoftware für kleine bis große Unternehmen. Mit dem Tool arbeiten Sie zentral an Projekten. Teammitglieder greifen von jedem Gerät aus auf Notizen und Dateien zu und können diese jederzeit bearbeiten und teilen. Mit Suchfunktionen und Tool-Integrationen finden Sie schnell Informationen.

  • Unternehmen aus Redwood City (US)
  • Gegründet 2002
  • Kosten für Teams: $11.67 pro Monat und Nutzer
    (bei jährlicher Zahlung, Stand 7/2022)

Notion

Notion ist ein Cloud-basiertes und On-Premise-Projektmanagement-System für Einzelpersonen und Unternehmen jeder Größe. Damit können Sie Aufgaben planen, Notizen erstellen sowie Datenbanken pflegen.

  • Unternehmen aus San Francisco (US)
  • Gegründet 2013
  • Kosten für Teams: $8 pro Monat und Nutzer
    (bei jährlicher Zahlung, Stand 7/2022)

Coda

Coda ist ein Dokument für Teams. Unternehmen wie Spotify, Square und Uber verwenden Coda etwa für die Durchführung von Meetings und globale Produkteinführungen. Designer beginnen mit einer „leeren Leinwand“ und einem blinkenden Cursor. Sie fügen dann einen neuen Satz von Bausteinen ein, um ihre eigenen Lösungen zu erstellen. Bausteine sind beispielsweise Tabellen, die wie Datenbanken funktionieren, oder Schaltflächen, die Aktionen ausführen. 

  • Unternehmen aus San Francisco (US)
  • Gegründet 2014
  • Kosten für Teams: $30 pro Monat und Doc Marker
    (bei jährlicher Zahlung, Stand 7/2022)

Fellow

Fellow ist eine App zur Verwaltung von Besprechungen, die Teams hilft, gute Besprechungsgewohnheiten zu entwickeln. Die App ermöglicht Ihnen gemeinsam an Agenden zu arbeiten, Besprechungsnotizen auszutauschen und Aktionspunkte zu dokumentieren.

  • Unternehmen aus Ottawa (CAN)
  • Gegründet 2017
  • Kosten für Teams: $6/Monat und Nutzer (bei max. 50 Nutzern)
    (bei jährlicher Zahlung, Stand 7/2022)

Hirebook

Hirebook ist eine Plattform, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, sich untereinander auszutauschen. Die Software ermöglicht es Ihnen das Mitarbeiterengagement zu quantifizieren, Blockaden zu beseitigen und Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter durch kontinuierliche Check-ins erfolgreich bleibt. 

  • Unternehmen aus Denver (US)
  • Gegründet 2020
  • Kosten für Teams: $10/Monat und Nutzer
    (bei jährlicher Zahlung, Stand 7/2022)

MeisterNote: Das kann das Tool im Meeting Management

Wie Sie sehen, gibt es eine große Anzahl an Tools für Meeting Management. Viele unserer Kunden und Partner sind bei MeisterNote besonders von der praktischen Meeting-Dokumentation überzeugt. Einige wechselten sogar von Notion oder Evernote zu MeisterNote. MeisterNote-Benutzer sehen den großen Vorteil in der Kombination mit unseren anderen beiden Produkten MeisterTask für Task-Management und MindMeister für die Visualisierung und Präsentation von Meeting-Themen.

Die große Anzahl guter Tools für Meeting Management motiviert uns, unsere eigenen Produkte laufend zu optimieren. Mit MeisterNote legen wir unseren Fokus auf eine wunderschöne, intuitive Dokumentationssoftware, die Teams beim gemeinsamen Schreiben und Organisieren von Informationen unterstützt.

  • Unternehmen aus Wien (AUT)
  • Gegründet 2006
  • Kosten für Teams (MeisterNote): € 5,99/ Monat (bei jährlicher Zahlung)
    Weitere Preisdetails finden Sie auf unseren Produktseiten.

Diese Faktoren unterscheiden MeisterNote von allen anderen Meeting Management Tools: 

  • MeisterNote ist die sichere europäische Alternative: Ihre Daten bleiben in Europa. Denn die MeisterNote-Server befinden sich in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt. Die Meister-Unternehmenszentrale befindet sich in Wien.
  • MeisterNote braucht kein Onboarding: Das Tool bedienen Sie einfach und intuitiv. Ihre Teams benötigen daher keine Schulung und werden das Tool schnell akzeptieren und für effiziente Zusammenarbeit verwenden.
  • MeisterNote bietet schönes Design: Sie arbeiten in einem übersichtlichen und gut strukturierten Tool. Wir überladen MeisterNote nicht mit unnötigen Funktionen. Jede Funktion bietet Ihnen einen Mehrwert.
  • MeisterNote lässt sich in MeisterTask und MindMeister integrieren: MeisterNote bleibt übersichtlich, weil es auf Meeting-Dokumentation zugeschnitten ist. Kombinieren Sie MeisterNote mit den weiteren Produkten von Meister für zusätzlichen Mehrwert:
    • MeisterTask für das Task-Management von Meetings.
    • MindMeister zum Sammeln, Visualisieren und übersichtlichen Präsentieren von Meeting-Ideen.

Diese Funktionen bietet Ihnen MeisterNote

Schnell gefunden: Mit der MeisterNote-Suchfunktion finden Sie alle Informationen sofort.

Mit dieser breiten Funktionspalette hilft MeisterNote Ihren Teams Meetings effektiv zu verwalten:

Funktionen für bessere Zusammenarbeit:

  • Gemeinsame Bearbeitung. Erstellen Sie die Agenda gemeinsam mit Ihrem Team.
  • Freigeben und Veröffentlichen von Inhalten. Veröffentlichen Sie Meeting-Protokolle und teilen Sie diese mit dem gesamten Unternehmen oder bestimmten Teams, indem Sie anpassbare Berechtigungseinstellungen verwenden.
  • Sofortige Synchronisierung. Meeting-Protokolle werden automatisch für alle Benutzer aktualisiert, sodass alle auf dem gleichen Stand sind. Jede Person kann jederzeit die Rolle des Protokollführers übernehmen.
  • Arbeitsbereiche für Teams und Abteilungen. Stellen Sie sicher, dass alle Team-Meeting-Protokolle an einem Ort gespeichert werden, indem Sie einen speziellen Arbeitsbereich erstellen.

Funktionen für einfachere Informationsverwaltung:

  • Verwaltung von Dokumenten. Betten Sie alle Arten von Materialien wie PDFs, Mindmaps oder Präsentationen in Ihre Notizen ein, um Ihre Meeting-Protokolle in eine zentrale Anlaufstelle für aktuelle Informationen zu verwandeln.
  • Einfache Bearbeitung. Erstellen und bearbeiten Sie Meeting-Protokolle einfach und in Echtzeit. Auch für technisch weniger bewanderte Benutzer ist die Bedienung unkompliziert.
  • Vorlagen. Beschleunigen Sie die Erstellung von Agenden und Besprechungsnotizen. Erstellen Sie Ihre Meeting-Vorlagen und passen Sie diese dann nur mehr an Ihre aktuellen Bedürfnisse an. 
  • Verknüpfung von Notizen und Blöcken. Blättern Sie mühelos durch Ihr Archiv von Meeting-Protokollen, indem Sie auf bestimmte Notizen und Blöcke in MeisterNote verlinken.

Funktionen für einen strukturierten Überblick: 

  • Suchfunktion. Sparen Sie Zeit bei der Suche nach archivierten Meeting-Protokollen mit der leistungsstarken Suchfunktion von MeisterNote.
  • Klare Strukturen. Erstellen Sie eine einheitliche Struktur für Ihre Meeting-Protokolle mit schneller Formatierung für Überschriften, Aufzählungspunkten, To-do-Listen und mehr.
  • Benachrichtigungen. Erhalten Sie Benachrichtigungen in der App bzw. per E-Mail, wenn Änderungen an bestimmten Notizen vorgenommen werden.
  • Intuitive Navigation. Navigieren Sie sich dank intuitivem Interface und anpassbaren Notiz-Icons einfach und schnell durch Arbeitsbereiche und Notizen.

Funktionen für klare Kommunikation:

  • Kommentare und Erwähnungen. Erleichtern Sie die Kommunikation vor und nach Meetings durch Inline-Kommentare und Erwähnungen, die Teammitglieder auf offene Fragen hinweisen.
  • Anhänge. Hängen Sie Dateien direkt als Links an Ihre Notizen an, um relevante Dokumente schnell mit Ihren Teammitgliedern zu teilen. Sie können auch interaktive Medien hinzufügen, die sofort abgespielt werden.
  • Viele Formatierungsmöglichkeiten. Erstellen Sie Inhalt bunt und übersichtlich. Fügen Sie Tabellen, Infoboxen oder Aufgaben aus MeisterTask ein. Gestalten Sie Ihre Wunschbilder als Header und sorgen Sie so für Ihre visuelle Orientierung.

Best Practice: Unsere 3 besten Meeting Management Hacks

Ohne zu übertreiben: Wir lieben unser Meeting Management. Das liegt sicherlich auch daran, dass wir unsere eigenen Tools so entworfen haben, dass sie unsere Bedürfnissesehr gut erfüllen, insbesondere für Meetings. Hier finden Sie drei Hacks aus dem Management unserer Team-Meetings:

Tools: Wir managen unsere Meetings mit den Meister-Tools, Slack und Google Workspace.

Bei der Tool-Frage sind wir natürlich etwas voreingenommen. Wir verwenden Slack für Kurz-Updates und Google Workspace für unsere Dateiablage sowie für Meeting-Termine. Für alles andere kombinieren wir unsere Meister-Tools:

  • MeisterNote ermöglicht uns eine zentrale Meeting-Dokumentation.
  • MeisterTask vereinfacht das Task-Management unserer Meetings.
  • MindMeister hilft uns, Meeting-Ideen zu sammeln, zu visualisieren und übersichtlich zu präsentieren.

Unser Tipp: Wir halten unsere Slack-Nachrichten kurz und verlinken in diesen weiterführende MeisterNote-Notizen. Das schenkt uns mehr Überblick.

Kommunikation: Wir versenden Freitags-Reminder zu den Weekly Team Notes.

Unser Marketing-Jour-fixe findet montags statt. Freitage sind daher ideal, um in unserem gemeinsamen Slack-Channel alle im Team daran zu erinnern, die vorbereitete Jour-fixe-Vorlage in MeisterNote auszufüllen.

Unser Tipp: Wir erinnern im Slack-Reminder auch an demnächst anstehende Themen. So halten wir unsere regelmäßigen Updates spannend und lesenswert.

Meeting-Motivation: Wir feiern unser Highlight der Woche.

Was machen wir, um alle Teammitglieder zu involvieren und motivieren, sodass Meetings positiv in Erinnerung bleiben? Unser Content-Team hat das „Highlight der Woche” eingeführt. Dabei teilen alle Teammitglieder am Ende jedes Team-Meetings, was in der Vorwoche besonders gut geklappt hat.

Unser Tipp: Notieren Sie das Highlight der Woche in Ihren Meeting-Notizen. Es erhält die Freude und Motivation aller Teammitglieder. Lassen Sie auch lustige Antworten zu.

Legen Sie los! Optimieren Sie Ihre Meetings.

Wenn Sie diesen langen Artikel bis zum Schluss gelesen haben, dann ist Ihnen eine gute Meeting-Kultur genauso wichtig wie uns. Das freut uns – und ganz bestimmt auch Ihre Kollegen! Denn wir wünschen uns alle effizientere Meetings. Sie werden Zeit und Geld sparen, wenn Sie Ihre Meetings straffen und noch besser organisieren.

Happy Meeting Management!

Morgen besser meeten

Holen Sie sich ein Online-Dokumentations-Tool für Ihre Meetings.

MeisterNote holen