So hilft Ihnen MeisterTask, eine Kultur der Eigenverantwortung und Zusammenarbeit aufzubauen

Kein Manager möchte schlechte Arbeit erhalten oder verpasste Fristen nachverfolgen müssen. Mit dem Halten an Standards möchte man die Verantwortung von Mitarbeitern regeln. So sollen Mitarbeiter den Fokus nicht verlieren sowie gut und rechtzeitig liefern. Obwohl die Eigenverantwortung eigentlich ein auf Vertrauen basierendes Unterstützungssystem sein sollte, ist sie jedoch oft zum Synonym für Schuldzuweisungen, Bestrafung und Mikromanagement geworden. In diesem Beitrag beleuchten wir, was Eigenverantwortung wirklich bedeutet und wie sich ein Mangel davon zeigt. Gemeinsam mit Ben Michaelis von ThinkEngine erforschen wir dann die Instrumente, die Sie benötigen, um eine Kultur der Eigenverantwortung in Ihrem Unternehmen einzuführen.

In jeder Phase des unternehmerischen Wachstumszyklus ist Eigenverantwortung ein aktuelles Schlagwort. Wenn die Zusammenarbeit zu Ihrem Tagesgeschäft gehört, waren Sie wahrscheinlich auch schon an einer Diskussion über Eigenverantwortung am Arbeitsplatz beteiligt. „Haben wir das erledigt?“ „Wir sollten das erledigt haben.“ „Warum haben wir das nicht erledigt?“ Wie auch immer es sich in der Praxis zeigt, hinter “Eigenverantwortung” verbirgt sich ein wirklich wichtiger Begriff. Deshalb sollten Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen und herausfinden, wie eine Kultur der Eigenverantwortung für Ihren Unternehmenserfolg von grundlegender Bedeutung sein kann.

Aber das Wichtigste zuerst. Was bedeutet Eigenverantwortung überhaupt?

Was ist Eigenverantwortung am Arbeitsplatz?

Eigenverantwortung bedeutet nicht, mit dem Finger auf andere zu zeigen.

BusinessDictionary definiert Eigenverantwortung übersetzt als: „Die Verpflichtung eines Individuums oder einer Organisation, über seine oder ihre Aktivitäten Rechenschaft abzulegen, die Verantwortung dafür zu übernehmen und die Ergebnisse in einer transparenten Weise offenzulegen.“

Bei der Eigenverantwortung geht es für Mitarbeiter darum, persönliche Verantwortung für etwas zu übernehmen, was Ihr Unternehmen tut. Auch wenn es beängstigend klingt – die mitschwingenden Worte „Verpflichtung“ oder “Selbstständigkeit” können Gefühle der Angst oder Beklemmung hervorrufen – ist es ein notwendiger Aspekt eines jeden funktionierenden Unternehmens. Auch weil das Wort „Eigenverantwortung” viele negative Assoziationen hervorrufen kann und die Verwechslung mit „Schuld“ und „Bestrafung“ eine häufige Falle ist, sollten wir die Frage umdrehen und stattdessen fragen: Was ist keine Eigenverantwortung?

Der Vordenker Ben Michaelis, Gründer und Geschäftsführer der in Großbritannien ansässigen, branchenführenden B2B-Agentur für digitales Marketing, ThinkEngine, verwendet die folgenden Leitlinien, um Eigenverantwortung sowohl innerhalb seines eigenen Teams als auch im Zusammenhang mit den Kunden, die er berät, zu erklären:

• Bei der Eigenverantwortung geht es nicht darum, mit dem Finger auf andere zu zeigen.
• Bei der Eigenverantwortung geht es nicht darum, Mitarbeiter zu beschuldigen und sich vor der Verantwortung zu drücken, wenn etwas schief läuft.
• Eigenverantwortung bedeutet nicht, Strafen zu verhängen.

 

Eigenverantwortung ist unverzichtbar, aber ein falscher Umgang mit ihr kann teuer werden. Wie wäre es, wenn wir die Eigenverantwortung nicht als etwas betrachten würden, das uns mit Angst erfüllt, sondern als eine Gelegenheit, die Verantwortung für unsere individuellen Handlungen zu übernehmen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen?

Warum ist Eigenverantwortung bei der Zusammenarbeit entscheidend?

Eigenverantwortung bedeutet, Verantwortung für Ergebnisse zu übernehmen.

Wenn die Verantwortungsstrukturen richtig funktionieren, bedeutet die Zusage eines Mitarbeiters, etwas zu erledigen, dass er es auch erledigen wird. Laut Ben Michaelis sind die Themen Eigenverantwortung und Zusammenarbeit eng miteinander verknüpft: Jeder Mitarbeiter muss erkennen, dass andere Teammitglieder von der Lieferung und Qualität seiner Arbeit abhängig sind.

„Eigenverantwortung erfordert eine offene und transparente Kommunikation; der Status der Verpflichtungen eines Mitarbeiters wirkt sich direkt auf die Fähigkeit eines anderen Mitarbeiters aus, seine eigene Arbeit zu erledigen. Letztlich geht es bei der Eigenverantwortung darum, Verantwortung für Ergebnisse zu übernehmen. Es ist das genaue Gegenteil davon, den Schwarzen Peter weiterzugeben.”

Wenn die Teammitglieder in der Lage sind, konsequent Eigenverantwortung und Selbstständigkeit zu zeigen – dann entsteht Vertrauen. Vertrauen ist die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit. Daher bedeutet die Einführung von Eigenverantwortung insbesondere, dass Mitarbeiter und Kunden für die Erreichung der gemeinsamen Geschäftsziele verantwortlich gemacht werden. Michaelis:

„Eigenverantwortung ist eines der Grundprinzipien unseres Unternehmens. Als wir 2015 an den Start gingen, war es mein Schwerpunkt, ein gewisses Maß an Transparenz und Eigenverantwortung wiederherzustellen. Indem wir für Transparenz sorgen, wird jeder in die Lage versetzt, sich gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen und die Arbeit voranzubringen.“

Was passiert, wenn es keine Eigenverantwortung im Unternehmen gibt?

Ein Mangel an Eigenverantwortung ist ein Versagen des Managements, sich selbst zur Verantwortung zu ziehen.

Eigenverantwortung ist wichtig, kann aber schwer zu erreichen sein. In einer kürzlich von Partners in Leadership durchgeführten Studie zur Eigenverantwortung am Arbeitsplatz gaben 82 % der Befragten an, dass sie “nur begrenzt oder gar nicht” in der Lage seien, andere zur Eigenverantwortung zu bringen, während erstaunliche 91 % der Befragten die Eigenverantwortung als eine der dringendsten Prioritäten in ihrem Unternehmen einstuften.

Manager beklagen sich nur allzu oft darüber, dass ein – oder ein paar – räudige Schafe die ganze Herde anstecken können. Bei der Einführung der Eigenverantwortung kommt Ihnen vielleicht in den Sinn, zuerst Ihre leistungsschwächeren Teammitglieder von der daraus resultierenden besseren Zusammenarbeit zu überzeugen. Berücksichtigen Sie jedoch, dass auch leistungsstarke, aber weniger kooperative Mitarbeiter der Produktivität schaden können, indem sie Zweifel darüber aufkommen lassen, wer für was verantwortlich ist. Wenn Sie ein Team leiten, kennen Sie vielleicht sogar das folgende Szenario:

1. Nachdem Sie eine Verzögerung oder Ineffizienz festgestellt haben, wenden Sie sich an einen Mitarbeiter, um sich für die betreffende Aufgabe oder den Prozess verantwortlich zu erklären.
2. Anstatt die Verantwortung zu übernehmen, geht der Mitarbeiter in die Defensive und fühlt sich angegriffen. Seine Strategie ist es, alle daran zu erinnern, dass jeder weiß, was jeder tut.
3. Anstatt einen Konflikt zum Thema Eigenverantwortung zu riskieren, lassen Sie das Thema einfach fallen.
4. Der Mangel an Eigenverantwortung hat einen Dominoeffekt, der zu Verzögerungen bei anderen Arbeitsabläufen und möglicherweise beim gesamten Team führt.

Dies ist die schlechteste Lösung für alle Beteiligten, wie Michaelis erklärt: „Ein Mangel an Eigenverantwortung ist oft ein Versagen des Managements, sich selbst zur Verantwortung zu ziehen. Wenn nichts getan wird, wird sich auch nichts ändern. Es ’schleifen zu lassen‘ schadet dem Team, seiner Produktivität und letztlich auch dem Unternehmen.“

Auch wenn die mangelnde Eigenverantwortung oft darauf zurückzuführen ist, dass Einzelpersonen oder Teams die Erwartungen nicht erfüllen, kann sie auch von der höchsten Ebene ausgehen. Laut Michaelis kann ein Mangel an Eigenverantwortung viele Formen annehmen: „Fehlende Selbstständigkeit bei der Erledigung von Aufgaben, die Angst, Fristen zu versäumen – was zu überstürzter und minderwertiger Arbeit führt, fehlende Technologie zur Unterstützung des Prozesses oder eine Kultur, in der Anderen die Schuld zugeschrieben wird, wenn etwas schief läuft“, sind alles verräterische Anzeichen.

Nicht eingehaltene Fristen, mangelnde Pünktlichkeit und schlechte Arbeitsqualität können schnell zur Norm werden. Darunter leidet nicht nur Ihr Team, sondern auch Ihre gesamte Arbeitsplatzkultur.

 

Welche Faktoren beeinflussen die Eigenverantwortung am Arbeitsplatz?

Laut Partners In Leadership gibt es sechs Warnzeichen, die darauf hindeuten, dass Sie dringend mehr positive Eigenverantwortung am Arbeitsplatz brauchen:

• Niedrige Team-Moral
  Das ist in der Regel auf eine unzureichende und ineffiziente Kommunikation zurückzuführen. Eine regelmäßige und sinnvolle Kommunikation fördert eine positive Arbeitseinstellung.
• Unklare Prioritäten
  Sich laufend ändernde Prioritäten sind eine häufige Ursache für Frustration. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was er tut und worauf er hinarbeitet, indem Sie sinnvolle und messbare Ziele und Schlüsselergebnisse festlegen.
• Geringes Engagement
  Ein gefühlter Mangel an Sinn kann dazu führen, dass Mitarbeiter weniger in ihre Arbeit investieren. Geben Sie Feedback, das den Zusammenhang zwischen den Bemühungen eines Mitarbeiters und den Gesamtergebnissen des Unternehmens verdeutlicht.
• Niedrige Zielerfüllung
  Ein Mangel an Eigenverantwortung zeigt sich auch darin, dass Ziele nicht erreicht werden. Führen Sie eine positive Eigenverantwortung ein, die Einzelpersonen und Teams für ihre Arbeit lobt und alle ermutigt, zusammenzuarbeiten, um gemeinsame Leistungsziele zu erreichen.
• Geringes Maß an Vertrauen
  Das Vertrauen geht verloren, wenn die Mitarbeiter ihre Versprechen nicht einhalten. Fördern Sie eine Kultur, in der jeder Einzelne die Verantwortung für seine Handlungen übernimmt und andere an die gleichen Standards erinnert.
• Hohe Personalfluktuation
  Eine hohe Fluktuation kann aus unklaren Erwartungen und Zielen resultieren. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und übernehmen Sie Verantwortung, anstatt mit dem Finger auf andere zu zeigen und Ausreden zu suchen.

Wie Sie Eigenverantwortung zu einem Kernbestandteil Ihrer Kultur machen

Experten sind sich im Allgemeinen über die zwei Hauptgründe für mangelnde Eigenverantwortung einig: Erstens versäumen wir es, andere zur Verantwortung zu ziehen, weil wir uns dabei unwohl fühlen, und zweitens vergessen wir es einfach. Wie können wir diese Hindernisse überwinden und Eigenverantwortung zu einer Normalität transformieren?

Laut Ben Michaelis von ThinkEngine ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihr Team über Eigenverantwortung aufklären. „Ich arbeite mit einem breiten Spektrum an Kunden aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Immobilien und Technologie. Diese Unternehmen sind in der Regel sehr dynamisch, und Projekte werden schnell abgewickelt. Es ist daher wichtig, dass die Eigenverantwortung in dieser Struktur verankert ist.” In diesem Sinne können größere Unternehmen ebenso dynamisch sein wie KMU’s. Michaelis erklärt: „Es kommt darauf an, zu lernen, wie man Eigenverantwortung vermittelt, damit die Leute sie verstehen, wie jedes Unternehmen im kulturellen Kontext eigenverantwortlich agiert.“

Wie kann man das in der Praxis erreichen? Hier sind die besten Tipps von Ben Michaelis für die Einführung von Eigenverantwortung in Ihrem Unternehmen:

1. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran.
   Eine gute Führungskraft muss mit gutem Beispiel vorangehen und Eigenverantwortung selbst vorleben, um die Einstellung und Denkweise zuverlässig zu vermitteln. Als Führungskraft sind Sie der Maßstab, an dem sich Ihre Mitarbeiter messen: Indem Sie pünktlich zu Besprechungen erscheinen, Fristen einhalten und zu Ihren Fehlern stehen, geben Sie ein Beispiel, dem Ihr Team folgen kann.
2. Verbessern Sie Ihre Feedback-Fähigkeiten.
   Konstruktives Feedback zu geben ist eine Kunst, und als Führungskraft ist es eine der wichtigsten Kompetenzen, über die Sie verfügen. Wenn Sie regelmäßig Feedback geben, fällt es Ihnen leichter, auch schwieriges Feedback zu geben und zu erhalten. Als Führungskraft bedeutet Ihr Feedback – sowohl positives als auch negatives –, dass Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern und sie weiterentwickeln wollen. Denken Sie daran, dass ein gutes Feedback klar und direkt sein sowie zeitnah erfolgen sollte. So können Sie Probleme sofort angehen.
3. Bauen Sie die Eigenverantwortung strukturiert auf.
   ThinkEngine verwendet einen beliebten Rahmen für die Eigenverantwortung: die RACI-Matrix. Dieser Rahmen wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass allen Projektbeteiligten bei jedem Schritt eines bestimmten Prozesses eine Rolle zugewiesen wird. RACI steht für Responsible (Durchführungsverantwortlich), Accountable (Rechenschaftspflichtig), Consulted (Konsultiert), Informed (Informiert). Das Akronym definiert einen kumulativen Prozess, wie die Eigenverantwortung in Ihrem gesamten Unternehmen funktioniert. Eine geeignete Struktur stellt sicher, dass die Eigenverantwortung in die Unternehmenskultur eingebettet ist: Wenn jeder für etwas verantwortlich ist, dann weiß jeder, dass die Dinge erledigt werden.

So fördert die Eigenverantwortung die Zusammenarbeit

Richtige Kommunikation ermöglicht es jedem, auf strukturierte Weise zusammenzuarbeiten.

Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie einen Beitrag leisten, wird das Arbeitsumfeld kollaborativ. ThinkEngine betrachtet Eigenverantwortung und Zusammenarbeit als zwei Seiten derselben Medaille. Durch die frühzeitige Verankerung von Eigenverantwortung in der Unternehmenskultur, so Ben Michaelis, können Sie den Standard dafür setzen, wie Sie vorankommen wollen. Er erklärt: „Bei der Etablierung von Eigenverantwortung ermöglicht eine gute Kommunikation allen eine strukturierte Zusammenarbeit. Meiner Erfahrung nach ist das Ergebnis der Verbindung von Eigenverantwortung und Zusammenarbeit ein wirklich inspirierender Arbeitsplatz“. 

Entscheidend für die Verbesserung von Eigenverantwortung und Zusammenarbeit ist das richtige Werkzeug. Ein Mangel an Technologie zur Unterstützung des Prozesses ist eines der Haupthindernisse für die Schaffung einer Kultur der Zusammenarbeit. Schauen wir uns an, welche Software Sie benötigen und warum Meister genau das perfekte Tool zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Eigenverantwortung in Ihrem Unternehmen haben könnte.

Tools für Eigenverantwortung

Tools zum kollaborativen Task Management sind ideal, um eine Kultur der Eigenverantwortung in Ihrem Unternehmen einzuführen. Sie visualisieren, wer was zu welcher Zeit tut, und bieten eine zentrale Anlaufstelle für wichtige Kommunikation. Als Expertenpartner von Meister ist Ben Michaelis davon überzeugt, dass MeisterTask das perfekte Werkzeug ist, um sowohl Mitarbeiter als auch externe Kunden an gemeinsame Erwartungen zu binden. Michaelis erklärt: „Eigenverantwortung ist eines der Grundprinzipien unseres Unternehmens. Als wir 2015 anfingen, stellten wir fest, dass Marketingagenturen dafür berüchtigt waren, ihre Versprechen nicht einzuhalten. Ich wollte ein wenig Transparenz und Eigenverantwortung zurückbringen.“

Schauen wir uns an, wie ein Task-Management-Tool wie MeisterTask dabei helfen kann, eine gleichgerichtete Denkweise einzuführen.

Warum MeisterTask?

Mehr als zwei Millionen Teams weltweit vertrauen MeisterTask wegen seiner Bequemlichkeit, Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Das macht es für Unternehmen jeder Größe gleichermaßen nützlich. Ein weiterer, großer Vorteil von MeisterTask ist, dass kleine Unternehmen, sobald sie es benutzen, das Tool skalieren können, um mit dem Unternehmen zu wachsen. Die Akzeptanz der Benutzer ist auch entscheidend, um Eigenverantwortung zu erreichen und die Zusammenarbeit zu fördern. Ben Michaelis erklärt: „MeisterTask ist nahezu intuitiv per Drag-and-Drop zu bedienen, und die Leute lieben das – unabhängig davon, auf welchem Gerät sie arbeiten.“

MeisterTask ist am beliebtesten bei Teams von fünfzig bis hundert Personen, eignet sich aber auch ideal für große Institutionen wie Banken und KMUs wie ThinkEngine. Michaelis sieht den Kipppunkt, an dem ein Tool wie MeisterTask unentbehrlich wird, bei nur vier Nutzern, und bei ThinkEngine arbeiten typischerweise etwa 10 Personen an einem Projekt-Board gleichzeitig. „MeisterTask bringt einen Mehrwert für unser Unternehmen und ist ein zentraler Punkt bei allem, was wir tun. Es ist so vielseitig, es kann ein CRM-Tool sein, es kann ein Projekt-Board sein, es kann alles sein, was man will. Generell würde ich es Unternehmen ab 10 Benutzern empfehlen.“

Sechsmal hilft MeisterTask ThinkEnginge, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit zu fördern

ThinkEngine – ein langjähriger Anwender von MeisterTask – hat ein technisches Ökosystem von globalen Partnern, und Meister war einer der allerersten. Im Laufe der Jahre hat ThinkEngine viele seiner Kunden in das Produktivitäts-Tool eingewiesen, und viele von ihnen nutzen MeisterTask heute auch unabhängig von ihren ThinkEngine-Projekten. Als zertifizierter Expertenpartner von MeisterTask schätzt Ben Michaelis, dass ThinkEngine mehr als 20 seiner eigenen Kunden mit der Plattform vertraut gemacht hat. Damit auch Sie die Vorteile von MeisterTask für die Zusammenarbeit und Eigenverantwortung nutzen können, finden Sie hier die besten Tipps von Ben Michaelis für die Nutzung von MeisterTask:

1. Aufgaben zuweisen. Die Zuweisung von Aufgaben sorgt für einen klaren Überblick über die Verantwortlichkeiten. Sie können sogar Automationen einrichten, sodass bestimmte Aktionen automatisch einen Wechsel des Aufgabeninhabers auslösen.
2. Richten Sie Kanban-basierte Projekt-Boards ein, die zu Ihrem Projektablauf passen. Die Ansicht im Kanban-Stil eignet sich hervorragend zur einfachen Visualisierung von Projekten und zur Verfolgung des Projektfortschritts über den gesamten „Offen – in Arbeit – Abgeschlossen“-Zyklus.
3. Planen Sie Ihr Projekt mit der Zeitleiste. Die Fähigkeit, realistische Zeitpläne für Projekte und Aufgaben festzulegen, ist entscheidend für die Terminplanung und die Einhaltung von Fristen.
4. Legen Sie Fälligkeitsdaten fest und nutzen Sie die Zeiterfassung. Beurteilen Sie Ihr tägliches Arbeitspensum, indem Sie sich fragen: Haben wir zu viel oder zu wenig in der Pipeline? Wo liegt der goldene Mittelweg? Können Dinge aufgeschoben werden? Dies läuft auf eine klare Priorisierung hinaus.
5. Richten Sie Integrationen mit anderen Tools ein. Die Fähigkeit von MeisterTask, sich in andere Technologien zu integrieren, ist von entscheidender Bedeutung, um den Prozess der Zusammenarbeit zu beschleunigen und die Aufgaben schneller zu erledigen. ThinkEngine nutzt zum Beispiel die Spark-E-Mail-Integration, um Aufgaben in eine Warteschlange zu stellen und zu planen.
6. Zentralisieren Sie Ihre Daten. MeisterTask ist Cloud-basiert und sicher, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen. Es zentralisiert alle Informationen und bietet damit eine einzige Quelle der Wahrheit. Aus dem Blickwinkel der Sicherheit betrachtet, befinden sich die Informationen in der Cloud, sie sind dort gespeichert und sicher. Nichts kann verloren gehen.

Schlussfolgerung: Eigenverantwortung macht Sinn

Eine Kultur der Eigenverantwortung am Arbeitsplatz ist der Treibstoff für Innovation und Unternehmertum. Sie befähigt die Mitarbeiter, Verantwortung für ihr eigenes Handeln zu übernehmen, und schafft ein Umfeld, in dem Fehler verstanden werden und aus ihnen gelernt wird, anstatt sie bitter zu rügen.

Die Schaffung einer Kultur der Eigenverantwortung und Zusammenarbeit kann eine Herausforderung sein, aber mit dem richtigen Instrument ist es nicht unmöglich. Wenn Mitarbeiter und Kunden zur Verantwortung gezogen werden, entsteht Vertrauen – der Eckpfeiler einer effektiven Zusammenarbeit – zwischen Einzelpersonen und Teams. Hier sind ThinkEngine und Meister perfekt aufeinander abgestimmt.

Es gibt viele Gründe, Eigenverantwortung am Arbeitsplatz zu kultivieren, aber die Quintessenz ist, dass es einfach wirtschaftlich sinnvoll ist.