Voller Posteingang? Besiegen Sie die E-Mail-Überlastung mit MeisterTask

Eine hohe E-Mail-Flut macht Ihre Produktivität zunichte und kostet Sie Geld. Wie können Sie also E-Mails reduzieren, den Überblick behalten und trotzdem effektiv arbeiten? In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf Task-Management-Software als Lösung für die E-Mail-Überlastung. Wir untersuchen, wie Sie Informationen zentralisieren und den Posteingang eindämmen können. Unsere Empfehlung? MeisterTask! Das Online-Task-Management-Tool für Teams ist in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis einfach unschlagbar.

Das kennen wir alle. Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und versuchen, etwas zu erledigen, aber Sie werden von E-Mails und Benachrichtigungen belästigt. Diese Ablenkungen bremsen Sie aus und stören Ihren Arbeitsfluss. Aber zum Glück gibt es Hilfe. Online-Tools zur Aufgabenverwaltung können Ihnen dabei helfen, den Posteingang zu entlasten und besser zu kommunizieren, wodurch Sie Zeit und Geld sparen. In diesem Beitrag erklären wir, was MeisterTask Pro zum besten Task-Management-Tool macht, um den E-Mail-Verkehr zu reduzieren und die Arbeit zu erledigen. Sie erfahren:

• Die wahren Kosten der E-Mail-Überlastung.
• Warum Task-Management-Software hilft, die E-Mail-Flut zu stoppen.
• Wie MeisterTask Pro Ihnen helfen kann, effektiver zu kommunizieren.

Wie viel kostet Sie die E-Mail-Überlastung?

Von allen Instrumenten, die wir zur Kommunikation nutzen, ist die E-Mail der berüchtigste Zeitfresser. Einem McKinsey-Bericht zufolge verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter (dessen Job es ist, „für seinen Lebensunterhalt zu denken“) satte 30 Prozent der Arbeitswoche mit der Verwaltung von E-Mails. Es wird sogar berichtet, dass die E-Mail allein die US-Wirtschaft jährlich 900 Milliarden Dollar an Produktivitätsverlusten und Innovationsrückgang kostet. Wie viel kostet die E-Mail-Überlastung Ihr Unternehmen? Lassen Sie es uns mit dieser einfachen Formel herausfinden:

(A) Durchschnittliche Zeit, die pro Tag mit E-Mails verschwendet wird: XX Minuten
(B) Ihr Jahresgehalt: € XX,XXX
(C) Arbeitstage pro Jahr: XXX Tage
(D) Arbeitsstunden pro Tag: XX Stunden

Insgesamt verschwendete Arbeitstage pro Jahr: (A x C) / (D x 60)
Gesamtwert der verschwendeten Zeit pro Jahr: (A x B) / (D x 60)

Wir machen Ihnen die Zahlen leicht. Marketingleiter Joe verdient 100.000 Dollar im Jahr. Er verbringt (oder verschwendet) 60 Minuten seines 10-Stunden-Tages mit der Verwaltung von E-Mails und arbeitet 220 Tage im Jahr. Das sind 22 Arbeitstage pro Jahr mit einem Wert von 10.000 Dollar. Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, und Sie werden feststellen, dass die Menge an verlorener Zeit und Geld gewaltig ist.

Effektiv eingesetzt, reduziert eine Task-Management-Software die Zeit, die Ihr Team mit E-Mails verbringt. Anstatt die Posteingänge der anderen für jede Frage, Anfrage und Reaktion zu durchforsten, kann Ihr Team die Diskussionen in einem Tool zentralisieren, das sich besser für die Zusammenarbeit eignet. Das Ergebnis: Die Kommunikation ist gut strukturiert und für die jeweilige Aufgabe relevant. Verglichen mit den überbordenden Kosten der E-Mail-Überlastung ist ein Task-Management-Tool ein Schnäppchen. Melden Sie sich bei MeisterTask Pro an und Sie sparen hunderte von Arbeitstagen und tausende von Euros pro Jahr – und das alles für nur 8,25 Dollar pro Monat.

Task-Management-Software als Lösung für die E-Mail-Überlastung

E-Mail hat viele Vorteile, aber übersichtliches Teamwork gehört nicht dazu – man denke nur an die endlosen E-Mail-Ketten mit dem Titel „Re: Re: Fwd: Re: Fwd:“. Im Gegensatz dazu wurden Task-Management-Tools wie MeisterTask speziell für die Verwaltung von Input, Ideen und Zusammenarbeit entwickelt, die Ihrem Team helfen, ihre beste Arbeit zu leisten. Und zwar so:

• Machen Sie Schluss mit endlosen E-Mail-Ketten und halten Sie die Kommunikation aufgabenbezogen.
• Halten Sie die Kommunikation transparent, indem Sie neue Beteiligte als Aufgabenbeobachter hinzufügen, anstatt Informationen weiterzuleiten und zu wiederholen.
• Erwähnen Sie Mitarbeiter, wenn etwas speziell für sie gilt, anstatt die Zeit aller Beteiligten mit einer weiteren E-Mail zu verschwenden.

Erfolgsgeschichte: Verwo AG

Wir waren Sklaven der E-Mail-Erinnerungen. Wir mussten unseren Ansatz ändern.

Unsere Kunden bestätigen den positiven Effekt aus der Umstellung auf Online-Task-Management-Software. In der Schweiz hat es der Systemmontage-Spezialist VERWO AG geschafft, durch die Einführung von MeisterTask in seinem Team die Arbeitsabläufe zu straffen und die E-Mail-Überlastung zu stoppen. Tatsächlich war MeisterTask so effektiv, dass das E-Mail-Volumen im Unternehmen um etwa 50% reduziert werden konnte.

Projektleiterin Beatrix Garai berichtet: „Wir waren Sklaven von Excel-Tabellen und E-Mail-Erinnerungen. Alle, die mit MeisterTask arbeiten, vom Management bis zu den einzelnen Teams, berichten von einer deutlichen Steigerung der Transparenz und Produktivität.“

3 Wege, wie MeisterTask Pro helfen kann, die E-Mail-Überlastung zu bewältigen

Jetzt, wo Sie wissen, wieviel E-Mail-Überlastung kostet und wie unsere Kunden E-Mails mit MeisterTask verwalten, möchten Sie wahrscheinlich herausfinden, wie Sie selbst das Beste aus dem Tool herausholen können. Fast alle Task-Management-Tools sparen Ihnen auf lange Sicht Zeit und Geld: Der Hauptvorteil von MeisterTask ist jedoch, dass diese Einsparungen auf die einfachste und schnellste Art und Weise erzielt werden. 

Unsere gut ausgewählten Funktionen und intuitiven Schnittstellen zeichnen unser Tool aus. Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie MeisterTask Pro Ihnen helfen kann, den E-Mail-Verkehr zu reduzieren und produktive Zeit zurückzugewinnen.

#1 Es ist einfacher, Informationen weiterzugeben

Wie viel Zeit verschwenden Sie damit, alte E-Mails nach wichtigen Informationen zu durchsuchen? Wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit der Suche nach Informationen, die Sie ihnen geschickt haben? Das Durchforsten dieser E-Mail-Verläufe ist frustrierend, zeitraubend und kostspielig. Sie müssen aus Ihrem Posteingang herauskommen. 

Der erste Schritt zu einer produktiven Teamkultur besteht darin, Ihrem Team zu sagen, dass es die Aufgabenkommunikation zu MeisterTask verlagern soll. Durch die Zentralisierung von Informationen über die Aufgabe, auf die sie sich beziehen, stellen Sie sicher, dass jeder den Zugang zu dem hat, was er braucht, wenn er es braucht. MeisterTask zentralisiert Aufgabenbeschreibungen, Kommentare, Anhänge und Änderungen, sodass sie nachvollziehbar und interaktiv sind.

Hilfreiche Funktion: Automationen

Wenn Sie Zeit mit dem Hin- und Hersenden von E-Mails verschwenden, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, können Sie Automationen in MeisterTask einrichten, um diese zeitraubende Arbeit für Sie zu erledigen. Automationen in MeisterTask ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Aktionen in Ihrem Workflow zu automatisieren, wie z.B. sich wiederholende Aufgaben für Aktivitäten, die wöchentlich oder monatlich erledigt werden müssen. 

In diesem Fall müssen Sie nicht für jede Monatsaufgabe eine E-Mail an Ihre Teammitglieder senden. Stattdessen erstellt die Automation für Sie eine Nachricht direkt in MeisterTask, die bereits mit Standardinformationen versehen ist. Dies erspart Ihnen das Schreiben einer E-Mail und den Empfängern das Öffnen eines E-Mail-Programms. Noch besser: Sie können über die Nachricht gleich direkt weiterarbeiten und sogar Automationen für die Erledigung von Aufgaben einstellen und vieles mehr. Automationen sind in MeisterTask Pro verfügbar und sind eine wesentlich zeitsparende Funktion.

#2 Sie können Ihr bestehendes Postfach integrieren

Wenn Sie neben Slack- oder Teams-Kanälen auch mehrere E-Mail-Konten haben, haben Sie wahrscheinlich Schwierigkeiten, diese miteinander zu verbinden. Der Wechsel zwischen verschiedenen Tools kann bis zu 80 % Ihrer täglichen produktiven Zeit verschlingen. Um die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen, sollten Sie all diese Kanäle in einer zentralen Stelle bündeln. MeisterTask ist das ideale Tool für Ihre E-Mail-Reduzierungsstrategie: Es lässt sich in Ihre E-Mail-Tools integrieren – so können Sie die Kommunikation optimieren und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten.

Hilfreiche Funktion: MeisterTask-Integrationen

MeisterTask verfügt über native E-Mail-Integrationen für Gmail und Outlook: Diese ermöglichen es Ihnen, E-Mails in Aufgaben zu verwandeln oder den Inhalt einer E-Mail zu einer bestehenden Aufgabe hinzuzufügen. Ebenso hat jeder Projektabschnitt eine E-Mail-Adresse. Das bedeutet, dass Sie Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang erstellen können, indem Sie diese an das Projekt und den Abschnitt Ihrer Wahl senden. Das Ergebnis: Selbst wenn Sie Aufgaben erhalten, die als E-Mails getarnt sind, können Sie diese schnell und einfach in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integrieren.

#3 Sie können Informationen schneller finden

Wir alle haben zu viele Dateien, aber gerade bei der Arbeit an verteilten Standorten ist die Informationsflut besonders groß. Es ist ein schmaler Grat zwischen der Aufrechterhaltung des Kontakts zwischen Ihren Remote-Teams und der Überflutung mit irrelevanten Informationen. Richtig eingesetzt, kann ein Task-Management-Tool Teams in die Lage versetzen, von überall aus zu arbeiten, ohne die Fallstricke einer verstreuten Dokumentation und unauffindbare Anhänge. Als Ihr zentraler Knotenpunkt für die Zusammenarbeit kann MeisterTask aufgabenrelevante Anhänge so organisieren, dass jeder, der sie benötigt, immer und überall darauf zugreifen kann.

Hilfreiche Funktion: Dateianhänge

MeisterTask macht es Ihnen leicht, das zu finden, was Sie brauchen, denn es speichert alle Informationen direkt in der Aufgabe ab. Dazu gehören Dateianhänge von Ihrer Festplatte, aber auch Links zu Dateien, die auf Google Drive oder in der Dropbox gespeichert sind. Sie können Dateien an jede Aufgabe anhängen, um relevante Dokumente schnell mit den Projektbeteiligten zu teilen. Das macht sie leichter auffindbar und sorgt dafür, dass der Speicherplatz effizient genutzt wird: kein voller Posteingang mehr für Sie! Mit MeisterTask können Sie:

• Dateien an eine Aufgabe anhängen.
• Anhänge löschen oder herunterladen.
• Favoriten für Anhänge festlegen.
• Verknüpfung mit Anhängen durch Erwähnungen erstellen.

Mit MeisterTask Pro können Sie Dateien und Bilder bis zu 200 MB anhängen. Viel Platz für alle Informationen, die Ihr Team braucht.

Testen Sie MeisterTask noch heute

MeisterTask hat alle Funktionen, die Sie brauchen, um die E-Mail-Müdigkeit zu bekämpfen und die E-Mail-Überlastung der Vergangenheit zu überlassen. Wenn Sie auf der Suche nach einem Task-Management-Tool sind, das Ihnen hilft, das Durcheinander zu beseitigen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, dann suchen Sie nicht weiter. MeisterTask wird Ihnen helfen, Ihr Team aus dem Posteingang herauszuholen und zu einer kollaborativen Arbeitsweise zu führen. Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich noch heute an!