Warum Software-Akzeptanz über den Erfolg eines neuen Tools entscheidet

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Ein neues Tool in einer Organisation zu etablieren, kann ein Drahtseilakt sein: Auch wenn Sie selbst von den Vorzügen des Tools überzeugt sind, wird dieses nur dann effizient genutzt, wenn Sie eine hohe Software-Akzeptanz in Ihrem Team erreichen. Wir erklären Ihnen, wie die Benutzerfreundlichkeit (Stichwort: intuitives Design) das Onboarding beeinflusst, wie wichtig Onboarding für die Software-Akzeptanz ist, und warum diese unerlässlich ist, um von den Vorteilen eines Aufgabenmanagement-Tools – mehr Produktivität, bessere Workflows – spürbar und langfristig zu profitieren.

Warum Software-Akzeptanz über den Erfolg eines neuen Tools entscheidet

Wovon sprechen wir, wenn wir bei Software von “Einfachheit” sprechen? Wann ist ein Tool simpel in der Anwendung und führt daher zu einer hohen Software-Akzeptanz? Kurz gesagt: Wenn die Funktionen, die Sie als Benutzer brauchen und vorrangig verwenden, in intuitiver Form präsentiert werden, sodass sich der Nutzen des Tools quasi von selbst erklärt.

Geht man etwas tiefer in die Entwicklungsebene, dann erkennt man, dass Software-Akzeptanz vor allem dann erreicht wird, wenn ein Tool die Balance zwischen Design und Funktionalität findet. Zu diesem Thema gibt es einen Spruch von Steve Jobs, der gerne und oft zitiert wird: 

Bei gutem Design geht es darum, wie etwas funktioniert – nicht, wie etwas aussieht oder sich anfühlt.

Das heißt: Design ist schön und wichtig – aber es bringt nichts, wenn die Funktionalität eines Tools nicht stimmt. Kein Benutzer quält sich freiwillig durch eine Software, nur weil die Oberfläche schön gestaltet ist. Funktionalität ist das A und O. Im Idealfall unterstützt das Design die Benutzerfreundlichkeit – so bekommen User den gewünschten Nutzen in einem optisch attraktiven Umfeld.

Nach diesem Prinzip entwickelt auch Meister seine Produktivitäts- und Kreativitäts-Tools: Unter dem Motto “Besser. Zusammen. Arbeiten.” entwickeln wir intuitive und ansprechende Tool, die Ihnen helfen, noch produktiver im Team zusammenzuarbeiten und reibungslose Workflows zu ermöglichen.

Einfache Tools, komplexere Tools

Der Unterschied zwischen einer einfachen und einer komplexeren Software wird am besten an einem Beispiel erklärt: Sehen wir uns zunächst ein einfaches Kommunikations-Tool wie Slack an. Slack ist ein webbasiertes Instant-Messaging-Dienst, der von zahlreichen Unternehmen auf der ganzen Welt – darunter auch IBM und Uber – verwendet wird.

Der Zweck des Tools ist sofort klar: Kommunikation. Diese Kommunikation ist in Kanäle unterteilt, die links angeordnet sind. Durch intuitive Hervorhebungen (fett gedruckter Kanal-Name, rote Zahl bei Benachrichtigung) wird angezeigt, in welchem Kanal eine neue Nachricht auf den Benutzer wartet. Innerhalb des Kanals werden die gängigen Schreib- und Reaktionsmöglichkeiten (Auflistungen, Emojis etc.) verwendet, die man aus anderen Tools des digitalen Alltags kennt. Der Vorteil des Tools liegt klar auf der Hand: Kommunikation wird an einem Ort gebündelt, kann dort einfach verwaltet und auch als Archiv mit Suchfunktion verwendet werden.

Um die Qualität von Slack zu verstehen, sollten wir noch einmal einen Exkurs in die Theorie der User Experience (UX) machen. In den 10 Usability Heuristiken nach Jakob Nielsen, die als Grundlage für gute Software-Gestaltung gelten, heißt es unter anderem, dass ein benutzerfreundliches Interface “keine überflüssigen oder nur selten gebrauchten Informationen” zeigt. Warum? Jakob Nielsen: “Jede zusätzliche Information steht in Konkurrenz mit den relevanten Informationen und mindert deren Sichtbarkeit.” Dieses Prinzip verfolgt Slack besonders gut. Sie sehen, was Sie wissen müssen und zur Benutzung brauchen – nicht mehr und nicht weniger.

Ein Beispiel für eine etwas kompliziertere Software ist die Zeiterfassungs-Software LogMyHours. Hier muss der Benutzer eine Reihe von Informationen und Funktionen beachten, um die Software sinnvoll einzusetzen. Die richtige Kategorie, die verlässliche Aktivierung und Deaktivierung des Timers, der korrekte Stundensatz, das Drängen des Arbeitgebers auf Vollständigkeit, um daraus Berichte zu erstellen, Personalverwaltung im Hintergrund – all das macht Zeiterfassungs-Tools zu einer für Firmen zwar wichtigen, für Mitarbeiter aber aufwendigen Software.

Einfachheit bei Task-Management-Software

Benutzerfreundlichkeit und einladendes Design ist bei jeder Software wichtig – bei Aufgabenmanagement-Software aber ganz besonders. Diese Art von Software wird in der Regel implementiert, wenn die Effizienz und Transparenz im Team gesteigert werden soll. Um eine Task-Management erfolgreich einzuführen, sind drei Faktoren wichtig:

  • Onboarding
  • Software-Akzeptanz
  • Konsequente Benutzung

Onboarding

Ein attraktiver Onboarding-Prozess, bei dem der Nutzen des Tools klar erkennbar ist, stärkt von Beginn an die Bindung und das Vertrauen in das Tool. Beim idealen Erstkontakt mit einem neuen Tool werden Ihnen die Funktionen, die Sie als Benutzer am häufigsten verwenden, in intuitiver Form präsentiert, sodass sich der Nutzen des Tools quasi von selbst erklärt. 

Wenn ein Benutzer beim ersten Kontakt mit dem Task-Management-Tool mit zu vielen Optionen konfrontiert wird, kann dies einschüchternd wirken. Auch zu viele Schritte, die notwendig sind, bevor man wirklich loslegen kann, sind für neue Benutzer abschreckend. In beiden Fällen sind auch die Vorteile der Software nicht sofort ersichtlich – und wer quält sich freiwillig durch ein Tool, das noch komplizierter und aufwendiger erscheint als die “alten”, ineffizienten Prozesse? 

Über die verschiedenen Arten, ein neues Tool wie MeisterTask in Ihrem Unternehmen einzuführen, informiert Sie unser Blogbeitrag zum Thema Roll-out-Strategien: Schritt für Schritt oder All-in-one?

Software-Akzeptanz

Zu wenig Akzeptanz von Seiten der Benutzer ist der häufigste Grund für das Scheitern von Software-Einführungen. Der Grund ist rasch erklärt: Wenn sich Mitarbeiter in einem neuen Tool nicht zurechtfinden, verstehen sie in der Regel auch den Sinn der Umstellung nicht. Anstatt die Vorteile der Software – beispielsweise Zeitersparnis, mehr Transparenz oder bessere Kommunikation – zu erkennen, entsteht eine Skepsis gegenüber der neuen Software. Diese Skepsis abzubauen, braucht Überzeugungsarbeit. Und Überzeugungsarbeit kostet Zeit – Zeit, die eigentlich verwendet werden sollte, um bereits produktiv mit dem neuen Tool zu arbeiten. 

Konsequente Benutzung

Wird ein Tool richtig eingeführt und von den Benutzern akzeptiert, sind die Erfolge sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Management-Ebene klar ersichtlich: einfachere Abläufe, klare Strukturen für Prozesse, Zeitersparnis und damit auch mehr Effizienz. Und, nicht zu vergessen: Mehr Einheitlichkeit und Verlässlichkeit in der Arbeit, weil die Erledigung von einzelnen Aufgaben nicht mehr vom individuellen Organisationsgrad des Teammitglieds abhängt.

Warum ist ein einfaches Onboarding bei Task-Management-Tools so wichtig?

Der Onboarding-Prozess ist ein neuralgischer Punkt in der Einführung eines neuen Tools. Hier kann sich entscheiden, ob Benutzer die Funktionen einer Software intuitiv verstehen und aktiv in ihre Arbeitsabläufe einbauen – nur so kann Software-Akzeptanz entstehen, die die Grundlage für jede erfolgreiche Tool-Einführung ist.

Sehen wir uns einige der bekanntesten Aufgabenmanagement-Tools an:

Asana fokussiert sich in seinen Funktionen auf den Gesamtblick auf Projekte und die Verwaltung von Teams. Einzelne Mitarbeiter tun sich mitunter schwer, den Überblick über einzelne Aufgaben zu bewahren. Steigt man bei Asana ein, muss man zunächst das persönliche Ziel des Tools definieren, die Aufgaben anlegen, ein gewünschtes Layout wählen und die Teammitglieder hinzufügen.

Jira wird vor allem zur Software-Entwicklung verwendet, weil es agile Workflows und Scrum-Workflows unterstützt. Dies zeigt sich auch in der Benutzung: Bei Jira wird technisches Wissen vorausgesetzt, das Tool fragt bereits beim Einstieg die Erfahrung mit agilen Methoden und den Zeitplan des Projekts ab und gibt verschiedene Templates (z.B. im Kanban-Stil), verschiedene Projekttypen (z.B. Management durch Team) und Tools, die mit dem Projekt verbunden werden, zur Auswahl.

MeisterTask wird oft als intuitivste Software für Aufgabenmanagement aus dem europäischen Raum bezeichnet. Das Tool ist einfach zu bedienen, sowohl manager- als auch mitarbeiterfreundlich, erschwinglich und für seine einfache, ansprechende Benutzeroberfläche bekannt. Nutzer lieben das Tool besonders wegen der Übersicht über alle Projekte, die die MeisterTask Agenda – der individuelle “Startbildschirm” – bietet. Teams, die statt technischer Komplexität nach einer einfachen Lösung für die digitale Zusammenarbeit suchen, sind bei MeisterTask genau richtig.

Onboarding mit einer einfachen/komplizierten Software

Der deutsche Tool-Experte Eike Venzmer erklärt in seinem Blog die wichtigsten Faktoren für eine gute Software-Einführung. Unter anderen empfiehlt er Unternehmen, vor der Entscheidung für ein neues Tool folgende Fragen zu stellen: 

Ist die Software insgesamt übersichtlich gehalten, oder braucht man lange Zeit, um sich zurechtzufinden? (…) Wie benutzerfreundlich ist die Software? Stellt die Nutzung eine Einstiegshürde für das Team dar?

Eike Venzmer stellt einen klaren Zusammenhang zwischen Benutzerfreundlichkeit und erfolgreichem Onboarding her – was in weiterer Folge auch höhere Software-Akzeptanz bedeutet.

Auch in der Deutschen Social Collaboration Studie 2020 wird explizit darauf hingewiesen, dass bei der Einführung eines neuen Tools “die Bedürfnisse der eigenen Mitarbeiter ermittelt und berücksichtigt werden sollten”. Denn, so die Autoren der Studie weiter: “Nur so können Unternehmen ihren Mitarbeitern den wirklichen Nutzen der Tools aufzeigen und Akzeptanz schaffen, die langfristig zu einer höheren Arbeitseffizienz führt.”

Oft kommt an dieser Stelle das Argument, dass man sich doch Unterstützung von der firmeneigenen IT-Abteilung holen könne, falls ein Tool am Beginn Schwierigkeiten bereitet. Dies widerspricht allerdings dem Sinn eines Aufgabenmanagement-Tools: Wenn das IT-Team wochenlang mit Onboarding-Kursen und Trainings beschäftigt ist, steigert dies nicht die Effizienz ihres Unternehmens. Vielmehr bedeutet das, dass die Bedienung des Tools mehr Zeit kostet, als sie am Ende sparen soll.

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Warum ist Einfachheit so wichtig für die Akzeptanz?

Nachdem wir nun schon einiges an Theorie zum Thema Software-Akzeptanz erfahren haben, gehen wir nun zu Beispielen aus der Praxis. Dass die Komplexität eines neuen Software-Tools zu Einstiegshürden führen kann, war auch Cornelius Rihm, Experte für Prozessorganisation in der Sparkasse Mainfranken, bewusst. Deshalb entschied man sich in seinem Unternehmen für MeisterTask. Er erklärt diese Entscheidung so:

Auch wenig technikaffine Mitarbeiter arbeiten gerne mit MeisterTask, weil die Handhabung so intuitiv und selbsterklärend ist.

Die ganze Erfolgsgeschichte der Sparkasse Mainfranken zum Einstieg ins digitale Task-Management lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Eine weitere deutsche Bank, die Volksbank Raiffeisen Würzburg, wollte ebenfalls die digitale Transformation im Unternehmen vorantreiben. Hier traf die Abteilung von Sebastian Kraft, Bereichsleiter der Organisationsentwicklung, die Entscheidung für MeisterTask: 

Unser Ziel war, Prozesse zu entstauben und neue, attraktive Tools zu finden, welche die Transformation vorantreiben und gerne und verlässlich verwendet werden.

Wie digitale Transformation durch ein Task-Management-Tool in einer Bank wie der VR Würzburg funktioniert, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Langzeit-Effekte: Einheitlicher arbeiten, Zeit sparen

Die verlässliche Verwendung, die Sebastian Kraft anspricht, ist ein wichtiger Punkt: Aufgabenmanagement-Tools, die einheitlich und langfristig verwendet werden, erhöhen die Einheitlichkeit und Qualität der Arbeit, weil gewisse Standards (Vollständigkeit, Pünktlichkeit), die für effizientere Workflows unerlässlich sind, durch das Tool etabliert und kontrolliert werden.

Der zweite spürbare Effekt von erfolgreichem Task-Management ist die Zeitersparnis für das gesamte Team. Mehr Transparenz über Projekte und Aufgaben, bessere Kommunikation direkt im Tool und weniger Abstimmungstermine zu laufenden Projekten machen die Workflows effizienter und sparen Zeit und damit auch Geld.

Diese Erfahrung machte auch Philipp Loch vom Schweizer Produktionsbetrieb VERWO AG, die MeisterTask als Ergänzung zu einem ERP-System verwendet: 

Früher hatten wir oft jede Woche ein Meeting zu einem Projekt. Durch die übersichtliche Aufgabenverteilung und Aufgabenverfolgung in MeisterTask können wir uns diese häufigen Besprechungen sparen und sind damit deutlich flexibler und effizienter geworden.

Wie ein Task-Management-Tool einen Produktionsbetrieb effizient unterstützt und unter anderem die Zahl der E-Mails drastisch reduziert, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Wie einfach sollte ein Aufgaben-Management-Tool für unsere Firma sein?

Bevor Sie sich als Unternehmen für ein digitales Aufgaben-Management-Tool entscheiden, sollten Sie sich drei Punkte genau überlegen:

  • Technische Affinität des Teams
  • Geplante Use Cases 
  • Kosten vs. Vorteile 

Technische Affinität des Teams

Wenn wir uns den Zusammenhang zwischen Onboarding, Software-Akzeptanz und Erfolg eines Software-Tools noch einmal vor Augen führen, dann ist die technische Erfahrung der Mitarbeiter und auch die technische Affinität bzw. Offenheit für digitale Tools ein wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden sollte.

Diese Erfahrung machte auch Torsten Schlegel vom deutschen Schokoladenerzeuger Ritter Sport, der die digitale Transformation des Traditionsunternehmens mit einem Task-Management-Tool – MeisterTask – gezielt vorantreibt. Er beschreibt den entscheidenden Faktor, der sein Unternehmen dazu bewegt hat, ein intuitives Tool zu wählen: 

Die Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter ist entscheidend. Das heißt: Wir können keine Tools implementieren, die zu kompliziert sind oder umfangreiche Schulungen erfordern.

Geplante Use Cases 

Überlegen Sie sich vor der Entscheidung für eine Software, welche Anwendungsfälle (Use Cases) Sie damit abdecken wollen und welche Funktionen eines Tools für eine spürbare Steigerung der Effizienz notwendig sind.

In der Deutschen Social Collaboration Studie 2020 empfehlen die Autoren ganz explizit, vor dem Roll-out einer neuen Software “praxisorientierte Use Cases zu entwickeln und auf dieser Basis die Change-Management-Maßnahmen einzuführen”.

Beim Einstieg in die Welt der digitalen Produktivitäts-Tools reichen oft schon die grundsätzlichen Projekt- und Aufgabenfunktionen, um eine deutliche Verbesserung der Transparenz und Effizienz zu erreichen. Digital eher unerfahrene Benutzer werden dadurch auch nicht überfordert, erkennen schneller den Nutzen eines Tools und sind daher auch besser in der Lage, Software-Akzeptanz zu entwickeln.

Technisch versierte Teams haben in der Regel auch kein Problem mit komplexerer Software und nutzen auch häufiger erweiterte Funktionen und Integrationen mit anderen Tools.

Kosten vs. Vorteile

Mehr bringt mehr? Nicht immer. Bei Software zahlen Sie nicht nur für die Anzahl an Funktionen, sondern auch für die Benutzerfreundlichkeit, in die viel Arbeit und Zeit fließt. Und ein Tool, das nicht verwendet wird, weil zu wenig Software-Akzeptanz bei den Mitarbeitern besteht, ist grundsätzlich eine Geldverschwendung – egal, wie teuer oder günstig die Software ist.

Deshalb gilt der Grundsatz: Lieber in ein benutzerfreundliches Tool investieren, als an einer Software zu scheitern, die theoretisch viel kann, aber deren Funktionen in der Anwendung nicht klar verständlich sind.

Warum MeisterTask wählen?

Warum sollten Sie sich als Unternehmen angesichts all dieser wichtigen Überlegungen also für MeisterTask als Aufgabenmanagement-Tool entscheiden? Wir fassen die Vorteile gerne noch einmal für Sie zusammen.

MeisterTask fokussiert sich auf das Wesentliche.

MeisterTask basiert auf einfachen Bausteinen, die die Hauptzwecke eines Task-Management-Tools für Teams abdecken:

  • ein Dashboard, 
  • verschiedene Projekte 
  • übersichtliche Aufgaben innerhalb der Projekte 

Viele andere Tools fügen so viele Extras hinzu, dass der Benutzer die Kernidee des Tools aus den Augen verliert. Hier sind wir wieder bei der Herausforderung, Einsteiger nicht zu überfordern: Die Funktionen, die Sie als Benutzer brauchen und vorrangig verwenden, werden bei MeisterTask so einfach präsentiert, dass sich der Nutzen des Tools quasi von selbst erklärt. Die Folge: schnelle und nachhaltige Software-Akzeptanz.

MeisterTask ist intuitiv.

MeisterTask ist so einfach zu bedienen, dass Sie die zahlreichen Tutorials auf YouTube und Support-Artikel im Help-Center, die wir anbieten, wahrscheinlich gar nicht brauchen. Sobald Sie die Grundlagen verstanden haben, sind Sie bereit loszulegen. Auch hier bewahrheitet sich: Ein Tool ist dann intuitiv, wenn die Benutzer sofort wissen, wie sie es bedienen und welchen Zweck sie damit erreichen.

MeisterTask macht agil.

Alle Unternehmen wünschen sich, “agiler” zu werden, doch die wenigsten schaffen die praktische Anwendung der agilen Prinzipien. MeisterTask ist der einfache Einstieg in agiles Arbeiten: Die visuelle Darstellung von Workflows wird über die Boards im Kanban-Stil erreicht, außerdem hilft diese Darstellungsform, besser zusammenzuarbeiten und effizienter zu delegieren. So wird Ihr Team produktiver, ohne ständig aktiv darauf hingewiesen zu werden.

Aufgabenmanagement für die Zukunft

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Loslegen mit MeisterTask

Wenn Sie mit MeisterTask starten, können Sie entweder ein Beispielprojekt ansehen oder gleich ein eigenes Projekt erstellen. Dabei werden Sie intuitiv durch die ersten Schritte geleitet. Die Boards im Kanban-Stil zeigen auf den ersten Blick, worum es bei dieser Art des Aufgabenmanagements geht: Ein Task wird je nach Erledigungsstufe von Spalte zu Spalte geschoben. 

Von vielen MeisterTask-Kunden, aber auch von unabhängigen Plattformen, die verschiedene Task-Management-Tools bewerten, wird genau diese Qualität immer wieder hervorgehoben: Die Aufgaben – und damit auch der Fortschritt – werden übersichtlich dargestellt, die intuitive Bedienung ist auch ohne Vorerfahrung mit ähnlichen Tools sehr leicht.

Mehr über den erfolgreichen Start mit MeisterTask und wie Sie Ihr Team am besten strukturieren, erfahren Sie in diesen Blogbeitrag.

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