Wie Felix Schoeller mit MindMeister + MeisterTask Meetings um 50% reduzierte (Erfolgsgeschichte)

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In der Produktion ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Vom Vorstand bis zur tatsächlichen Herstellung können die Prozesse komplex und zeitaufwändig sein. Ergreifen Sie deshalb jede Chance, um sie zu verbessern. Nutzen Sie die Digitalisierung für sich, damit Sie die großartigen Produkte, die Sie herstellen, noch effizienter und transparenter herstellen. Tools wie MindMeister und MeisterTask reduzieren Ihren Zeit- und Kostenaufwand. Erfahren Sie, wie der Papierhersteller Felix Schoeller die Meister Suite weltweit einsetzt und seine Meetings sowie seine Verwaltung um 50% reduziert.

Wie Felix Schoeller mit MindMeister + MeisterTask Meetings um 50% reduzierte (Erfolgsgeschichte)

Felix Schoeller: Ein globales Familienunternehmen

Menschen brauchen Dinge. Deshalb gibt es die verarbeitende Industrie, und deshalb ist sie so wichtig. Trotz ihrer enormen Größe können Unternehmen, die Waren herstellen, neue Technologien nur langsam annehmen. Selbst große Hersteller verwenden veraltete Systeme, die sie im heutigen Marktgeschehen ins Hintertreffen bringen können. Andere wiederum nutzen moderne Lösungen, um ihr Geschäft am Laufen zu halten – Unternehmen wie Felix Schoeller.

Der globale Papierhersteller hat die Zukunft im Blick. Felix Schoeller wurde 1895 gegründet und nutzt heute die Digitalisierung, um seine Geschäftsergebnisse zu verbessern. Offensichtlich macht das Unternehmen viel richtig. Das sind seine großartigen Erfolge allein im Jahr 2021:

  • Es wurden 545.000 Tonnen Papier produziert. 
  • Rund 1.800 Kunden kauften in mehr als 65 Ländern. 
  • Der Umsatz stieg zum ersten Mal auf über 1 Milliarde Euro.

Je größer ein Unternehmen, desto effizienter müssen deren Teams sein. Schnelligkeit, Agilität und Transparenz sind bei Felix Schoeller nicht nur Worte – sie werden auch erfolgreich gelebt. Wie wurde der Branchenriese so flexibel wie ein Tech-Startup? Hier erfahren Sie, wie der Marktführer für Spezialpapier heute MindMeister und MeisterTask einsetzt, um Prozesse zu rationalisieren und Zeit zu sparen. 

Herausfordernd: Meetingverwaltung rationalisieren und Effizienz verbessern

Mechtild Kerkhoff

Das Abstimmen von Meetingagenden, die Erstellung von Meetingprotokollen und das Nachhalten von Aktionspunkten waren wahre Zeitfresser.

Mechtild Kerkhoff, Vice President Corporate Office der Felix Schoeller Group.

Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt mehr als eine Stunde mit der Vorbereitung auf jedes Meeting. Bei einem Team von 8 Personen ist das ein ganzer Tag, der vor dem ersten Agendapunkt verloren geht. Teams nennen einige Hauptgründe, die sie in Meetings belasten:

  • Unklare Agenden
  • Zu wenig Vorbereitungszeit
  • Ineffektive Tools für die Planung und Durchführung von Meetings

Die Lösung? Alles beginnt mit einer Idee.

Das Problem mit „statischen“ Tools

Felix Schoeller sah in besseren Meetings den ersten Schritt, um produktiver zu werden. Eine interne Process-Excellence-Initiative ergab Folgendes:

  • Die Abläufe waren zu lang. 
  • Zeit ging durch Verwaltungsarbeit verloren.
  • Statische Dokumente waren zu unflexibel, um effektiv zu arbeiten.

Traditionell verwendete das Felix Schoeller-Team Microsoft Word zur Erstellung von Agenden. Da die „offizielle“ Agenda im Besitz einer einzigen Person war, mussten die Punkte von den Teilnehmern im Voraus angefordert werden. Dies verlängerte den ohnehin schon langwierigen Prozess um einen zusätzlichen Schritt und erschwerte die Umsetzung von Änderungen.

Der „Eigentümer“ des Themas musste sich mit dem „Eigentümer“ der Agenda in Verbindung setzen, um Anpassungen vorzunehmen. Nur so konnte die neue Version an das Team weitergegeben werden. Je mehr Änderungen erforderlich waren, desto mehr Zeit nahm dies in Anspruch.

Teams verwendeten Microsoft Excel, um Aktionspunkte zu notieren. Dies führte zu weiteren Problemen. Mitarbeiter verschwendeten zu viel Zeit damit, um Punkte per Hand zu kopieren und einzufügen. Nach Besprechungen gab es keine Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen oder effektiv mit dem Tool zu kommunizieren. Das bedeutete, dass der Überblick schnell verloren ging – und die manuelle Nachverfolgung war ein weiterer Zeitverlust für die Mitarbeiter. 

Es war klar: das Unternehmen brauchte eine Lösung. Felix Schoeller wollte die Zusammenarbeit reibungsloser gestalten. Im September 2021 war es dann soweit. Die Felix Schoeller Group initiierte das Pilotprojekt „MindMeister und MeisterTask“. Das große Ziel dabei? Effizienz steigern und Zeit sparen.

Weniger Zeit für Meetings aufwenden

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Verwaltungsaufwand für Meetings um 50% gesenkt

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Das Unternehmen reduzierte den Verwaltungsaufwand für Meetings um 50 %.

 

Mit MindMeister und MeisterTask konnten wir den Meetingaufwand um mehr als 50 % verschlanken […] Es freut mich, dass wir mit den Kollaborationstools von Meister eine Lösung zur Effizienzsteigerung gefunden haben.

Mechtild Kerkhoff

Mit der Meister Suite hat Felix Schoeller seinen gesamten Meetingprozess optimiert. Die Zahlen sprechen für sich. Dank MindMeister und MeisterTask hat das Unternehmen die Betriebskosten gesenkt und den Zeitaufwand für die Verwaltung von Meetings um 50% reduziert.

Mindmaps haben die statischen Meetingagenden ersetzt – nur das Datum der Besprechung wird im Voraus notiert. Vor einem Meeting fügt jeder seine eigenen Punkte hinzu. Die Mitarbeiter erstellen eine kollaborative Agenda, die kurzfristig bearbeitet werden kann. Das Ergebnis: mehr Flexibilität.

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Während der Meetings erstellen die Felix Schoeller-Teams die Protokolle direkt in MindMeister. So haben alle Teilnehmer alle Aktualisierungen immer in Echtzeit – und das Team bleibt up to date. Da die Mindmaps von MindMeister webbasiert sind, können alle Benutzer von überall und jederzeit darauf zugreifen.

Nach jedem Meeting werden Aktionspunkte aus der Mindmaps jenen Personen zugewiesen, die sie erledigen sollen – das Herzstück der MindMeister-MeisterTask-Integration. Vom MeisterTask-Projekt aus kann jeder im Team dann sehen, wer was bis wann zu tun hat. Meeting-Protokolle werden nicht mehr gebraucht – und das bedeutet, dass alle Teams mehr Zeit für die tatsächliche Arbeit haben.

Erfahren Sie, wie auch die Sparkasse Mainfranken MindMeister und MeisterTask einsetzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den Zeitaufwand für Meetings zu reduzieren.

Höhere Akzeptanz. Größerer Erfolg.

Der neue Meetingprozess stößt auf hohe Akzeptanz – wir sind sehr zufrieden.

Mechtild Kerkhoff

Wenn in einem Unternehmen neue Instrumente und Verfahren eingeführt werden, muss man mit einem gewissen Widerstand rechnen. Obwohl einige Mitarbeiter bei Felix Schoeller Zweifel an den neuen Tools hatten, konnten diese schnell beseitigt werden. Mindmaps haben nicht immer die gleiche Tiefe wie die ausführliche Verlaufsprotokolle der „alten Schule“. Ein zweimonatiges Pilotprojekt zeigte jedoch, dass die extreme Detailtiefe ihnen nicht geholfen hatte. „Das Schreiben und sogar das Lesen eines langen Dokuments kostet so viel Zeit. Es ist besser, wenn wir uns kurz fassen“, so Kerkhoff.

Daten bestätigen das. Wenn man zu viele Informationen erhält, ist es schwer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Eine Studie von ESRI zeigt, dass 66 Prozent der Befragten Dokumente, die Maps und Grafiken enthalten, leichter verstehen. Visuelle Mindmapping-Tools wie MindMeister machen es einfacher, Informationen zu verarbeiten und zu behalten.

Wie die hohen Akzeptanzraten für MindMeister und MeisterTask zeigen, sind Design und Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Die Teams waren in der Lage, die Tools sofort zu nutzen, was zum Gesamterfolg beigetragen hat.

Wägen Sie die Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen Tools ab? Die Akzeptanz von Software ist entscheidend für das Erreichen Ihrer Ziele. Finden Sie heraus, warum.

Lassen Sie sich von komplexen Prozessen nicht unterkriegen.

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Arbeitsabläufe sind mit der Meister Suite einfacher zu verwalten.

Die Verwaltung von Meetings muss nicht Ihre Zeit stehlen – und Sie auch nicht mit Angst erfüllen. Wenden Sie weniger Zeit für wiederkehrende Aufgaben und doppelte Arbeit auf – und lassen Sie Ihr Team dadurch mehr erreichen. Von der Vorbereitung und Planung von Meetings bis hin zur Ausführung von Aufgaben verwalten Sie Arbeitsabläufe mit der Meister Suite einfacher. Der Satz „Work smarter not harder“ war noch nie so treffend wie heute. Überzeugen Sie sich selbst davon, wie viel Zeit Sie sparen können.

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