Wie man Aufgaben effektiv delegiert (und warum das wichtig ist)

Eine meiner Lieblingssportarten bei den Olympischen Spielen ist der Staffellauf. Bei den Läufern sieht es unglaublich leicht aus, wenn sie mit 20 km/h blind nach einem Stab greifen und dabei in ihrer Bahn bleiben. Aber in Wahrheit ist das, was sie tun, extrem schwierig. Und es ist so ähnlich wie effektives Delegieren.

Delegieren hört sich einfach an. Bei jenen, die es gut können, ist es auch so – die effektive Weitergabe des Staffelstabs erfordert jedoch viel Vertrauen, Kommunikation und Koordination. Wenn Sie lernen, wie man gut delegiert, gewinnt jeder in Ihrem Team.

Das lernen Sie in diesem Beitrag:

• Warum ist es wichtig, zu delegieren?
• Warum Manager beim Delegieren versagen
• Wie man feststellt, wann Delegieren wichtig ist
• Wie man Aufgaben effektiv delegiert

Warum ist es wichtig, zu delegieren?

Als Führungskraft ist es wichtig, Aufgaben zu delegieren. Warum? Weil Sie nicht alles selbst machen sollten und auch nicht können. Delegieren stärkt Ihr Team sogar, schafft Vertrauen und hilft bei der beruflichen Entwicklung. Führungskräfte finden dadurch besser heraus, wer am besten geeignet ist, um Aufgaben oder Projekte zu bewältigen.

Das Delegieren von Aufgaben kann in erster Linie Ihr Arbeitspensum reduzieren. Dr. Scott Williams, Professor für Management an der Wright State University, geht noch weiter und ist überzeugt, dass das Delegieren von Aufgaben viel mehr als nur eine kurzfristige Erleichterung für Sie bewirkt.

Menschen, die für Sie arbeiten, können neue Fähigkeiten entwickeln und Wissen erwerben. Das wiederum bereitet sie auf größere zukünftige Verantwortungen vor.

„Das Delegieren von Aufgaben kann auch ein klares Zeichen dafür sein, dass Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter respektieren und dass Sie auf ihre Diskretion vertrauen“, schreibt Williams. „Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass man ihnen vertraut und sie respektiert, engagieren sich in der Regel stärker für ihre Arbeit, ihr Unternehmen und vor allem für ihre Vorgesetzten.“

Warum Manager beim Delegieren versagen

Obwohl die Vorteile des Delegierens offensichtlich und zahlreich sind, scheitern viele Manager immer noch daran, effektiv zu delegieren. In der Tat gibt es einige Mythen und falsche Vorstellungen über das Delegieren, die manche Führungskräfte davor zurückschrecken lassen, Arbeit an andere abzugeben.

Manager denken, dass Delegieren nur bedeutet, die Arbeit an jemand anderen abzugeben.

„Manager verwechseln das Delegieren oft mit dem Abgeben von Arbeit“, schreibt Harvey Mackay, Gründer von MackayMitchell Envelope Co. „Also tun sie es nicht und verschwenden am Ende sowohl ihre Zeit als auch die Zeit und die Ressourcen des Unternehmens.“

Delegieren kann eine Chance sein, die Arbeitsbelastung besser zu bewältigen, aber darüber hinaus kann es für Ihre Mitarbeiter eine wirklich wertvolle Lernerfahrung sein, so Mackay.

Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Zeichen für eine starke Führungskraft.

Manager glauben, dass sie es besser machen können.

In einer Studie wurde festgestellt, dass zwei psychologische Prozesse dazu führen, dass Menschen zögern, Arbeit zu delegieren:

• Der Effekt der Selbstaufwertung (“elf-enhancement effect”), also die Tendenz eines Managers, ein Arbeitsprodukt umso höher zu bewerten, je mehr er oder sie an dessen Erstellung beteiligt ist.
• Der Effekt an den Glauben der Aufsicht (“faith in supervision effect”), bei dem Menschen dazu neigen, Arbeit, die unter der Kontrolle eines Vorgesetzten ausgeführt wird, für besser zu halten, als Arbeit, die ohne Aufsicht ausgeführt wird.

Achten Sie auf diese Vorurteile bei Ihrer Arbeit. Sie könnten ein Zeichen dafür sein, mehr Vertrauen innerhalb Ihres Teams aufbauen zu müssen.

Manager sind nervös, wenn sie loslassen müssen.

Loszulassen kann eine Herausforderung sein, aber es ist wichtig zu akzeptieren, dass man nicht alles selbst machen kann.

„Der Verzicht auf die Experten-Rolle erfordert ein hohes Maß an Selbstvertrauen und Weitsicht, selbst in einem gesunden Umfeld“, sagt Carol Walker, Präsidentin von Prepared to Lead, einem Beratungsunternehmen, das sich auf die Entwicklung junger Führungskräfte konzentriert.

Denken Sie daran, dass Ihr Team genauso wie Sie eine gute Arbeit leisten und erfolgreich sein möchte. Wenn Ihre Mitarbeiter Erfolg haben, haben auch Sie Erfolg.

„Ich habe gelernt, dass die Leute Sie seltener enttäuschen, wenn sie wissen, dass Ihr Schicksal in ihren Händen liegt – und umgekehrt“, sagt Mackay.

Manager denken, dass das Delegieren länger dauert, als die Arbeit selbst zu erledigen.

Ein weiterer Grund, warum weniger delegiert wird, ist, weil viele denken, dass es länger dauern kann, jemandem beizubringen, wie man eine Aufgabe erledigt, als sie selbst zu erledigen.

Das mag zwar beim ersten Mal, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, stimmen. Mit der Zeit verringert sich jedoch die Zeit, die man für diese Aufgabe aufwenden muss, weil man nicht mehr so genau über den Ablauf nachdenken muss.

Stellen Sie sich vor, dass Sie acht Stunden brauchen, um jemanden durch eine Aufgabe zu führen, die Sie jede Woche erledigen müssen. Normalerweise brauchen Sie eine Stunde, um die Aufgabe zu erledigen.

Acht Wochen, nachdem Sie eine andere Person für die Aufgabe eingeschult haben, haben Sie die Zeit, die Sie für die Schulung aufgewendet haben, wieder hereingeholt. Somit gewinnen Sie ab diesem Zeitpunkt für jede Woche eine zusätzliche Stunde Zeit, die Sie anderweitig nutzen können.

Mit dieser zusätzlichen Stunde können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie beispielsweise auf Strategien, Coaching oder Entwicklung – also auf die Dinge, die Führungskräfte tun sollten.

Wie man feststellt, wann Delegieren wichtig ist

Ein Grund, warum Manager zu wenig delegieren, besteht häufig auch darin, dass Führungskräfte unsicher sind, welche Aufgaben sie delegieren sollten und welche nicht. Bei der Arbeitsbelastung jeder Führungskraft – insbesondere bei neuen Führungskräften –  gibt es wahrscheinlich Aufgaben, die man besser selbst erledigen sollte, und Aufgaben, die man delegieren sollte.

Die Karriere- und Unternehmensstrategin Jenny Blake empfiehlt eine Überprüfung Ihrer Aufgaben anhand der folgenden Regeln. So sollen Sie herauszufinden, welche Aufgaben Sie delegieren sollten:

• Klein: Kleine Aufgaben nehmen nur wenig Zeit in Anspruch, summieren sich aber mit der Zeit. Aufgaben, die besser ein Assistent für Sie erledigen könnte, könnten sein: Meetings planen, Flüge für Geschäftsreisen buchen oder Spam-/Marketing-E-Mails aus Ihrem Posteingang löschen.
• Eintönig: Eintönige Aufgaben sind oft wenig anspruchsvolle Aufgaben, wie das Kopieren und Einfügen von Lead-Informationen aus Ihrem Marketing-Automatisierungstool in Ihr CRM. Diese Aufgaben erfordern wenig Geschick und können leicht delegiert werden.
• Zeitaufwendig: Zeitaufwendige Aufgaben kann man in kleinere Stücke zerlegen und als Teile der Arbeit an andere delegieren. Wenn Sie eine Aufgabe regelmäßig erledigen, die viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, Teile dieser Aufgabe an andere abzugeben.
• Lehrbar: Haben Sie Aufgaben zu erledigen, die Sie leicht jemand anderem beibringen könnten? Wenn eine Aufgabe vollständig erlernbar ist und sie keine Fachkenntnisse erfordert, die nur Sie selbst vorweisen können, ist sie ein lohnender Kandidat für die Delegation.
• Untalentiert: Haben Sie keine gestalterischen Fähigkeiten? Wenn Sie für die Erstellung von Grafiken für Ihre Blogbeiträge sechsmal so lange brauchen wie ein professioneller Designer, dann delegieren Sie dise. Es ist besser, diese Aufgabe an jemanden geben, der die Arbeit schneller und besser erledigen kann.
• Zeitkritisch: Auch wenn es vielleicht besser wäre, alle Aufgaben im Zusammenhang mit einem zeitkritischen Projekt selbst zu erledigen – wenn Sie keine Zeit haben, alles allein zu erledigen, ist es an der Zeit, Teile dieser Aufgabe an andere Mitglieder Ihres Teams zu delegieren.

Ziehen Sie auch in Erwägung, Aufgaben zu delegieren, die Sie zwar gerne tun, die aber nicht mehr zu Ihren Aufgaben gehören.

Haben Sie vor Kurzem eine Führungsrolle übernommen? Dann haben Sie vielleicht noch Lieblingsprojekte aus Ihrer Zeit als Einzelkämpfer. Wenn diese Aufgaben jetzt jedoch von jemand anderem erledigt werden müssen, ist es an der Zeit, diese Lieblingsaufgaben zu delegieren und einer Person beizubringen, wie sie diese Aufgaben bestmöglich für Sie erledigen kann.

Wie Sie Aufgaben effektiv delegieren

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, Aufgaben effektiv zu delegieren. Sie sollen Ihnen helfen, die Arbeitslast im Team aufzuteilen und gemeinsam Fortschritte zu erzielen, von denen alle profitieren.

1. Wählen Sie die richtige Person für die Aufgabe.

Eine gute Führungskraft sollte die Stärken, Schwächen und Vorlieben der Mitarbeiter kennen. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren müssen, die viel Zusammenarbeit erfordert, delegieren Sie sie nicht an jemanden, der am liebsten allein arbeitet. Delegieren Sie sie an jemanden, der gerne zusammenarbeitet.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach den empfohlenen Regeln analysiert haben, haben Sie bereits eine Liste von Aufgaben, die Sie delegieren möchten. Vielleicht sollten Sie sich mit Ihrem Team zusammensetzen, die Liste durchgehen und die Mitarbeiter selbst die Aufgaben auswählen lassen, die sie am liebsten übernehmen würden.

Die Auswahl der Aufgaben, die Sie delegieren, ist eine weitere Möglichkeit, Vertrauen in Ihrem Team aufzubauen und es zur Mitarbeit zu motivieren.

2. Erklären Sie, warum Sie delegieren.

Wenn Sie eine Aufgabe aus heiterem Himmel an jemanden delegieren, ist es sehr hilfreich, wenn Sie erläutern, warum Sie ihm diese Verantwortung übertragen.

„Wenn Sie eine Person auswählen, an die Sie delegieren möchten, sagen Sie ihr, warum Sie sie ausgewählt haben und wie Sie hoffen, dass sie dadurch wachsen kann“, sagt Alex Cavoulacos, Gründer von The Muse. „Helfen Sie ihnen, jede delegierte Aufgabe als Chance zu sehen, mehr Verantwortung zu übernehmen oder neue Fähigkeiten zu entwickeln.“

3. Geben Sie die richtigen Anweisungen.

Jeder gute Delegator vermittelt grundlegende und wichtige Informationen, ohne dabei Mikromanagement zu betreiben. Stephen Covey, Autor von The 7 Habits of Highly Effective People, schlägt vor, eher Ergebnisse als Methoden zu delegieren:

„Sagen Sie zum Beispiel: ‚Das ist es, was wir tun. Das ist unser Ziel. Ich möchte, dass Sie den Verkauf abschließen’, anstatt ‘Verfolgen Sie diese Leads weiter’“, sagt Covey.

Nennen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Ziele oder die Meilensteine, die Sie zu erreichen hoffen, und lassen Sie sie das Problem auf ihre eigene Weise angehen. Streben Sie nicht nach Perfektion oder Mikromanagement; jemand anderes könnte eine Aufgabe anders erledigen als Sie. Solange sie das gewünschte Ergebnis erzielen, ist das in Ordnung.

4. Stellen Sie Ressourcen und Schulungen bereit.

Sie müssen dafür sorgen, dass die mit einer Aufgabe oder einem Projekt betraute Person über die Werkzeuge und Ressourcen verfügt, die sie braucht, um erfolgreich zu sein.

„Eine gute Faustregel für die Ausbildung lautet: ‚Ich mache, wir machen, du machst‘ (schau mir zu, wie ich das mache, dann machen wir es gemeinsam, jetzt versuchst du es)“, sagt Cavoulacos.

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, sollten Sie sicherstellen, dass die betreffende Person über die notwendigen Werkzeuge und Fähigkeiten verfügt, um die Aufgabe zu erledigen – oder ihr die Möglichkeit geben, diese Fähigkeiten zu trainieren.

Wenn Sie beispielsweise jemanden bitten, ein bestimmtes Tool zu verwenden, das er oder sie noch nie benutzt hat, um eine Aufgabe zu erledigen, sollten Sie sicherstellen, dass es einen Plan gibt, wie er oder sie sich zunächst mit dem Tool vertraut machen kann.

5. Delegieren Sie Verantwortung *und* Autorität.

Wahrscheinlich waren Sie schon einmal in einer Situation, in der Sie mit einer Aufgabe betraut waren, sich aber nicht in der Lage fühlten, Entscheidungen zu treffen. Das Ergebnis ist, dass die Arbeit ins Stocken gerät, Sie um Hilfe bitten müssen und die Aufgabe sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten mehr Zeit in Anspruch nimmt.

„Manager, die nicht in der Lage sind, nicht nur Verantwortung zu delegieren, sondern auch bestimmte Aufgaben zu übernehmen, müssen sich schließlich damit abfinden, dass sie ihren Untergebenen unterstellt sind und einen Teil der Arbeit erledigen, anstatt umgekehrt“, schreibt Martin Zwilling, Gründer und CEO von Startup Professionals. 

Fördern Sie ein Umfeld und eine Kultur, in der die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie Entscheidungen treffen, Fragen stellen und die notwendigen Schritte unternehmen können, um die Arbeit zu erledigen.

6. Kontrollieren Sie die Arbeit und geben Sie Feedback.

Es gibt nichts Schlimmeres als einen Vorgesetzten, der etwas an einen Mitarbeiter delegiert und dann dem Mitarbeiter die Schuld gibt, wenn etwas schiefgeht. Seien Sie nicht so ein Vorgesetzter.

Überprüfen Sie die Arbeit, die Sie Ihren Mitarbeitern übertragen haben, wenn sie fertig ist. Vergewissern Sie sich, dass sie korrekt ausgeführt wurde, und geben Sie ihnen das nötige Feedback, damit sie die Aufgabe in Zukunft besser erledigen können.

7. Bedanken Sie sich.

Wenn jemand eine Aufgabe oder ein Projekt, das Sie delegiert haben, abgeschlossen hat, zeigen Sie echte Wertschätzung und weisen Sie auf bestimmte Dinge hin, die derjenige richtig oder gut gemacht hat.

Wenn Sie sich diese Besonderheiten notieren, geben Sie den Mitarbeitern einen Fahrplan, was sie weiterhin tun sollten, um erfolgreich zu sein.

„Dies ist der einfachste Schritt, aber einer der schwierigsten, den viele Menschen lernen müssen“, sagt Zwilling. „Er fördert die Loyalität, verschafft echte Zufriedenheit für geleistete Arbeit und wird zur Grundlage für Mentoring und Leistungsbeurteilung.”

Die Vorteile vom Delegieren

Wenn Sie gut delegieren, können Sie das Vertrauen und das Engagement Ihrer Mitarbeiter erhöhen, die Produktivität steigern und sicherstellen, dass die richtigen Leute die Aufgaben erledigen, die ihnen am besten liegen.

Scheuen Sie sich also nicht, den Staffelstab weiterzugeben. Es braucht vielleicht etwas Übung, um ein guter Delegator zu werden, aber wenn Sie daran arbeiten, werden Sie alle weiter kommen.

Dieser Beitrag, der ursprünglich im März 2017 veröffentlicht wurde, wurde aktualisiert, um mehr Informationen darüber zu liefern, wie man bestimmt, welche Aufgaben delegiert werden sollten, und um ein paar weitere Tipps zum Delegieren hinzuzufügen.

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