Wie man den perfekten GTD-Workflow mit MeisterTask erstellt

GTD ist eine Produktivitätstechnik, die von David Allen entwickelt und in seinem Buch Getting Things Done: the art of stress-free productivity beschrieben wurde. Die “Getting-Things-Done”-Methode, ermutigt Menschen dazu, alle Aufgaben in einer zentralen Liste zusammenzutragen und diese dann wöchentlich abzuarbeiten. So soll man die ausstehenden Aufgaben gut bewältigen und mehr erreichen können.

Um mit GTD erfolgreich zu sein, ist es wichtig, das richtige Tool zum Sammeln und Organisieren Ihrer To-Do-Liste zu verwenden. Wir geben zu, dass wir ein wenig voreingenommen sind. Trotzdem denken wir, dass MeisterTask das perfekte Tool ist.

In diesem Beitrag führen wir Sie durch die Verwendung von MeisterTask für GTD. Wir zeigen Ihnen sowohl einen einfachen Ansatz für GTD-Anfänger als auch einen fortgeschritteneren Ansatz für GTD-Meister, die von einigen Automationen von MeisterTask profitieren werden.

Einfaches GTD mit MeisterTask

GTD ist ein unglaublich gut skalierbares System, das so einfach sein kann, wie Sie es wollen, oder so komplex, wie Sie es brauchen.

Wenn Sie gerade erst mit der Technik beginnen, ist es wahrscheinlich am besten, die Dinge relativ einfach zu halten und sich einmal mit dem Sammeln und Bearbeiten Ihrer Aufgaben vertraut zu machen, bevor Sie die Komplexität erhöhen.

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie mit MeisterTask den einfachen Ansatz für GTD umsetzen können.

Schritt 1: Erstellen Sie ein GTD-Projekt in MeisterTask

Erstellen Sie als ersten Schritt ein GTD-Projekt in MeisterTask. Registrieren Sie sich dazu vorab für ein kostenloses MeisterTask-Konto oder melden Sie sich bei Ihrem Konto an, wenn Sie bereits eines haben. Dann klicken Sie auf das Pluszeichen neben „(Aktive) Projekte“, um ein neues GTD-Projekt zu erstellen.

Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen, passen Sie bei Bedarf die Einstellungen für die gemeinsame Nutzung an und klicken Sie dann auf „Projekt erstellen“.

Schritt 2: Richten Sie Ihre Capturing-Spalte ein

Einer der Kerngedanken von GTD ist, dass Sie alle noch zu erledigenden Aufgaben in einem zentralen System sammeln. Das bedeutet, dass Sie alle Aufgaben aus Ihrem Kopf, Ihrem E-Mail-Posteingang, Ihrem Telefon usw. in einer einzigen Liste zusammenfassen müssen.

Wenn Sie MeisterTask für GTD verwenden, können Sie die erste Spalte auf Ihrem Kanban Board als Ihre Capturing-Spalte einrichten. “Capturing” (Erfassen) ist die erste von fünf Stufen bei der GTD-Methode. Klicken Sie auf Spaltenüberschrift und ändern Sie den vordefinierten Text „Offen“ in einen neuen Namen, z.B. „Posteingang“, „Capturing“ oder „Zu Bearbeiten“.

Dies ist die Spalte, in der Sie all Ihre unbearbeiteten To-Dos sammeln.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre To-Dos nun in die MeisterTask-Spalte einzufügen:

Neue To-Dos manuell hinzufügen

Wenn Sie Ihre Aufgaben von einer handschriftlichen Liste abschreiben oder Braindumping der noch ausstehenden Aufgaben in Ihrem Kopf machen möchten, fügen Sie eine neue Aufgabe nach der anderen manuell hinzu, indem Sie auf das Plus-Symbol in Ihrer Capturing-Spalte klicken.

Geben Sie Ihrer neuen Aufgabe einen Titel, und wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Aufgaben zur Spalte hinzugefügt haben.

To-Do’s per E-Mail an Ihre MeisterTask-Spalte senden

Wenn Sie Aufgaben von Ihrem E-Mail-Posteingang in direkt in Ihre Capturing-Spalte in MeisterTask übertragen möchten, können Sie diese einfach an die E-Mail-Adresse der Aufgaben-Spalte weiterleiten.

Klicken Sie dazu auf den nach unten zeigenden Pfeil in der rechten Ecke der Capturing-Spalte und gehen Sie dann zu „Automationen“. Hier wird die E-Mail-Adresse angezeigt, an die Sie die Aufgaben aus E-Mails weiterleiten können, damit sie als Aufgaben in Ihrer Capturing-Spalte erscheinen.

Am besten Sie kopieren diese E-Mail-Adresse und fügen sie zu Ihrem Adressbuch hinzu, damit Sie alle bestehenden und neuen Aufgaben an MeisterTask weiterleiten und in Ihrer Capturing-Spalte sammeln können.

Gmail-Benutzer können auch das Gmail-Add-on von MeisterTask verwenden, um Aufgaben in MeisterTask hinzuzufügen, ohne E-Mails weiterzuleiten oder die Gmail-Oberfläche zu verlassen. Das Gleiche gilt für Benutzer von Outlook oder Spark.

Hinzufügen von To-Dos aus anderen Tools

Um Ihrer Capturing-Spalte in MeisterTask To-Dos aus anderen Anwendungen hinzuzufügen, können Sie eine unserer Zapier-Integrationen verwenden. Damit können Sie folgende Dinge tun:

• MeisterTask-Aufgaben aus Evernote-Notizen erstellen
• MeisterTask-Aufgaben aus Google Calendar-Ereignissen erstellen
• Google Sheets-Zeilen zu MeisterTask als Aufgaben hinzufügen
• Aufgaben in MeisterTask aus Slack-Nachrichten erstellen

Mit Zapier können Sie MeisterTask mit mehr als 1.500 anderen Apps verbinden. Nutzen Sie die Automationen also, um sicherzustellen, dass Ihre To-Dos in jeder App zu Ihrer Capturing-Spalte hinzugefügt werden.

Und wenn Sie stattdessen ein IFTTT-Benutzer sind, können Sie auch unsere IFTTT-Integration verwenden, um benutzerdefinierte Workflows für das Hinzufügen Ihrer To-Dos zu Ihrer Capturing-Spalte zu erstellen.

Aufgaben von Trello oder Asana migrieren

Wenn Sie bisher Trello oder Asana verwendet haben und zu MeisterTask wechseln möchten, können Sie Ihre Trello-Boards oder Asana-Projekte mit nur wenigen Klicks importieren, um sich das manuelle Kopieren und Einfügen aller Aufgaben zwischen den beiden Tools zu ersparen.

Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Bearbeitungs-Spalten

Sobald Sie alle ausstehenden Aufgaben in Ihrer Capturing-Spalte haben, ist es an der Zeit, einige Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre To-Dos organisieren und bearbeiten werden. GTD empfiehlt eine Vielzahl von Listen, die Sie hinzufügen können, aber für einen einfachen Ansatz empfehlen wir die folgenden:

• Aktuelles: Aufgaben, die Sie erledigen müssen
• Projekte: To-dos, die größere Arbeitseinheiten und mehrere Aufgaben darstellen
• Nächstes: Dinge, die Sie in der Zukunft erledigen müssen, mit denen Sie aber noch nicht beginnen können
• Baldiges: Dinge, die Sie gerne eines Tages erledigen würden, die aber keine Priorität haben
• Erledigtes: Aufgaben, die Sie erledigt haben

Sie können alle Ihre Spalten auf Ihrem GTD-Board bearbeiten und ihnen die entsprechenden Titel geben, indem Sie auf den Text des aktuellen Spalten-Namens klicken. Um eine neue Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf „+ Spalte hinzufügen“.

Auch die Hintergrundfarbe der Spalten-Kopfzeile können Sie ändern, indem Sie auf das Spalten-Icon links neben dem Spalten-Namen klicken und eine andere Hintergrundfarbe auswählen.

Wenn Sie all Ihre Spalten erstellt haben, ordnen Sie schließlich Ihre Spalten so an, wie es für Sie passt. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol in der Kopfzeile jeder Spalte und ziehen es per Drag-and-Drop an die gewünschten Stellen.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Bearbeitung Ihrer To-Dos

Sobald Sie alle Spalten eingerichtet haben, können Sie mit der Bearbeitung Ihrer To-Dos im Rahmen Ihrer wöchentlichen Überprüfung beginnen. Gehen Sie jedes Element in Ihrer Capturing-Spalte durch und ziehen Sie es in die entsprechende Spalte:

• Wenn Sie für die Erledigung einer Aufgabe weniger als zwei Minuten benötigen, erledigen Sie sie einfach und ziehen sie dann in die Spur „Erledigt“.
• Wenn Sie für die Erledigung einer Aufgabe mehr als zwei Minuten benötigen, ziehen Sie sie in die entsprechende Spalte: Aktuelles, Nächstes oder Baldiges.
• Wenn eine Aufgabe sehr umfangreich ist und in mehrere Teilaufgaben aufgeteilt werden muss, ziehen Sie sie in die „Projekte“-Spalte.

Wenn Sie fertig sind, sollte Ihre Capturing-Spalte leer sein. Alle Ihre Aufgaben sollten sich auf den anderen Bahnen Ihres Kanban Boards befinden.

Während Ihrer wöchentlichen Überprüfung können Sie auch damit beginnen, Ihre Projekte mithilfe der Checkliste-Funktion von MeisterTask aufzuschlüsseln. Öffnen Sie dazu auf eine Projektaufgabe und wählen Sie dann „Checklisteneintrag hinzufügen“. Geben Sie die Aufgaben ein, die Sie im Rahmen dieses Projekts erledigen müssen. Wenn Sie fertig sind, können Sie diese Checklisteneinträge in eigene Aufgaben umwandeln.

Für zeitkritische Elemente in den Bereichen „Nächstes“ und „Baldiges“ können Sie Fälligkeitsdaten zu Ihren Aufgaben hinzufügen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Öffnen Sie dazu einfach die betreffende Aufgabe, klicken Sie auf „Fälligkeit“, und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus.

Sie können Ihr Kanban Board auch so filtern, dass nur Aufgaben angezeigt werden, die entweder heute, morgen, in einer Woche, in zwei Wochen oder in einem Monat fällig sind. Sie können auch jene Aufgaben auswählen, die bereits in der Vergangenheit fällig waren. Um Ihr Kanban Board zu filtern, klicken Sie auf den “Aktivität und Filter”-Button im Navigationsmenü rechts oben. Klicken Sie dann auf das Filtersymbol links daneben und wählen Sie beim Dropdown-Menü des Fälligkeitsdatums den gewünschten Zeitrahmen aus.

Wenn Sie beispielsweise „Heute“ auswählen, wird Ihre Kanban Board so aktualisiert, dass nur Aufgaben mit Fälligkeitsdatum für heute angezeigt werden.

Schließlich können Sie die Prioritäten für die einzelnen Aufgaben in Ihren Spalten festlegen, indem Sie die Aufgaben durch Ziehen in der Reihenfolge anordnen, in der Sie sie erledigen wollen/müssen.

Schritt 5: Erledigen Sie die Dinge

Nun haben Sie Ihr Projekt eingerichtet, Ihre Spalten erstellt und Ihre Aufgaben konsolidiert und organisiert. Jetzt können Sie starten, die Dinge auch zu erledigen. Arbeiten Sie einfach mit Ihrer „Aktuelles“-Spalte, überprüfen Sie die Aufgaben in dieser Spalte täglich, erfassen Sie Ihre To-Dos, sobald sie eintreffen, und bearbeiten Sie Ihre Capturing-Spalte einmal pro Woche.

GTD für Fortgeschrittene mit MeisterTask

Wenn Sie den grundlegenden GTD-Prozess bereits verstehen und Ihre GTD-Methode mit  MeisterTask professionell umsetzen möchten, lesen Sie hier weiter.

In David Allens „Engaging“-Schritt des GTD-Workflows empfiehlt er zum Beispiel, Aufgaben nach Kontext (also z.B. Arbeit vs. Zuhause), verfügbarer Zeit (wie lange es dauern wird), verfügbarer Energie (wie viel Energie Sie brauchen, um die Aufgabe zu erledigen) und Priorität (wie wichtig es ist, die Aufgabe zu erledigen) zu organisieren.

Die Zuordnung von Aufgaben zu Kategorien hilft Ihnen nicht nur, Ihre Aufgaben besser zu organisieren, sondern erleichtert Ihnen auch, bessere Entscheidungen zu treffen, wenn Sie entscheiden müssen, was als Nächstes zu tun ist.

Wählen Sie Aufgaben aus, die Sie als wenig energiereich eingestuft haben, wenn Sie sich müde fühlen, oder Aufgaben, für die Sie nur ein paar Minuten brauchen, wenn Sie unter Zeitdruck stehen. Da Sie diese Kategorisierung vorab getroffen haben, während Sie Ihre Aufgaben bearbeiteten, ersparen Sie sich im Moment der Entscheidungsfindung über all diese Details nachdenken zu müssen.

Wenn Sie die GTD-Methode mit MeisterTask weiter ausbauen wollen, erstellen Sie am besten ein weiteres Projekt.

Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Erfassungs- und Kategorisierungsprojekt

Im neuen Projekt erfassen Sie einerseits Ihre To-Dos und andererseits fügen Sie diesen To-Dos Kontexte hinzu.

Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Projekts in MeisterTask. Nennen Sie Ihr Projekt z.B. „GTD Sammelstelle“. Sobald Ihr Projekt erstellt ist, fügen Sie die Spalten hinzu, die Sie benötigen, um Ihren Aufgaben einen Kontext zu geben. Zum Beispiel:

• Vielleicht erstellen Sie eine Spalte für „Zuhause“ und eine Spalte für „Arbeit“, um die Dinge, die Sie erledigen müssen, nach dem Ort zu kategorisieren, an dem Sie diese erledigen müssen.
• Sie können Spalten für Zeitrahmen wie „30 Minuten“, „eine Stunde“, „zwei Stunden“, „vier Stunden“ und „ein Tag“ einrichten, um die Aufgaben danach zu kategorisieren, wie lange sie voraussichtlich dauern werden, bis sie erledigt sind.
• Sie können Spalten für „Hohe Energie“, „Mittlere Energie“ und „Niedrige Energie“ einrichten, um Aufgaben danach zu kategorisieren, wie viel Energie sie für ihre Erledigung benötigen.
• Sie können Spalten für „Hohe Priorität“, „Mittlere Priorität“ und „Niedrige Priorität“ verwenden, um die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren.

Fügen Sie rechts neben Ihrer “GTD Sammelstelle”-Spalte in MeisterTask all jene Kategorie-Spalten hinzu, die Sie verwenden möchten.

Schritt 2: Erstellen Sie Tags für Ihre Kategorien

Nun erstellen wir für jede Kategorien Tags. So sehen wir die Kategorien jeder Aufgabe auf einen Blick.

Öffnen Sie dazu eine Ihrer Aufgaben und wählen Sie dann rechts „Tags“. 

Klicken Sie bei „Tags zuweisen“ auf “Verwalten” und geben Sie dann den Namen Ihrer ersten Kategorie ein.

Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie für jede Kategorie einen Tag haben. Sie können auch die Farbe Ihrer Tags ändern, indem Sie auf einen beliebigen Tag klicken und eine Farbe auswählen.

Schritt 3: Erstellen von Automationen für die automatische Zuweisung von Tags zu Aufgaben

Als Nächstes richten wir Automationen ein, damit Aufgaben gleich mit ihren Kategorien gekennzeichnet werden, sobald wir sie in die jeweilige Spalten setzen.

Beginnen Sie mit der ersten Kategoriespalte. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der Kopfzeile der Spalte und wählen Sie „Automationen“ > „Automation hinzufügen“.

Wählen Sie aus der Auswahl der Automationen „Tags aktualisieren“.

Aktivieren Sie die Option „Diese Tags hinzufügen“, wählen Sie den entsprechenden Tag für die Kategorie aus, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Text „Diese Automation auf alle bestehenden Aufgaben in dieser Spalte anwenden“ und klicken Sie auf „Fertig“.

Wiederholen Sie diese Schritte für jede Ihrer Kategorien.

Wenn Sie damit fertig sind, fügen Sie durch das Ablegen einer beliebigen Aufgabe in einer Kategorien-Spalte automatisch den Tag dieser Kategorie zu dieser Aufgabe hinzu. Auf diese Weise können Sie Aufgaben in jede Kategoriegruppe (Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität) verschieben. Das automatische Hinzufügen der Tags hilft Ihnen später beim Entscheiden, welche Aufgaben Sie übernehmen möchten.

Schritt 4: Erstellen Sie eine Automation, um Ihre Aufgaben auf Ihrem Haupt-GTD-Projektboard zu verschieben

Da das GTD-Board nur dazu dient, Aufgaben zu erfassen und zu kategorisieren, brauchen wir eine Möglichkeit, die erfassten und kategorisierten Aufgaben auf unser Haupt-GTD-Projektboard zu übertragen. Das können wir automatisch tun, indem wir eine letzte „Verschieben“-Spalte auf unserer GTD-Board anlegen und eine weitere Automatisierung erstellen.

Sobald Sie Ihre „Verschieben“-Spalte erstellt haben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der Kopfzeile der Spalte und wählen Sie „Automationen“ > „Automation hinzufügen“.

Wählen Sie „Aufgabe verschieben“.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Verschieben nach“ und wählen Sie Ihr GTD-Hauptprojekt aus.

Wählen Sie bei „Spalten“ den Namen Ihrer “GTD Sammelstelle”-Spalte aus.

Markieren Sie abschließend das Kästchen neben „Diese Automation auf alle bestehenden Aufgaben in dieser Spalte anwenden“ und klicken Sie auf „Fertig“.

Wenn Sie mit der Kategorisierung Ihrer Aufgaben fertig sind, können Sie diese in die „Verschieben“-Spur legen, um sie automatisch an die “GTD Sammelstelle”-Spalte Ihres GTD-Hauptprojekts zu senden.

 

Schritt 5: Starten Sie, Ihre Aufgaben zu kategorisieren

Beginnen Sie bei Ihrer wöchentlichen Überprüfung mit Ihrem Erfassungs- und Kategorisierungs-Board. Ziehen Sie jede Aufgabe in die entsprechende Spalte, um ihnen eine Markierung hinzuzufügen. Wenn Sie fertig sind, ziehen Sie die Aufgaben in die Spalten „Verschieben“, um sie automatisch an Ihr Haupt-GTD-Projektboard zu senden.

Danach können Sie Ihr Haupt-GTD-Projektboard nutzen, um zu entscheiden, wie Sie Ihre Aufgaben organisieren und erledigen. Sie können Ihr Board sogar so filtern, sodass nur Aufgaben angezeigt werden, die mit bestimmten Kategorien gekennzeichnet sind (z. B. nur Arbeitsaufgaben oder nur Aufgaben, deren Erledigung weniger als 30 Minuten dauert), damit Sie schneller Entscheidungen treffen können.

Weitere Wege, wie MeisterTask bei GTD hilft

Zusätzlich zu den Workflow-Empfehlungen, die wir mit Ihnen geteilt haben, gibt es eine Menge anderer Funktionen in MeisterTask, die Sie verwenden können, um Ihre GTD-Methode weiter zu verbessern:

• Müssen Sie einige Ihrer Aufgaben delegieren? Sie können Mitarbeiter, Kollegen oder sogar einen Ehepartner zu Ihrem MeisterTask-Projekt hinzufügen, um Aufgaben einfach zu delegieren.
• Müssen Sie die Zeit verfolgen, die Sie für Aufgaben aufwenden? Aktivieren Sie die Zeiterfassung für Ihr Projekt, um Ihre Aufgaben und Ihre Zeitaufzeichnungen in demselben Tool zu speichern.
• Möchten Sie Ihre Aufgabenliste auch unterwegs sehen? Laden Sie unsere Android- oder iOS-Apps herunter, um von überall auf der Welt schnell auf Ihre Aufgaben zuzugreifen, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind.

Wenn Sie MeisterTask bereits für GTD verwenden und einen Tipp haben, den wir in diesem Beitrag nicht erwähnt haben, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie diesen in den Kommentaren unten mit uns und unseren Lesern teilen!