MeisterNote ist eine ansprechend designte, intuitive Online-Dokumentations-Software für Teams. Unser neuestes Tool wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, Informationen aus Ihrem Unternehmen zu sammeln und zu organisieren, die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern. In diesem Beitrag befassen wir uns mit einer der wichtigsten Anwendungen für MeisterNote: der Wissensbasis. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihre Firma eine Wissensbasis braucht, was die Vorteile einer Wissensbasis sind und wie Sie eine Wissensbasis für Ihr Team mit MeisterNote erstellen.
Wir beschäftigen uns mit dem spannenden Thema Dokumentations-Software im Rahmen des offiziellen Launchs unseres neuesten Tools: MeisterNote. Dieses außergewöhnliche kollaborative Dokumentations-Tool ist das neueste Mitglied in der Meister Suite – einer smarten, intuitiven Produktgruppe, die Ihre Firma beim nahtlosen End-to-End-Workflow-Management unterstützt. Wir helfen Unternehmen auf der ganzen Welt dabei, gemeinsam ansprechende Dokumentation zu erstellen – erfahren Sie auf der offiziellen MeisterNote-Website, wie auch Sie von den Vorzügen profitieren können.
Was ist eine Wissensbasis für Teams?
Bevor wir erklären, was eine Wissensbasis, ist, sollten wir uns zunächst die Frage stellen: Was ist Wissen? Wenn es um Unternehmenswissen geht, sollte man nicht vergessen, dass ein Unternehmen an sich kein Wissen besitzt. Das gesamte Know-how einer Firma setzt sich aus den Erfahrungen und Erkenntnissen aller Mitarbeiter zusammen, die für die Firma arbeiten.
Selbst wenn es kein formales System zur Wissensweitergabe gibt, wird Wissen doch in allen Institutionen weitergegeben – das war schon immer so. Das ist schlussendlich auch der Grund, warum JPMorgan (die Bank) immer noch eine der wichtigsten Banken weltweit ist, auch wenn J.P. Morgan (der Mensch) schon über 100 Jahre tot ist. Wissen ist ganz offensichtlich Macht. Firmen, die das Wissenslevel ihrer Angestellten erhöhen, werden auch als Firma profitieren.
Bei Dokumentation im Allgemeinen – und Online-Dokumentations-Software im Speziellen – wird das Teilen von Informationen zu einem formalen Prozess, der über eine Wissensbasis passiert. Eine Wissensbasis entsteht, wenn das gesamte Wissen aus allen Bereichen einer Firma gesammelt wird und diese Information dann in ein Format gebracht wird, auf das alle zugreifen können. Das Ziel ist, Information so effizient wie möglich zu teilen und damit den Wert einer Firma sowohl zeit- als auch kosteneffizient zu steigern.
Natürlich gibt es verschiedene Wege, dies zu erreichen, und diese Wege hängen von vielen Faktoren ab: Wer kann zur Wissensbasis beitragen, welche Arten von Information werden in die Wissensbasis aufgenommen und welches Tool wird für die Erstellung verwendet? In diesem Beitrag schauen wir uns all diese Fragen genauer an und machen Vorschläge, wie Sie MeisterNote einsetzen können, um eine Wissensbasis für Ihre Firma zu erstellen.
Wenn Sie MeisterNote für Ihre Wissensbasis verwenden, helfen Sie Ihrem Team, wichtige Informationen über ihre Firma und Projekte zu sammeln, zu organisieren und zu teilen. Mehr erfahren Sie auf unserer Website.
Die Herausforderung: Wissensverlust
Man kann Wissen sammeln, man kann es aber auch verlieren. Das passiert aus den verschiedensten Gründen: Manchmal wird Wissen gar nicht festgehalten, manchmal schon, aber man findet es nicht. In anderen Fällen wird die falsche Dokumentation verwendet und das Team arbeitet mit veralteten Informationen. Als MeisterNote entwickelt wurde, haben wir das Thema Wissensverlust ausführlich recherchiert und drei Hauptgründe für Wissensverlust gefunden:
- Dezentralisierung. Technologien entwickelt sich, und damit verteilt sich Wissen auf viele verschiedene Orte. Informationen bleiben in E-Mails hängen, in Social-Media-Konversationen, in Forumsdiskussionen, Kommentaren und Support-Tickets. Häufig gibt es keinen Weg, diese Quellen zu verbinden. Zu finden, was Sie suchen, wird zu einer riesengroßen Herausforderung.
- Horten von Information. Wenn Wissen “in den Köpfen” von einzelnen Personen gespeichert wird, geht dieses Wissen verloren, sobald diese Personen die Firma verlassen. Auch wenn Teile des Wissens irgendwo notiert sind, werden einzelne Google-Docs, private E-Mail-Konversationen und lokal gespeicherte Daten doch sehr schnell vergessen.
- Keine verlässliche Informationsquelle. Prozesse und Abläufe verändern sich. Oft können sich Angestellte nicht auf E-Mails, Slack-Nachrichten und andere interne Kommunikationsplattformen verlassen, um verlässlich auf dem neuesten Stand zu sein.
Wofür kann ich meine Wissensbasis verwenden?
Je mehr Wissen Sie Ihrem Team zur Verfügung stellen, desto produktiver wird es (und auch die ganze Firma). Ganz grundsätzlich sollte eine Wissensbasis zwei Punkte ansprechen: Wie sammeln wir Wissen und vermeiden wir, dass es verloren geht.
Wenn Informationen leicht verfügbar sind, verbessert das auch das Arbeitsumfeld Ihres Teams. In der heutigen Informationsgesellschaft erwarten und verlangen Mitarbeiter leichten Zugang zu verlässlichen Informationen, die dabei helfen, die tägliche Arbeit zu verrichten.
MeisterNote wurde designt, um leicht benutzbar zu sein. Ihr Team kann sofort ohne Schulung loslegen. Wenn Fragen auftauchen, helfen Ihnen unser Hilfezentrum und die Tutorial-Videos weiter.
Ihre Wissensbasis muss zugleich detailliert und flexibel sein. Da jedes Team und jede Person die Wissensbasis für andere Zwecke braucht, ist das Ziel, so viel Information wie möglich zu sammeln, aber in einem Format, das eine leichte Navigation erlaubt und Informations-Overload verhindert. Nachdem wir mit Teams auf der ganzen Welt gesprochen haben, die Meister-Tools verwenden, um Ihre Organisation produktiver und organisierter zu machen, haben wir einige Anwendungsbeispiele gesammelt, wie MeisterNote als Wissensbasis genutzt werden kann.
Anleitungen
Eine der beliebtesten Anwendungen einer Wissensbasis: als Ablage für Anleitungen und Problemlösungen für Tools und Prozesse. Diese Verwendung ist sehr zeitsparend, sowohl für Mitarbeiter, die die Fragen stellen (und Informationen schnell und selbstständig finden müssen), und für jene, die die Fragen normalerweise mündlich oder schriftlich beantworten müssen. Obwohl es sicher eine Weile dauert, bis die Struktur dieser Ablage definiert ist und auch die Inhalte erstellt sind, lohnt sich dieser Aufwand langfristig auf jeden Fall.
Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Updates in Echtzeit
Natürlich könnten Anleitungen und andere Informationen auch in Form eines Handbuchs zur Verfügung gestellt werden. Aber Informationen können sich mit der Zeit ändern: Wenn Sie Problemlösungs-Dokumentationen in MeisterNote zentralisieren, bedeutet das, dass jede Änderung für alle Benutzer sofort sichtbar ist. Damit sinkt das Risiko, dass veraltete Information weitergegeben wird – außerdem müssen keine neuen Handbücher erstellt werden. Es ist eine einfache Lösung, um Dokumentation zu organisieren und zugänglich zu machen.
Onboarding-Leitfaden
Wenn ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt, gibt es massenhaft Informationen, die aufgenommen werden müssen. Trotz der größten Bemühungen, so viel Information wie möglich in ein Onboarding-Programm zu packen, kommt irgendwann der Punkt, wo es einfach zu viel Information ist. An diesem Punkt kann die Wissensbasis ihre volle Stärke beweisen: Als Selbstservice, als Online-Bibliothek von Produktinformationen, Services, Teamstruktur und Fachexpertise. Wenn Sie Neuankömmlingen diese Informationen “falls benötigt” zur Verfügung stellen, können Sie sichergehen, dass der Onboarding-Prozess problemlos und effektiv über die Bühne geht.
Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Integrationen
Eine der größten Stärken von MeisterNote ist, dass es unglaublich einfach ist, damit in kurzer Zeit ansprechende schriftliche Dokumentationen zu erstellen. Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte – hier kommen spezielle Blöcke ins Spiel. Sie können verschieden Dateien in Ihre Notiz integrieren (PDFs, Videos, Bilder etc.), um längere Textpassagen aufzulockern und zum Beispiel einen Onboarding-Guide leichter lesbar machen.
Alle verschiedenen Block-Formate finden Sie in unserem Hilfezentrum.
Ganz besonders empfehlen wir die MindMeister-Integration, um Prozess- und Organisationsstrukturen darzustellen, und die MeisterTask-Integration, um Aufgaben in der Notiz zu erstellen und zu verlinken. Diese Elemente werden aktualisiert, sobald Sie in den jeweiligen Tools verändert werden.
Firmen-Wiki
Wir wir am Anfang des Beitrags erwähnt haben, ist das Wissen Ihrer Firma die Summe des Wissens aller Mitarbeiter. Nutzen Sie es! MeisterNote hilft Ihnen, ein offenes Firmen-Wiki zu erstellen, zu dem jedes Teammitglied Information hinzufügen kann, um das kollektive Know-how bestmöglich zu nutzen. Anstelle einer statischen Liste aus Fakten und Zahlen ist das Firmen-Wiki eine Plattform für Experten, die ihr Wissen anderen zur Verfügung stellen. Sie schaffen damit einen einfachen, funktionalen Weg, Wissen zu teilen – eine Plattform, auf die jeder jederzeit zugreifen kann.
Die wichtigste MeisterNote-Funktion: Notiz-Verlinkung und Suche
Ein Firmen-Wiki sollte die Informationssuche einfach und intuitiv machen. Mit der MeisterNote-Funktion zur Notiz-Verlinkung können Sie sich schnell durch die Wissensbasis bewegen, indem Sie zu anderen Notizen oder Blöcken in den Notizen springen. Sie sparen auch Zeit, wenn Sie die starke Such-Funktion in MeisterNote nutzen. Stichworte können in der aktuellen Notiz oder in allen Arbeitsbereichen gefunden werden, was Ihnen hilft, schnell bestimmte Informationen zu suchen – sogar, wenn Sie sich nicht sicher sind, wo diese abgespeichert sind.
Eine Wissensbasis mit MeisterNote erstellen
Nachdem Sie jetzt die Vorteile einer Wissensbasis kennen, sollten Sie keine Zeit mehr verlieren: Fangen Sie noch heute damit an, Know-how zu sammeln und Wissensverlust zu verhindern!
Es ist wichtig, dass Sie sich für die richtige Software entscheiden, um eine Wissensbasis zu hosten und zu verwalten – wir haben MeisterNote genau für diesen Zweck entwickelt. Technische Probleme könnten nämlich dazu führen, dass die Wissensbasis nicht genutzt wird und Wissen verloren geht – das verhindern Sie mit unserem Tool.
Mit diesen fünf Schritten können Sie eine Wissensbasis mit MeisterNote erstellen und verwalten:
1. Ermitteln Sie den Bedarf
Wie viel Zeit wird mit der Suche nach Informationen vergeudet? Wie viel Zeit könnte gespart werden, wenn Mitarbeiter gewisse Fragen nicht immer wieder aufs Neue beantworten müssten? Finden Sie die die wichtigsten Schwachstellen in Ihrem Unternehmen, um die Wissensbasis auf diese Bedürfnisse auszurichten.
Sprechen Sie mit Ihrem Team, damit alle wissen, wie sie von einer gemeinsamen Wissensbasis profitieren können.
2. Sammeln Sie Inhalte
Kein einfacher Job! Wenn Sie versuchen, Wissen an einer zentralen Stelle zu bündeln, werden Sie feststellen, dass Wissen überall verstreut ist. In MeisterNote erstellen Sie im ersten Schritt eine Struktur mit Arbeitsbereichen, das sind spezielle Ordner, in denen Notizen in MeisterNote gespeichert werden.
MeisterNotes Struktur aus Arbeitsbereichen, Notizen und Unter-Notizen ist sehr flexibel. Sie können Notizen schnell mit Drag & Drop verschieben oder Notizen zu Unter-Notizen machen. Und Sie können Ihr Dashboard mit Gruppen übersichtlicher machen.
3. Bleiben Sie einheitlich
Ihre Wissensbasis ist dafür gemacht, große Mengen an Information zu den verschiedensten Themen abzubilden. Daher ist es wichtig, die Inhalte einheitlich und gut strukturiert aufzubauen – sowohl visuell als auch textlich –, damit sie lesbar bleiben und einzelne Informationen leichter gefunden werden. Erstellen Sie einen Style-Guide, um sicherzustellen, dass Inhalte in Ihrer Wissensbasis immer gleich aussehen.
MeisterNotes einfache, aber sehr ansprechende Formatierungen helfen dabei, Ihre Wissensbasis effektiv zu strukturieren. Sie können auch Vorlagen erstellen, um sich das händische Formatieren zu ersparen.
4. Machen Sie es dem Team einfach
Denken Sie daran: Die Wissensbasis sollte nach dem “Selbstbedienungs”-Prinzip funktionieren. Wenn es zu schwierig ist, sich darin zurechtzufinden, erfüllt sie den Zweck nicht. Verwenden Sie MeisterNote so, wie es zu Ihrem Unternehmen passt, und achten Sie darauf, dass die Inhalte aktuell und strukturiert bleiben. Einheitliche Namensgebung für Notizen und Arbeitsbereiche, ein geregelter Zugriff und so wenig unnötiger Text wie möglich werden Ihnen dabei sehr helfen.
Verwenden Sie Vorlagen, Icons und Links, um Information zu gliedern und Inhalte leichter auffindbar zu machen. Sie können ganze Blöcke mit Drag & Drop an prominente Stellen in Ihrer Notiz verschieben.
5. Relevant bleiben!
Ihre Wissensbasis ist nur so nützlich wie die Information darin. Diese sollte klar, faktisch richtig und aktuell sein. Damit das auch so bleibt, sollten Sie regelmäßige Kontrollen und Überarbeitungen einplanen, damit die Inhalte aktuell bleiben. Haben Sie keine Angst davor, Elemente zu verändern, weil Sie nicht mehr passen.
Verwenden Sie MeisterNotes exzellente Kommentar- und Erwähnungs-Funktion, um sicherzustellen, dass Feedback zur Wissensbasis am richtigen Ort landet.
Wissen für die Zukunft
In einem dynamischen Arbeitsumfeld war es noch nie so wichtig wie heute, Wissen effektiv zu teilen und zu verwalten. Mit MeisterNote bieten wir Ihnen eine elegante Lösung, um Wissensverlust zu vermeiden und in eine Zukunft des kollaborativen, intuitiven Arbeitens zu starten, in der Wissen ganz selbstverständlich geteilt wird.
Sind Sie bereit, den wichtigsten Schatz Ihrer Firma – Wissen – zukunftssicher zu verwalten? Dann wird es Zeit für MeisterNote: Schreiben. Notieren. Dokumentieren.