Témoignages clients
Outils de documentation de projet, conseils et astuces.
Votre guide pour la documentation de projet.
La documentation est un élément important de tout projet. En la réalisant correctement, vous aiderez votre équipe, les parties prenantes et les responsables à avoir une vue d’ensemble de vos projets. Sur cette page, nous poserons les questions suivantes :
Documentation de projet – les fondamentaux.
En quoi consiste la documentation de projet ?
La documentation de projet est constituée des ressources écrites de vos projets. Elle fournit les informations et le contexte dont les parties prenantes ont besoin pour travailler efficacement. Une bonne documentation de projet peut :
Permettre que tous les acteurs de votre projet soient sur la même longueur d’onde.
Améliorer la communication entre les parties prenantes.
Réduire les risques liés aux projets et garantir de meilleurs résultats.
La documentation de projet : Quelle est sa plus-value ?
Pourquoi la documentation d’un projet est-elle importante ?
La documentation d’un projet – si elle est bien structurée et accessible – donne à votre organisation une source unique d’information. Les plans de projet, l’état d’avancement, les processus et bien d’autres choses encore se trouvent à un seul et même endroit. Les avantages de la documentation de projet se traduisent en :
Efficacité.
Efficacité.
49 % des employés ont du mal à retrouver leurs documents. Une documentation de projet structurée permet de gagner en rapidité.
Transparence.
Transparence.
Au lieu de disperser les informations sur différents canaux, chacun peut trouver les informations dont il a besoin de manière proactive.
De meilleurs résultats.
De meilleurs résultats.
Les équipes mal informées commettent des erreurs. Des informations plus pertinentes permettent à votre équipe de faire des choix plus avisés, plus souvent.
Les projets et la documentation vont de pair.
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Du début à la fin.
La documentation du projet à chaque étape.
La documentation dont vous avez besoin est différente à chaque étape de votre projet et dépend de la méthode de gestion de projet que vous utilisez. Cela vous semble compliqué ? Voyons ce qui est nécessaire avant, pendant et après le projet.
Planification du projet
Avant de lancer votre projet, vous aurez besoin d’un plan pour savoir ce qui doit être fait, par qui et quand.
Grâce aux informations relatives au lancement et à la planification du projet dans votre outil de documentation de projet, vous pouvez communiquer les exigences dès le début.
Mises à jour du projet
Lorsque votre projet est en cours, vous avez besoin d’un moyen de tenir votre équipe et les parties prenantes au courant. Utilisez votre logiciel de documentation de projet pour publier des notes de réunion et des mises à jour de projet afin de donner à chacun une vue d’ensemble.
Communication autour du projet
Une fois le projet terminé, les enseignements tirés peuvent améliorer les projets futurs de votre organisation. Notez vos conclusions dans l’outil de documentation de votre projet : placez-y le document de clôture du projet et la rétrospective.
Il y en a pour tous les goûts.
Qui rédige la documentation de projet ?
Si vous êtes chef de projet, il vous incombe de fournir la documentation nécessaire pour aider votre équipe à faire avancer les projets. Comme vous pouvez être amené à gérer plusieurs projets à la fois, une documentation claire et facile à lire vous permet de garder le contrôle sur des projets simultanés.
La documentation est un travail d’équipe. Les experts des différents domaines doivent contribuer à la documentation du projet. Si vous essayez de partager votre perspective et vos connaissances uniques, il s’agit d’une documentation de projet que personne d’autre ne peut rédiger à votre place.
De quelle documentation de projet avez-vous besoin ?
Différents types de documentation de projet.
Il existe de nombreuses méthodes pour aborder la documentation de projet. La méthode à adopter dépend du type de projet que vous menez et du secteur dans lequel vous travaillez. Vous cherchez un logiciel de documentation de projet ? Assurez-vous qu’il peut prendre en charge les éléments essentiels :
Feuille de route du projet
Une feuille de route est une vue d’ensemble des étapes les plus importantes d’un projet. Elle comprend les objectifs, les étapes, les dépendances, les risques et les principaux résultats attendus. Partagez votre feuille de route avec les membres de l’équipe et les autres parties prenantes de manière à ce qu’ils puissent la parcourir et la comprendre.
Plan de communication
Un plan de communication vous aide à définir des politiques pour gérer les méthodes de communication interne et la fréquence des réunions. Si tout le monde sait comment communiquer avant le début du projet, vous pouvez favoriser des relations de travail solides et maintenir les réunions sur la bonne voie.
« MeisterNote est parfait pour documenter les projets. Les cahiers des charges, les comptes-rendus de réunions, les listes de tâches, etc. y sont stockés de manière logique. »
Eva Schindler
Responsable Partenaires, Meister
Documentation des processus
Au fil du temps, les processus peuvent devenir autonomes. Le fait de consigner par écrit la manière dont les choses sont effectuées permet que tous les processus puissent être exploités de la même manière. Même s’il est probable que vous définissiez les processus dans un autre outil, vous devriez les intégrer dans la documentation de votre projet afin qu’ils restent accessibles.
Rapport sur l’avancement du projet
Les gestionnaires de projet établissent des rapports sur l’état d’avancement du projet afin d’informer les parties prenantes des progrès réalisés. Ces rapports comparent le plan du projet à l’état d’avancement à un moment donné. Ils comprennent toutes les tâches achevées, un résumé du budget et du calendrier, ainsi que les points d’action avec les prochaines étapes.
Rétrospective de projet
Lorsque les projets sont clôturés, il faut prévoir un espace de réflexion. Les rétrospectives se déroulent généralement sous forme d’ateliers, le document servant de trace écrite ou de guide. Le fait de discuter des points positifs et négatifs, ainsi que d’explorer les moyens de surmonter les problèmes, aide les équipes à améliorer les projets futurs.
Choisissez le bon outil.
Qu’est-ce qu’un outil de documentation de projet ?
Les outils de documentation de projet (ou logiciels de documentation de projet) vous aident, vous et votre équipe, à créer, organiser et partager les informations écrites relatives à vos projets. Bien qu’il existe des différences entre les outils de documentation de projet disponibles sur le marché, vous devez au minimum disposer d’un outil qui vous permet de :
Utile en toute circonstance.
Ai-je besoin d’un outil de documentation de projet ?
Si vous travaillez sur des projets alors… probablement. Même les projets les plus simples peuvent devenir ingérables s’il n’y a pas de plan clair auquel se référer, ou si la vue d’ensemble de l’avancement se perd.
Un outil de documentation de projet permet de garder une vue d’ensemble. L’utilisation d’un tel outil est un excellent moyen de s’assurer que la collaboration sur le travail de projet démarre bien et continue de s’améliorer.
Des carrés dans des ronds.
Peut-on faire de la documentation de projet avec un outil de gestion des tâches ?
Théoriquement… oui. Mais c’est comme essayer de manger des spaghettis avec une fourche. Les outils de gestion des tâches sont excellents parce qu’ils permettent de documenter chaque action de chaque tâche, mais pour documenter des projets complexes, ils peuvent vite se retrouver surchargés et donc impraticables.
Un logiciel de documentation de projet spécialement prévu à cet effet vous fournit l’outil adéquat, vous permettant de prendre du recul et d’avoir une vue d’ensemble. Cela rend l’exécution du projet dans votre outil de gestion des tâches ou des projets beaucoup plus efficace.
Gestion des tâches et documentation. Pourquoi choisir ?
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La documentation de projet pour tous.
À qui s’adresse un outil de documentation de projet ?
Chefs de projet
Chefs de projet
Gardez la vue d’ensemble.
Les chefs de projet perdent du temps à répéter la même chose à différentes personnes. Avec un logiciel de documentation de projet centralisé, vous devrez toujours rédiger des notes d’information, mais vous n’aurez plus à perdre du temps sur les réunions et sur le fait d’informer les parties prenantes par le biais d’e-mails et de chats.
Équipes de projet
Équipes de projet
Accès aux informations facilité = efficacité décuplée.
Les outils de documentation de projet aident les équipes de projet à accomplir leur travail. Plus chaque membre de l’équipe comprend le contexte de son travail, plus il peut utiliser efficacement les informations partagées pour atteindre les objectifs du projet. Moins de palabres, plus d’action !
Dirigeants d'organisations
Dirigeants d'organisations
L’information en libre-service.
Les dirigeants d’organisations sont les managers des managers – ils ont donc souvent plusieurs projets à suivre en même temps. Un outil de documentation de projet facilite le suivi des obstacles et des étapes – au lieu d’avoir à attendre les bulletins d’information, l’information est rendue accessible au fur et à mesure, de manière proactive.
Parties prenantes externes
Parties prenantes externes
Tout le monde est informé.
Partenaires, clients ou travailleurs indépendants – les parties prenantes externes doivent être prises en compte. Un logiciel de documentation de projet facilite le travail des parties prenantes : les informations nécessaires sont disponibles sans qu’il soit nécessaire de communiquer en permanence.
Vous cherchez la solution idéale ?
Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de documentation de projet.
Votre logiciel de documentation de projet doit être adapté à votre équipe. Comme de nombreuses équipes ne sont pas familiarisées avec les outils de documentation de projet, la simplicité est de mise. Vous devrez également vous assurer que l’outil que vous choisissez permet à votre équipe de travailler ensemble sur la documentation et qu’il fonctionne bien avec les autres outils utilisés par votre équipe.
Documentation de projet en toute simplicité.
Il ne doit pas y avoir de barrières à l’entrée de votre outil. Il doit être facile de créer de nouveaux documents et de trouver la documentation d’un projet existant.
Documentation de projet collaborative.
Votre outil doit permettre aux personnes de travailler ensemble sur votre documentation : soit pour modifier le contenu directement, soit pour participer à des discussions.
Documentation de projet intégrée.
Assurez-vous de pouvoir intégrer des fichiers externes dans votre documentation. Si possible, établissez un lien direct avec les tâches dans votre outil de gestion des tâches.
Un outil pour une vision d’ensemble.
La documentation de projet avec MeisterNote.
MeisterNote est un outil de documentation de projet qui est inclus dans chaque licence MeisterTask. Il aide les équipes à garder une vue d’ensemble des projets qu’elles gèrent dans MeisterTask. Il fournit des fonctionnalités clés pour créer, organiser et collaborer sur la documentation des projets.
Regroupez vos projets et leur documentation.
Lancez votre prochain projet dès aujourd’hui.
Faire le bon choix.
MeisterNote est-il un bon outil de documentation de projet ?
Nous le pensons ! Une fois que vous aurez commencé à utiliser MeisterNote pour la documentation de vos projets, vous remarquerez des améliorations importantes dans la façon dont vos projets se déroulent. Pour les chefs de projet, les équipes de projet et les parties prenantes, l’utilisation de MeisterNote présente de nombreux avantages.
Gagnez du temps
Des études ont montré que les employés perdent plus de 3 heures par jour à rechercher des informations – dans leur boîtes de réception d’e-mails et dans d’autres endroits. Avec MeisterNote, vous pouvez conserver les informations importantes du projet à leur juste place, c’est-à-dire dans votre outil de documentation de projet.
Profitez d’une vue d’ensemble
MeisterNote aide les équipes de projet à avoir une perspective globale sur leurs projets, et non à se cantonner à une vision linéaire d’un flux continu de tâches et de leurs mises à jour. En structurant les informations générales de manière plus claire, MeisterNote rend la gestion de projet avec MeisterTask plus efficace.
Apprenez en continu
Les équipes doivent pouvoir bénéficier d’une documentation après la fin de leurs projets. Avec MeisterNote, les enseignements tirés des projets deviennent une partie intégrante du cerveau commun d’une organisation, ce qui se traduit par des avantages à long terme en termes d’efficacité et de développement des employés.
Un outil qui permet aux projets de se concrétiser.
Une meilleure documentation de projet avec MeisterNote.
Prêts à créer vos premiers documents de projet dans MeisterNote ? Voici quelques conseils en matière de documentation de projet.
Centralisez.
La documentation de projet ne fonctionne que si vous la travaillez. Encouragez votre équipe à utiliser MeisterNote comme source unique d’information pour la documentation de projet – ils vont l’adorer.
Structurez.
Créez une hiérarchie de notes dans MeisterNote pour structurer votre documentation de projet – de cette façon, les informations peuvent être facilement trouvées et utilisées par votre équipe de projet et les parties prenantes.
Soyez constants.
De nombreux éléments de documentation de projets suivent un format similaire. Gagnez du temps avec des modèles de notes fréquemment utilisés. Utilisez l’un des nôtres ou créez le vôtre dans MeisterNote !
Collaborez.
La communication n’est pas à sens unique. Vous pouvez utiliser MeisterNote pour que les conversations de votre équipe restent focalisées sur les objectifs – les commentaires sont regroupés dans des discussions pour faciliter la navigation.
Restez à jour.
Créez une convention de dénomination qui indique la date de création des documents. Vous pouvez également envisager un calendrier d’audit et de remplacement des informations obsolètes.
Intégrez.
MeisterNote fonctionne avec les outils favoris de votre équipe. Incorporez des fichiers externes dans la documentation de votre projet et utilisez l’intégration de MeisterTask pour créer des tâches à partir de vos notes !
De la planification à l’action.
L’intégration MeisterNote-MeisterTask.
La documentation de projet doit faciliter la réussite du projet, et non devenir un travail en soi. Utilisez l’intégration MeisterNote-MeisterTask pour suivre tous les objectifs de votre projet et gérer les actions directement à partir de votre documentation de projet.
Une réponse à vos questions.
Documentation du projet : FAQ.
Quel logiciel de documentation de projet devrais-je utiliser ?
Lorsqu’il s’agit de documenter un projet, il est crucial de choisir le bon logiciel. La meilleure option pour votre équipe dépendra de vos besoins spécifiques. Tenez compte du style de travail de votre équipe, de ses capacités techniques et de son budget lorsque vous examinez les fonctionnalités et les intégrations offertes par chaque logiciel. De même, n’oubliez pas de tenir compte de la facilité d’utilisation et de l’accessibilité au moment de prendre votre décision.
Quelles fonctionnalités mon outil de documentation de projet doit-il posséder ?
Le bon outil de documentation de projet peut faire toute la différence. Le contrôle des versions, les fonctionnalités de collaboration, les fonctionnalités de recherche et les options de personnalisation faciliteront grandement le processus de création et de collaboration sur votre projet. Vous devez également tenir compte du fait que votre documentation de projet sera beaucoup plus pertinente si elle est intégrée à votre outil de gestion de projet.
En quoi un logiciel de documentation de projet et de gestion des tâches sont-ils nécessaires ?
Les logiciels de documentation de projet et de gestion des tâches ont tous deux leur place dans votre projet. Pour une communication ciblée, par exemple pour un retour d’information sur des tâches spécifiques, les logiciels de gestion des tâches sont très utiles ; Ils deviennent toutefois moins appropriés quand il s’agit d’aborder des questions plus générales : c’est là qu’entre en jeu le logiciel de documentation de projet, qui est plus adapté pour fournir une vue d’ensemble de l’avancement, des étapes et des obstacles du projet.
Ai-je besoin d’une documentation de projet pour chaque projet ?
La documentation de projet est précieuse pour tous les projets, quelle que soit leur taille ou leur complexité. Même les plus petits projets nécessitent de consigner les objectifs, les tâches, les délais, les décisions et les résultats. Par-dessus tout, une bonne documentation aide votre équipe à réussir. Prendre l’habitude de créer une documentation de projet favorise la transparence, le partage des connaissances et constitue une ressource précieuse pour l’apprentissage collectif.
Qui doit avoir accès à l’outil de documentation de mon projet ?
Votre outil de documentation de projet contiendra des informations susceptibles d’aider tous les acteurs du projet : membres de l’équipe, chefs de projet, clients et toute autre personne impliquée dans votre projet. Cependant, vous devez veiller à contrôler l’accès aux informations. Définir des rôles et des autorisations vous aide à garantir la sécurité des données et la confidentialité, afin d’éviter tout accès non désiré aux informations sensibles du projet.
Comment savoir si la documentation de mon projet est pertinente ?
La qualité de la documentation de votre projet dépend des avantages qu’elle apporte à votre équipe de projet et à votre organisation dans son ensemble. Naturellement, des informations complètes, claires, cohérentes, organisées et exactes seront plus utiles que d’autres. La meilleure façon de savoir si c’est le cas est tout simplement de demander leur avis à vos parties prenantes.
Une meilleure documentation. De meilleurs projets.
