Storie dei clienti
Strumenti, suggerimenti e trucchi per la documentazione di progetto.
Guida alla documentazione di progetto.
La documentazione di progetto è una parte importante di qualsiasi progetto. Se la si prepara bene, si può aiutare il team, gli interlocutori e i manager a vedere il quadro generale dei progetti. In questa pagina vi chiederemo:
Documentazione di progetto 101.
Cos’è la documentazione di progetto?
La documentazione del progetto è il materiale scritto nei tuoi progetti. Fornisce informazioni e contesto di cui le parti interessate del progetto hanno bisogno per lavorare in modo efficace. Una buona documentazione di progetto può:
Tieni tutti i membri del tuo progetto sulla stessa pagina.
Migliora la comunicazione tra le parti interessate.
Riduci i rischi del progetto per garantire risultati migliori.
Documentazione del progetto: qual è il ROI?
Perché la documentazione del progetto è importante?
La documentazione del progetto, se ben strutturata e in un luogo accessibile, offre alla tua organizzazione un’unica fonte di verità. È una posizione per i piani di progetto, lo stato, i processi e altro ancora. I vantaggi della documentazione del progetto sono disponibili in:
Efficienza.
Efficienza.
Il 49% dei dipendenti fatica a trovare i documenti. La documentazione strutturata del progetto aumenta la velocità.
Trasparenza.
Trasparenza.
Invece di diffondere le informazioni su tutti i canali, tutti possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno in modo proattivo.
Risultati migliori.
Risultati migliori.
I team con informazioni sbagliate commettono errori. Informazioni migliori significano scelte migliori, più spesso.
Progetti e documentazione vanno di pari passo.
Prova MeisterTask e MeisterNote oggi stesso.
Dall’inizio alla fine.
Documentazione del progetto in ogni fase.
La documentazione di progetto di cui hai bisogno è diversa in ogni fase del progetto e dipende dalla metodologia di gestione del progetto che utilizzi. Sei confuso? Diamo un’occhiata a ciò che è necessario prima, durante e dopo il progetto.
Pianificazione del progetto
Prima dell’inizio del progetto, è necessario un piano per stabilire cosa deve essere fatto, da chi e quando.
Con le informazioni relative all’avvio e alla pianificazione del progetto nel tuo strumento di documentazione del progetto, puoi comunicare i requisiti fin dall’inizio.
Aggiornamenti del progetto
Durante l’avanzamento del progetto, servirà un modo per tenere informati il team e gli interessati. Usa il tuo software di documentazione del progetto per pubblicare le note di riunione e gli aggiornamenti del progetto per fornire a tutti il quadro generale.
Comunicazione del progetto
Al termine del progetto, un registro delle esperienze apprese può migliorare i progetti futuri dell’organizzazione. Registra le conclusioni nello strumento di documentazione del progetto, compresi il documento di chiusura del progetto e la retrospettiva.
Qualcosa per tutti.
Chi scrive la documentazione del progetto?
Se sei un project manager, il tuo compito è quello di fornire la documentazione che può aiutare il tuo team a portare avanti i progetti. Poiché può capitare di gestire più progetti contemporaneamente, una documentazione pulita e di facile lettura è molto utile per tenere sotto controllo i progetti simultanei.
La documentazione è un lavoro di squadra. Gli esperti della materia devono contribuire alla documentazione del progetto. Se si cerca di condividere la propria visione e le proprie conoscenze, si tratta di una documentazione di progetto che nessun altro può scrivere al posto tuo.
Di quale documentazione di progetto hai bisogno?
Tipi di documentazione di progetto.
Esistono molti tipi di documentazione di progetto. Quelli di cui hai bisogno dipendono dal tipo di progetto che stai gestendo e dal settore in cui operi. Stai cercando un software per la documentazione di progetto? Assicurati che sia in grado di gestire gli elementi essenziali:
Roadmap del progetto
Una roadmap è una panoramica delle fasi più importanti di un progetto. Include obiettivi, milestone, dipendenze, rischi e risultati chiave. Condividi la tua roadmap con i membri del team e gli altri interlocutori in un modo che li aiuti a scorrere e a capire.
Piano di comunicazione
Un piano di comunicazione ti aiuta a definire le politiche per gestire i metodi di comunicazione interna e la frequenza dei meeting. Se tutti sanno come comunicare prima dell’inizio del progetto, è possibile promuovere solidi rapporti di lavoro e mantenere i meeting in linea con i tempi.
“MeisterNote è perfetto per documentare i progetti. Specifiche, verbali di riunioni, elenchi di cose da fare e simili sono tutti archiviati in modo logico”.
Eva Schindler
Partner Manager, Meister
Documentazione del processo
Con il tempo, i processi possono assumere una vita propria. Scrivere come vengono eseguite le cose significa che tutti i processi possono essere utilizzati allo stesso modo. Anche se probabilmente le procedure saranno mappate in un altro strumento, è opportuno inserirle nella documentazione del progetto per mantenerle accessibili.
Report sullo stato del progetto
I project manager redigono report sullo stato del progetto per aggiornare gli interlocutori sui progressi compiuti. Questi report confrontano il piano del progetto con lo stato attuale in un determinato periodo di tempo. Includono tutte le attività completate, un riepilogo del budget e del calendario e le voci di azione con i passi successivi.
Retrospettiva del progetto
Quando i progetti si concludono, deve esserci spazio per riflettere. Le retrospettive si tengono normalmente come workshop, con il documento come traccia o guida scritta. La discussione degli aspetti positivi e negativi e l’esplorazione dei modi per superare i problemi aiutano i team a migliorare i progetti futuri.
Scegli lo strumento giusto per lavorare.
Che cos’è uno strumento di documentazione del progetto?
Gli strumenti di documentazione del progetto (o software di documentazione del progetto) aiutano te e il tuo team a creare, organizzare e condividere le informazioni scritte sui tuoi progetti. Sebbene esistano differenze tra gli strumenti di documentazione di progetto presenti sul mercato, un requisito minimo dovrebbe essere qualcosa che ti aiuti a:
Nel posto giusto.
Ho bisogno di uno strumento di documentazione del progetto?
Se lavori con i progetti… probabilmente sì. Anche i progetti più semplici possono sfuggire di mano se non c’è un piano chiaro a cui fare riferimento o se si perde la visione d’insieme dei progressi.
Uno strumento di documentazione del progetto tiene conto del quadro generale. Utilizzarne uno è un ottimo modo per garantire che la collaborazione sul lavoro di progetto inizi bene e continui a migliorare.
Pioli rotondi in buchi quadrati.
Gli strumenti di gestione delle attività sono in grado di documentare i progetti?
In teoria… sì. Ma è come cercare di mangiare spaghetti con un forcone. Gli strumenti di gestione delle attività sono ottimi perché documentano ogni singola azione su ogni singola attività, ma in progetti complessi questo può diventare eccessivo.
Il software per la documentazione dei progetti offre lo strumento giusto per il lavoro, consentendo di fare un passo indietro e di vedere il quadro generale. A sua volta, questo rende molto più efficace l’esecuzione del progetto nel proprio strumento di gestione delle attività o dei progetti.
Gestione delle attività e documentazione. Perché scegliere?
Ottieni MeisterTask e MeisterNote. Lavora con entrambi.
Documentazione del progetto per tutti.
A chi è utile uno strumento di documentazione del progetto?
Manager di progetto
Manager di progetto
Conserva la visione d’insieme.
I project manager perdono tempo a dire le stesse cose a persone diverse. Con un software di documentazione di progetto centralizzato, dovrai comunque scrivere gli aggiornamenti, ma risparmierai tempo per i meeting e per tenere informati gli interlocutori tramite email e chat.
Team di progetto
Team di progetto
Trovarlo. Leggerlo. Eseguirlo.
Gli strumenti di documentazione del progetto aiutano i team di progetto a portare a termine il lavoro. Quanto meglio ogni membro del team comprende il contesto del proprio lavoro, tanto più efficacemente può utilizzare le informazioni condivise per realizzare gli obiettivi del progetto. Meno chiacchiere, più azione!
Leader organizzativi
Leader organizzativi
Informazioni sul self-service.
I leader delle organizzazioni sono manager di manager, quindi spesso devono seguire più progetti contemporaneamente. Uno strumento di documentazione del progetto facilita il monitoraggio dei blocchi e delle milestone: invece di aspettare gli aggiornamenti, le informazioni vengono reperite in modo proattivo.
Parti interessate esterne
Parti interessate esterne
Tutti informati.
Partner, clienti o liberi professionisti – gli interlocutori esterni devono essere presi in considerazione. Il software di documentazione del progetto facilita il lavoro degli interlocutori: le informazioni necessarie sono disponibili senza la necessità di una comunicazione costante.
Cerchi la soluzione perfetta?
Cosa cercare in un software di documentazione del progetto.
Il software di documentazione del progetto deve essere adatto al tuo team. Poiché molti team non hanno familiarità con gli strumenti di documentazione del progetto, la semplicità è un requisito essenziale. Dovrai anche assicurarti che lo strumento scelto consenta al tuo team di lavorare insieme sulla documentazione e che funzioni bene con gli altri strumenti utilizzati dal team.
Documentazione del progetto semplice.
Non ci dovrebbero essere barriere all’ingresso nel proprio strumento. Dovrebbe essere facile creare nuovi materiali e trovare facilmente la documentazione del progetto esistente.
Documentazione del progetto collaborativo.
Il tuo strumento dovrebbe consentire alle persone di lavorare insieme sulla tua documentazione: sia per modificare direttamente i contenuti, sia per partecipare alle discussioni.
Documentazione integrata del progetto.
Assicurati di poter incorporare file esterni nella tua documentazione. Se possibile, collegati direttamente alle attività nel tuo strumento di gestione delle attività.
Uno strumento per la visione d’insieme.
Documentazione del progetto con MeisterNote.
MeisterNote è uno strumento di documentazione dei progetti incluso in ogni licenza di MeisterTask. Aiuta i team a mantenere una panoramica dei progetti che gestiscono in MeisterTask. A tal fine, fornisce funzioni chiave per la creazione, l’organizzazione e la collaborazione della documentazione di progetto.
Tenere insieme progetti e documentazione.
Inizia il tuo prossimo progetto oggi stesso.
Fare la scelta giusta.
MeisterNote è un buon strumento di documentazione del progetto?
Noi pensiamo di sì! Quando si inizia a utilizzare MeisterNote per la documentazione di progetto, si noteranno alcuni miglioramenti fondamentali nel modo in cui i progetti vengono gestiti. Per i project manager, i team di progetto e gli interlocutori del progetto, l’utilizzo di MeisterNote comporta alcuni vantaggi fondamentali.
Risparmia tempo
Gli studi dimostrano che i lavoratori sprecano più di 3 ore di tempo al giorno per cercare informazioni nelle caselle di posta elettronica e in altri luoghi. Con MeisterNote, è possibile tenere le informazioni importanti sul progetto al loro posto: nello strumento di documentazione del progetto.
Guarda il quadro generale
MeisterNote aiuta i team di progetto a vedere i loro progetti come un quadro generale, non come un flusso di aggiornamenti di attività. Strutturando le informazioni di alto livello in modo più chiaro, MeisterNote rende più efficace la gestione dei progetti con MeisterTask.
Impara continuamente
I team dovrebbero beneficiare della documentazione anche dopo la conclusione dei progetti. Con MeisterNote, gli apprendimenti dei progetti diventano parte del cervello condiviso dell’organizzazione, con vantaggi a lungo termine in termini di efficienza e sviluppo dei dipendenti.
Uno strumento che fa funzionare i progetti.
Migliorare la documentazione del progetto con MeisterNote.
Sei pronto a creare il tuo primo materiale di documentazione del progetto in MeisterNote? Ecco alcuni suggerimenti chiave per la documentazione del progetto.
Centralizzalo.
La documentazione di progetto funziona solo quando la si fa funzionare. Invita il tuo team a iniziare a usare MeisterNote come unica fonte di verità per la documentazione di progetto: ne saranno entusiasti.
Mantieni la struttura.
Creare una gerarchia di note in MeisterNote per strutturare la documentazione del progetto: in questo modo, le informazioni possono essere trovate e utilizzate dal team di progetto e dagli interessati.
Sii coerente.
La documentazione di molti progetti segue un formato simile. Risparmia un po’ di tempo con i modelli per le note di uso frequente. Usa uno dei nostri o crea il tuo in MeisterNote!
Sii collaborativo.
La comunicazione non è una strada a senso unico. È possibile utilizzare MeisterNote per mantenere le conversazioni del team in tema: i commenti sono raggruppati in discussioni per facilitare la navigazione.
Rimani aggiornato.
Creare una convenzione di denominazione che indichi la data di creazione dei documenti. Si potrebbe anche prevedere un calendario per la verifica e la sostituzione delle informazioni obsolete.
Integrazione.
MeisterNote funziona con gli strumenti che il tuo team ama. Incorpora file esterni nella documentazione del tuo progetto e usa l’integrazione MeisterTask per creare attività dalle tue note!
Dal piano all’azione.
L’integrazione MeisterNote-MeisterTask.
La documentazione del progetto deve facilitare il successo del progetto, non diventare un lavoro a sé stante. Utilizza l’integrazione MeisterNote-MeisterTask per tenere traccia di tutti gli obiettivi del progetto e gestire le azioni direttamente dalla documentazione del progetto.
Risposte alle tue domande.
Documentazione del progetto: domande frequenti.
Quale software di documentazione di progetto utilizzare?
Quando si parla di documentazione di progetto, la scelta del software giusto è fondamentale. L’opzione migliore per il team dipende dalle esigenze specifiche. Considera lo stile di lavoro del tuo team, le capacità tecniche e il budget a disposizione quando esamini le funzionalità e le integrazioni offerte da ciascun software. Allo stesso modo, ricorda di tenere conto della facilità d’uso e dell’accessibilità quando prendi una decisione.
Quali caratteristiche deve avere il mio strumento di documentazione del progetto?
Il giusto strumento di documentazione del progetto può fare la differenza. Il controllo delle versioni, le funzioni di collaborazione, le funzionalità di ricerca e le opzioni di personalizzazione renderanno il processo di creazione e collaborazione del progetto molto più semplice. Inoltre, la documentazione del progetto sarà molto più rilevante se integrata con lo strumento di gestione del progetto.
Perché ho bisogno di un software di documentazione di progetto e di gestione delle attività?
Il software di documentazione di progetto e il software di gestione delle attività hanno entrambi un posto all’interno del progetto. Il software di gestione delle attività è perfetto per comunicazioni più specifiche, ad esempio per il feedback su attività specifiche. Poiché questo diventa eccessivo su larga scala, il software di documentazione del progetto è più adatto per una panoramica di alto livello dei progressi, degli obiettivi intermedi e dei blocchi.
È necessaria la documentazione di progetto per ogni progetto?
La documentazione di progetto è preziosa per ogni progetto, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità. Anche i progetti più piccoli hanno bisogno di una documentazione di obiettivi, attività, tempistiche, decisioni e risultati. Soprattutto, una buona documentazione aiuta il team ad avere successo. L’abitudine di creare una documentazione di progetto favorisce la trasparenza, aiuta la condivisione delle conoscenze ed è una risorsa preziosa per l’apprendimento di gruppo.
Chi deve avere accesso allo strumento di documentazione del progetto?
Lo strumento di documentazione del progetto conterrà informazioni utili a tutti gli interessati: membri del team, project manager, clienti e chiunque altro sia coinvolto nel progetto. Tuttavia, bisogna assicurarsi di tenere presente il controllo degli accessi. La definizione di ruoli e permessi aiuta a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati e a evitare accessi indesiderati alle informazioni sensibili del progetto.
Come faccio a sapere se la documentazione del mio progetto è valida?
La qualità della documentazione di progetto dipende dall’utilità che essa apporta al team di progetto e all’organizzazione nel suo complesso. Naturalmente, informazioni complete, chiare, coerenti, organizzate e accurate saranno più utili di quelle che non lo sono. Il modo migliore per scoprire se questo è il caso è chiedere semplicemente il parere delle parti interessate.
Documentazione migliore. Progetti migliori.
